3.III.3.2. Operadores postales
Un operador postal presenta sus peculiaridades específicas y es necesario tener en cuenta sus características y los riesgos asociados a su actividad. Como es de suponer, el criterio de solvencia acreditada se evaluará del mismo modo que en el caso de los demás operadores, por lo que a continuación nos centraremos en ciertas cuestiones específicas relativas a los demás criterios para la obtención del estatuto de AEO.
Cumplimiento de los requisitos aduaneros
Un operador postal presta servicios de entrega y despacho a un gran número de pequeños clientes y usuarios cuya fiabilidad no es fácil de controlar. Como consecuencia, pueden plantearse problemas relacionados con los derechos aduaneros, así como con las garantías de seguridad y protección. Entre los diferentes ejemplos de los ámbitos de riesgo asociados a operaciones aduaneras, cabe citar los siguientes:
- el elevado número de envíos «menores», es decir de bajo peso o valor;
- la falta de fiabilidad de las declaraciones de los clientes (en su mayor parte, individuales): errores y omisiones en las declaraciones respecto del valor y descripción errónea de la calidad del contenido de los envíos, ausencia o inadecuación de los documentos de referencia que acompañan a las declaraciones aduaneras y, como consecuencia, dificultades en el cumplimiento de los requisitos aduaneros (falta de certificaciones, licencias, etc.);
- demoras en las entregas causadas por el transportista;
- riesgo elevado de envíos «extraviados» (perdidos).
Por tanto, durante el proceso de auditoría de cumplimiento del criterio aduanero, además de tomar en consideración el tamaño y el tipo de operador económico, para evaluar los riesgos potenciales el auditor también tendrá en cuenta el número de infracciones comparado con el total de transacciones presentadas anualmente. La gestión del procedimiento de inscripción en el registro de declarante con la dispensa de la obligación de presentación de las mercancías y el régimen de depósito aduanero son los elementos más importantes que se han de evaluar de manera circunstancial, junto con los riesgos restantes.
Sistemas contables y logísticos
Uno de los riesgos que deben tenerse en cuenta consiste en la gestión de inventario y la comunicación del correo y los paquetes no entregados (cuando no haya sido posible localizar al destinatario o este no los haya recogido). En cuanto a este aspecto esencial, es necesario efectuar una evaluación de los costes de almacenamiento (y, en su caso, de la ulterior destrucción, cuando así se especifique en la normativa) o de los costes asociados a la devolución al remitente. Esta cuestión puede influir enormemente en la trazabilidad de las operaciones aduaneras y contables y repercutir en la organización logística, así como en la gestión, los costes, la protección de las existencias y la seguridad de los almacenes.
Tal situación operativa requiere la posibilidad de contar con un sistema de TI dotado de la seguridad suficiente y estructurado de un modo que garantice la trazabilidad auditora de todas las operaciones aduaneras, tanto de exportación como de importación, además de la protección de los datos contenidos en las mismas.
Al evaluar la eficacia del sistema de control interno, es importante comprobar, además de la segregación de tareas, si hay personas encargadas de velar por el cumplimiento de las normas relativas a los procedimientos aduaneros, así como el modo en que los riesgos asociados se detectan y abordan en la práctica. En consecuencia, se deberá evaluar la repercusión de los diferentes eventos negativos posibles en la actividad del operador y examinar con detenimiento la efectividad de los procedimientos aplicados para emprender acciones de corrección de los casos de incumplimiento.
Por otro lado, también en relación con el control interno, es importante comprobar qué bases de datos y procedimientos de información se utilizan para almacenar los datos de clientes y envíos.
Otro aspecto que ha de evaluarse es la gestión del transporte terrestre, sobre todo si se trata de un operador aeroportuario. En este caso será necesario evaluar la fiabilidad de los conductores encargados de recoger los paquetes.
Requisitos de seguridad
En este contexto, la contratación de personal se deberá sopesar con cautela. Es importante tener en cuenta el número de trabajadores ocasionales y la frecuencia con la que se contratan. Cuanto mayores sean el número y la frecuencia, más alto será el riesgo potencial de infiltración con la intención de llevar a cabo actividades ilícitas, como la introducción de paquetes bomba, drogas, etc.
Por tanto, los criterios de selección adoptados para la contratación del personal que ha de asignarse a operaciones especiales, como el que está en contacto directo con mercancías sensibles de lugares de almacenamiento o zonas de riesgo elevado, tendrán que evaluarse con detenimiento.
Será necesario asimismo comprobar la frecuencia con la que el operador se ocupa de la vigilancia del personal, de conformidad con la legislación. Los contratos con los empleados también se deberán examinar cuidadosamente.
A todo el personal, con independencia del tipo de contrato laboral, debe garantizársele una formación profesional adecuada, sobre todo en lo referente a la normativa y los procedimientos aduaneros. Para procurar una calidad elevada en la aplicación de los procedimientos de seguridad y protección, es necesario impartir un nivel de formación adecuado, también al personal dedicado a escanear determinadas mercancías pendientes de envío.
Para garantizar la seguridad de la cadena de suministro internacional, un operador postal deberá:
- elaborar directrices de seguridad y protección para informar y formar al personal sobre los riesgos asociados a las operaciones postales;
- disponer de una organización interna adecuada que permita elevar la frecuencia de las inspecciones con ocasión de determinados eventos de riesgo o a raíz de la publicación de determinados informes de inteligencia;
- formar debidamente a los inspectores postales asignados a puntos de control de seguridad y proporcionarles información actualizada acerca de la manera de identificar envíos potencialmente peligrosos, teniendo en cuenta indicadores de riesgo como:
- la no indicación del remitente;
- los destinatarios «sensibles» (diplomáticos, instituciones políticas, órganos financieros, comunidades religiosas, medios de comunicación, etc.);
- la presencia de marcas o pegatinas encaminadas a evitar controles, como: «no exponer a rayos x», «confidencial», «no requiere inspección postal», «no abrir», etc.;
- las características físicas o químicas macroscópicas no habituales (p. ej., paquetes calientes, presencia de olores poco habituales, pérdida o derrame de contenidos, decoloración de los paquetes, manchas de grasa, ruidos procedentes del interior, etc.).
Por otra parte, el operador postal debe adoptar medidas relativas a la dimensión logística y organizativa de los espacios utilizados para el almacenamiento de los envíos, como las que siguen:
- disponer de áreas especiales en las que puedan realizarse controles de seguridad de los envíos entrantes y salientes;
- separar físicamente las mercancías sujetas a control de las que se encuentran aún pendientes de inspección;
- exigir a los clientes que utilicen productos cuya trazabilidad pueda garantizarse;
- formular un plan de reacción con el fin de detectar, aislar y neutralizar las amenazas detectadas;
- crear una oficina de contacto en materia de seguridad dirigida a las aduanas, la policía, y las autoridades de inteligencia y sanitarias, teniendo en cuenta el tipo de servicio prestado y a su importancia.
En conclusión, dada la dimensión significativa y las características especiales del servicio ofrecido por los operadores postales, así como la cifra de operaciones, y con el fin de establecer procedimientos fiables en el terreno aduanero, logístico, contable y de la seguridad, resulta esencial que todos los procedimientos se normalicen rigurosamente, con protocolos de procedimiento internos detallados que se lleven a la práctica efectiva ordinaria.