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Manual práctico IVA 2021

Obligaciones contables de los sujetos pasivos

Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, han de llevar los siguientes Libros Registros:

  1. Libro Registro de facturas expedidas.

  2. Libro Registro de facturas recibidas.

  3. Libro Registro de bienes de inversión.

  4. Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

  5. Libros Registro especiales:

    • Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado.

    • Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

    • Recibos expedidos que justifican el reintegro de las compensaciones en la adquisición de bienes o servicios a sujetos pasivos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

    • Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.

    • Registro de las operaciones incluidas en los regímenes especiales aplicables a las ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios.

Los libros o registros que, en cumplimiento de sus obligaciones fiscales o contables deban llevar los sujetos pasivos, pueden ser utilizados a efectos del IVA, siempre que se ajusten a los requisitos establecidos.

Si los sujetos pasivos son titulares de diversos establecimientos situados en el territorio de aplicación del impuesto y no tienen la obligación de llevar los Libros registro a través de la Sede electrónica pueden llevar, en cada uno de estos establecimientos, los Libros registro, en los que anotarán por separado las operaciones efectuadas desde dichos establecimientos, siempre que los asientos resúmenes de los mismos se trasladen a los correspondientes Libros registros generales que deberán llevarse en el domicilio fiscal del sujeto pasivo.

El Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria puede autorizar la sustitución de estos Libros Registro por sistemas de registro diferentes, así como la modificación de los requisitos exigidos para las anotaciones registrales, siempre que respondan a la organización administrativa y contable de los sujetos pasivos y quede garantizada la comprobación de sus obligaciones tributarias. Asimismo, podrá autorizar que en los libros registro de facturas expedidas y recibidas no consten todas las menciones o toda la información referida en los artículos 63.3 y 64.4 del Reglamento del IVA, así como la realización de asientos resúmenes con condiciones distintas de las señaladas en los artículos 63.4 y 64.5 de dicho Reglamento, cuando aprecie que las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien las condiciones técnicas de expedición de las facturas, justificantes contables y documentos de Aduanas, dificulten la consignación de dichas menciones e información.

Requisitos si los libros son llevados por medios electrónicos e informáticos:

Los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles deberán conservar en soporte electrónico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo y sin demora justificada a los mismos, posibilitando el adecuado control.

Libros registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria:

La obligación de llevar los Libros registro de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias, debe cumplirse para determinados colectivos de sujetos pasivos por vía electrónica, a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Este sistema de llevanza de los Libros registro es conocido como «Suministro Inmediato de Información», y el colectivo obligado está integrado de acuerdo con lo previsto en el artículo 62.6 del RIVA:

  • Con carácter obligatorio: por los sujetos pasivos que tengan periodo de liquidación del IVA mensual:

    • Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)
    • Grandes Empresas (facturación superior a 6.010.121,04 €)
    • Grupos de IVA
  • Con carácter voluntario: por aquellos sujetos pasivos que, no estando obligados, decidan acogerse al mismo. Para ello, podrán ejercer esta opción en cualquier momento en la declaración censal, quedando incluidos desde el primer período de liquidación que se inicie con posterioridad al ejercicio de la misma.

    Aquellos sujetos pasivos que hayan optado voluntariamente al SII, mantendrán su periodo de liquidación trimestral.

En la página web de la Agencia Tributaria se encuentra disponible el servicio de ayuda «Asistente virtual del SII» que facilita una respuesta inmediata a las dudas sobre el SII.