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Manual de actividades económicas. Obligaciones fiscales de empresarios y profesionales residentes en territorio español

5.9.5 La factura electrónica

La factura electrónica es la que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (XML, PDF, DOC…), que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, con el fin de establecer la necesaria conexión entre la factura y la operación que documenta, se podrá utilizar la firma electrónica avanzada, EDI y otros medios aprobados por la Agencia Tributaria que aseguran la autenticidad e integridad.

Para enviar facturas electrónicas es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario. En este último caso, por ejemplo, constatando el acceso a la página web o portal electrónico del expedidor, en el que se ponen a su disposición las facturas electrónicas y no se ha comunicado su rechazo a su recepción. En cualquier momento el destinatario que reciba facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel.

Obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario por correo electrónico, por FTP...

El destinatario debe conservar de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas, las facturas. Ello implica:

  • Disponer del software que permita verificar la validez de la firma.

  • Almacenar los ficheros de las facturas y las firmas asociadas a cada una de ellas.

  • Permitir el acceso completo y sin demora.

Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico. Si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel.