3.III.7.4. Informe final y documentación de la auditoría
La verificación y los controles llevados a cabo durante la auditoría, así como las conclusiones de los auditores, deben documentarse con precisión. Es necesario documentar lo realizado y no limitarse a recabar datos acreditativos e información. Se trata de una tarea importante, tanto para las autoridades aduaneras a lo largo del proceso de autorización, incluida la gestión de esta, como para el operador económico.
El informe final y la documentación de la auditoría deben incluir la información que sigue de un modo inequívoco y sistemático:
- una visión general clara del operador económico (su actividad empresarial, su papel en la cadena de suministro, su modelo de negocio, sus actividades aduaneras, etc.);
- una descripción clara y precisa de lo que se ha hecho para verificar el cumplimiento de los criterios AEO;
- una descripción clara de todas las áreas de riesgo consideradas y comprobadas y las acciones de seguimiento propuestas al solicitante;
- un informe claro de las acciones y reacciones emprendidas o comunicadas por el solicitante a los auditores;
- una recomendación expresa sobre la concesión o no del estatuto con arreglo al resultado de las actividades de auditoría;
- en caso de que no se otorgue el estatuto de AEO, una argumentación completa y detallada de la denegación, incluida la información recibida de otros Estados miembros, indicando si se ha recabado a través del procedimiento de «información» o el de «consulta»;
- un resumen del perfil de riesgo del AEO y, en caso de que se conceda este estatuto, las recomendaciones en materia de seguimiento y reevaluación (véase la parte 5 de las presentes Orientaciones, «Gestión de la autorización»).
Por tanto, el informe final y la documentación de la auditoría son documentos muy importantes que reflejan la labor general realizada (análisis de riesgos, planificación de la auditoría, controles y visitas a las instalaciones del solicitante, recepción de información de otros Estados miembros, perfil de riesgo del operador económico, etc.) de un modo resumido y sistematizado y aportan indicaciones inequívocas para futuras acciones.
Antes de que se redacten el informe final y la documentación de la auditoría, si hay algún aspecto que no ha quedado claro el auditor volverá a confirmar con el operador económico los datos descritos en el informe.