Cuestiones relevantes (tipos y vías para presentar y modificar)

Las declaraciones informativas son una de las modalidades de obtención de información que consisten en el suministro masivo de información con trascendencia tributaria a la Administración con carácter periódico y utilizando cauces normalizados. 

Se pueden diferenciar:

• Resúmenes de retenciones e ingresos a cuenta. Son declaraciones que traen su fundamento en una retención o ingreso a cuenta practicado previamente y de la cual se informa, debiendo presentarse cuando se haya realizado dicha retención o ingreso a cuenta.

• Declaraciones informativas. Estas declaraciones no están relacionadas con una retención o ingreso a cuenta previo, y se deben presentar cuando se hayan realizado las operaciones que en la misma se han de informar.

• Declaraciones informativas mixtas. Estas declaraciones contienen elementos de los dos tipos anteriores como, por ejemplo, el modelo 187 o el 190.

El diseño actual de la mayoría de los modelos de declaraciones informativas normalizadas consta de diferentes registros:

• Registro de tipo 1 destinado a la identificación del declarante y resumen de los datos.
• Registro de tipo 2 destinado a incorporar cada uno de los datos de los declarados. Existirán tantos registros de tipo 2 como declarados existan.

Además del diseño anterior, en algunos modelos informativos recientes se está empezando a implantar un diseño más moderno, flexible y con menores limitaciones que el actual diseño de registros de tipo 1 y 2. Se trata del formato mediante mensajes informáticos XML implantado en modelos como el 231, 289 y 290. 

Formas de presentación de las Declaraciones Informativas

⁽¹⁾ Personas o entidades adscritas a la Delegación Central de Grandes Contribuyentes o a alguna de las Unidades de Gestión de Grandes Empresas de las Delegaciones Especiales de la AEAT.

⁽²⁾ Téngase en cuenta que, a partir del ejercicio 2018, desaparece la posibilidad de presentación de declaraciones informativas mediante soporte directamente legible por ordenador (modificación mediante Orden HFP/231/2018, de 6 de marzo)

⁽³⁾ En 2019 se suprime la posibilidad de presentación por mensaje SMS de los modelos 190, 347 y 390.

⁽⁴⁾ Podrán utilizar el sistema Cl@ve PIN exclusivamente personas físicas no obligadas a la utilización de un certificado electrónico, en los modelos de declaración informativa 038, 179, 180, 182, 187, 188, 190, 193, 198, 231, 233, 234, 235, 236, 282, 296, 345, 347, 349, 390 y 720.

La presentación de las declaraciones de los diferentes modelos informativos se puede realizar mediante dos vías:

1. Presentación mediante formulario web.

   Las declaraciones informativas que suelen utilizar un número elevado de contribuyentes suelen tener disponible un formulario web de ayuda a la cumplimentación que permite, tanto dicha cumplimentación como la presentación del modelo.

2. Presentación mediante fichero (TGVI Online)

   Se trata de la presentación mediante la carga de un fichero en un formulario que se valida en línea por el sistema. Esta forma de presentación puede utilizarse para presentar cualquier fichero de información con independencia del tamaño, si bien es obligatoria su utilización a partir de los 40.000 registros a informar.

Presentación mediante fichero TGVI Online

La presentación mediante fichero TGVI Online se realiza de la siguiente forma:

El contribuyente accede a la URL del TGVI Online, donde seleccionará el fichero a enviar, iniciándose el proceso subida-validación del fichero.

Durante la transmisión, se muestra al contribuyente una barra de progreso tanto de la transmisión, como del número de registros admitidos/rechazados.

Conforme el nuevo servicio vaya transmitiendo el fichero, se irán validando los registros de detalle y se irán visualizando y actualizando los admitidos/rechazados en el navegador del contribuyente. Cuando se termine de enviar todo el fichero se muestra el resultado final de admitidos/rechazados, pero debe señalarse que la declaración todavía no se considera presentada.

Las opciones posteriores a la subida/validación del fichero son las siguientes:

1. “Presentar registros correctos”

   El registro Tipo 1 se actualizaría automáticamente para ser coherente con los registros correctos.

   Se genera recibo de presentación sólo de los registros correctos presentados.

   Para evitar la generación de registros duplicados se exige que el fichero contenga un numero identificativo único para ese ejercicio-modelo-contribuyente.

2. “Descargar registros erróneos”

   Se descargaría un fichero de tipo declaración complementaria con formato diseño de registro con el total de registros erróneos, que tendría un número identificativo propio (el justificante origen será el de la declaración original).

3. “Descargar mensajes de error”

   En este caso, obtiene un fichero de texto, que contiene un detalle del error por cada registro de detalle (tipo 2) incorrecto.

   El fichero mostrará el registro de detalle erróneo, a continuación, el carácter “;” como separador y por último el error que presenta el registro (se compone de un código y un error).

Una vez presentada una declaración mediante formulario web, se actuará posteriormente sobre la declaración “consolidada”, realizando la incorporación, modificación o eliminación de registros directamente, sin necesidad de indicar explícitamente la voluntad de complementar o sustituir una declaración anterior.

Por tanto, una vez presentada una declaración, si posteriormente accede al formulario un presentador autorizado, se mostrará en el formulario la declaración “consolidada” con la información presentada actualizada, sobre la que podrá proceder a realizar los cambios que precise (añadir registros, modificar registros o baja de registros). La información correspondiente contiene la fecha de la última actualización de cada registro de la declaración.

Modificaciones de declaraciones mediante fichero TGVI on line

El sistema establecido mediante la utilización del TGVI on line (el relativo al formulario TGVI on line es diferente) es el siguiente:

DECLARACIÓN ORIGINAL.

Sólo puede existir una declaración original. El resto serían complementarias o sustitutivas.

MODIFICACIONES POSTERIORES.

Debemos diferenciar:

Añadir registros: Se consignará una «C» si la presentación de esta declaración tiene por objeto incluir percepciones que, debiendo haber figurado en otra declaración del mismo ejercicio presentada anteriormente, hubieran sido completamente omitidas en la misma.

Por ello, se pueden presentar varias declaraciones complementarias.

En el proceso de subida y validación del fichero mediante TGVI on line, los registros rechazados como erróneos se debe presentar como complementaria (es decir, no se requiere que sea una nueva original), y tiene que incluir necesariamente el Número de Justificante de la declaración a la que complementa.

Modificar registros: la presentación de una declaración que tenga por objeto la modificación del contenido de datos declarados en otra declaración del mismo ejercicio presentada anteriormente se realizará presentando una declaración sustitutiva de la declaración que contenga los registros a modificar.

Declaración sustitutiva: Se consignará una «S» si la presentación tiene como objeto anular y sustituir completamente a otra declaración anterior, del mismo ejercicio. Una declaración sustitutiva sólo puede anular a una única declaración anterior.

Previamente a la presentación de la declaración sustitutiva, es imprescindible la baja previa de la declaración a la que sustituye por parte del contribuyente. Se tiene que rellenar el Número de Justificante de la declaración a la que sustituye, que tiene que existir y tiene que estar dada de baja por sustitución (o sustituida).

Se pueden presentar tantas declaraciones Sustitutivas como el contribuyente considere, siempre que se vayan dando de baja sucesivamente las sustituidas