2.II.2 Condición de sistema satisfactorio de xestión dos rexistros comerciais e de transporte

O artigo 25, apartado 1, letra a), do AE CAU esixe que o solicitante manteña un sistema de contabilidade «coherente cos principios contables comunmente aceptados aplicados no Estado membro en que se leva a contabilidade», que permita «o control aduaneiro mediante auditorías» e que manteña un historial dos datos que facilite «unha pista de auditoría desde o momento en que os datos se introducen nos arquivos »

En contabilidade, denomínase pista de auditoría ao proceso ou práctica puntual de remitir á fonte de cada partida contable a fin de facilitar o control da súa exactitude. Unha pista de auditoría completa permitirá rastrear as actividades de explotación do solicitante ao longo de todo o seu ciclo de vida, é dicir, no presente caso, a entrada de envíos, mercadorías e produtos, a transformación dos mesmos e a súa saída de fábrica. Por motivos de seguridade, moitas empresas e organizacións esixen que nos seus sistemas informáticos inclúase unha pista de auditoría. É importante combinar os controis efectuados no sistema da empresa cos realizados por razóns de protección e seguridade. No que fai á protección e a seguridade, é importante que, se é o caso, a información consignada no devandito sistema reflicta o movemento físico dos envíos, as mercadorías e os produtos, e dispor de tal información debe formar parte da verificación. Tamén é importante que, cando corresponda, a información incluída no sistema da empresa reflicta o fluxo de envíos, mercadorías e produtos, así como as medidas adoptadas con vistas a garantir a súa protección e seguridade nas diferentes etapas da cadea de subministración internacional en que participe o AEO. As probas das operacións deben reflectir estas cuestións cando se leven a cabo e teñen que garantir ademais que a empresa segue en todo momento as rutinas previstas. Mediante a pista de auditoría mánténse un historial dos datos que permite ao usuario rastrear un dato concreto desde a súa entrada no sistema ata a súa saída do mesmo

O artigo 25, apartado 1, letra b), do AE CAU esixe que os rexistros que o solicitante leve a efectos aduaneiros estean «integrados no seu sistema de contabilidade» ou permitan «a realización de controis cruzados da información co sistema contable»..

Algúns operadores económicos utilizan un software de Planificación dos Recursos da Empresa (PRE) para estruturar os seus procesos empresariais fundamentais. Os rexistros destinados a fins aduaneiros pódense integrar ou vincular electronicamente neste PRE .

Non cómpre, especialmente no caso das pemes, utilizar un sistema integrado único, senón permitir a realización de comprobacións cruzadas entre os rexistros aduaneiros e o sistema contable. Iso pódese lograr mediante un vínculo automático, unha interface ou inclusas referencias cruzadas en ambos os dous sistemas ou documentación.

O artigo 25, apartado 1, letra c), do AE CAU esixe que o solicitante permita á autoridade aduaneira «o acceso físico aos seus sistemas contables, e, se é o caso, aos seus rexistros comerciais e de transporte».

Véxase a letra d) a continuación.

O artigo 25, apartado 1, letra d), do AE CAU esixe que o solicitante permita á autoridade aduaneira «o acceso electrónico aos seus sistemas contables, e, se é o caso, aos seus rexistros comerciais e de transporte» cando tales sistemas ou rexistros lévense electronicamente.

O acceso aos rexistros da empresa defínese como a posibilidade de obter a información necesaria, independentemente do lugar en que se encontre almacenada fisicamente. A información necesaria abarca os rexistros da empresa, así como outros datos pertinentes, necesarios para levar a cabo a auditoría. Pode accederse á información de diversas formas:

En soporte de papel: facilítase unha copia impresa da información solicitada. O soporte de papel é a solución axeitada cando a cantidade de información requirida é limitada. Esta situación pódese dar, por exemplo, cando se comproban as contas anuais.
Mediante dispositivos portátiles de almacenaxe de datos: facilítase copia da información solicitada en soporte CD-ROM ou nun medio similar. Esta solución é a máis recomendable cando se trata dun volume de información maior e é preciso recorrer ao procesamento de datos.
Mediante acceso en liña: por medio do sistema informático da empresa no caso de que se visite o sitio, utilizando canles electrónicas para o intercambio de datos, incluída Internet.

Independentemente da forma en que se facilite a información, as autoridades aduaneiras deberán ter a posibilidade de proceder ao exame e a análise dos datos (é dicir, poder traballar cos datos). Tamén é importante que os datos facilitados sempre estean actualizados.

No que fai a esta condición en concreto, deberá terse en conta a natureza das pemes. Por exemplo, aínda que todos os solicitantes que aspiren a un AEO teñan que demostrar que dispón dun sistema de rexistro eficaz que facilite os controis aduaneiros baseados nas auditorías, o xeito en que isto consígase pode variar. No caso dunha empresa solicitante de gran tamaño, pode que cumpra contar cun sistema de rexistro electrónico integrado que facilite a auditoría ás autoridades aduaneiras, mentres que no dunha peme, contar unicamente cun sistema de rexistro simplificado e en soporte de papel pode abondar, se este permite ás aduanas efectuar os controis pertinentes.

O artigo 25, apartado 1, letra e), do AE CAU esixe que o solicitante dispoña dun sistema loxístico que identifique «as mercadorías como mercadorías da Unión ou non pertencentes á Unión »e indique, se é o caso, «a súa localización».

Debe avaliarse o xeito en que as mercadorías que non son da Unión ou que están suxeitas a control aduaneiro poden distinguirse das mercadorías da Unión. De conformidade co artigo 25, apartado 2, do AE CAU, os AEOS non están supeditados a esta condición. O motivo é que as disposicións en materia de protección e seguridade non diferencian entre unhas e outras. Tales requisitos aplícanse a todas as mercadorías que entran no territorio aduaneiro da Unión ou abandónano, con independencia da súa condición.

Polo que se refire ás pemes, o cumprimento desta condición pode considerarse satisfactorio se é posible distinguir entre mercadorías da Unión e mercadorías que non son da Unión mediante un sinxelo arquivo electrónico ou rexistros en papel, sempre que estes xestiónense e protexan dun xeito seguro.

O artigo 25, apartado 1, letra f), do AE CAU esixe que o solicitante teña «unha organización administrativa» que corresponda «ao tipo e ao tamaño da empresa »e que sexa «axeitada para a xestión do fluxo de mercadorías», e aplique controis internos que permitan «previr, detectar e corrixir os erros e previr e detectar as transaccións ilegais ou irregulares».

Debe terse en conta que non existe unha «norma estándar» para a organización administrativa. O máis importante que debe demostrar o solicitante é que a organización administrativa que aplica é axeitada, tendo en conta o seu modelo empresarial, para a xestión do fluxo de mercadorías, e que existe un sistema apropiado para o control interno. Polo tanto, a utilización de «limiares cuantitativos», como o número mínimo membros do cadro de persoal, ou outros, non é axeitada.

Malia o anterior, espérase que se establezan procedementos por escrito e instrucións de traballo con descricións claras dos procesos, as competencias e a substitución en caso de ausencia, e que se apliquen correctamente. No caso das pequenas empresas e as microempresas, estas expectativas pódense cumprir tamén mediante outras medidas apropiadas que se teñen que demostrar á AAE .

Os procedementos de control interno non só repercuten no funcionamento cotián do departamento responsable das operacións cubertas pola lexislación aduaneira, senón tamén en todos os servizos que interveñen na xestión das actividades relacionadas coa cadea internacional de subministración en que participa o solicitante. Existen diversos exemplos de control interno, desde unha simple «regra das dúas persoas» ata complexas comprobacións electrónicas de verosimilitude.

Calquera irregularidade na administración que inclúa infraccións aduaneiras pode ser un indicador de inefectividad do sistema de control interno. Desde esta perspectiva, calquera infracción aduaneira sempre se ten que analizar tamén en relación con esta condición, co fin de adoptar medidas para mellorar o sistema de control interno e, desta maneira, evitar que a infracción se repeta.

O artigo 25, apartado 1, letra g), do AE CAU esixe que o solicitante establecese, se é o caso, «procedementos satisfactorios para a xestión das licenzas e autorizacións concedidas de acordo con medidas de política comercial ou relacionada co comercio de produtos agrícolas».

Sobre a base da información facilitada no CAE e de calquera outra información a disposición das autoridades aduaneiras, é importante determinar con antelación se o solicitante opera con mercadorías suxeitas a licenzas comerciais (p. ex., no sector téxtil). Se este é o caso, deberían existir rutinas e procedementos apropiados para a xestión de licenzas relacionadas coa importación e / ou exportación de mercadorías. En caso necesario, a aplicación práctica destas rutinas e procedementos ten que verificarse sobre o terreo.

No caso do comercio con mercadorías específicas suxeitas a licenzas emitidas por outras autoridades competentes, é aconsellable que as autoridades aduaneiras consulten con aquelas e consigan da mesma información de referencia sobre o solicitante.

No artigo 25, apartado 1, letra h), do AE CAU esíxese que o solicitante dispoña de «procedementos axeitados de arquivo da documentación e información da empresa e de protección contra a perda de datos».

Os procedementos para o arquivo e a recuperación dos rexistros e a información do solicitante deben someterse a unha avaliación que incluirá a determinación do tipo de medios e do formato de software en que se almacenan os datos, e de se estes comprímense ou non, e en que etapa. Se se recorre a un terceiro, o réxime deste servizo deberá ser inequívoco, en particular respecto da frecuencia e a situación das copias de seguridade e a información arquivada. Un aspecto importante desta condición está relacionado coa posible destrución ou perda da información pertinente. Neste sentido, debe comprobarse se existe un plan de seguridade que inclúa a descrición das medidas que deberán adoptarse en caso de incidentes e se tal plan actualízase periodicamente. Deberán comprobarse así mesmo as rutinas de creación de copias de seguridade no caso de que os sistemas informáticos deixen de funcionar.

O artigo 25, apartado 1, letra i), do AE CAU esixe que o solicitante garanta que «os empregados pertinentes recibisen a orde de informar ás autoridades aduaneiras se se descobren dificultades de cumprimento» e «establece procedementos para informar ás devanditas autoridades de tales dificultades».

No caso de que se propoñan dificultades de cumprimento no terreo aduaneiro, o solicitante debe aplicar procedementos de notificación ás aduanas e ten que dispor dunha persoa de contacto designada e encargada de tal notificación ás autoridades aduaneiras. Deberán formularse instrucións formais dirixidas aos empregados que interveñan na cadea de subministración, co fin de evitar posibles dificultades de cumprimento dos requisitos aduaneiros. Todas as dificultades detectadas comunicaranse á persoa ou persoas responsables designadas ou aos seus substitutos.

A este fin, convén que os detalles de contacto da persoa designada sexan claramente visibles para o persoal a cargo das mercadorías, así como para o persoal a cargo da información correspondente (p. ex. nun taboleiro ou xunto ao teléfono).

Para determinar que información ten que achegar o operador económico, no anexo 4 das presentes Orientacións inclúese unha lista de exemplos.

O artigo 25, apartado 1, letra j), do AE CAU esixe que o solicitante establecese «medidas apropiadas de seguridade para protexer o seu sistema informático de calquera intrusión non autorizada e para asegurar a súa documentación».

Deberán existir procedementos para protexer o sistema informático da intrusión non autorizada e asegurar os datos dispoñibles. Pode incluírse neste apartado o xeito en que o solicitante controla o acceso aos sistemas informáticos mediante o uso de contrasinais, protéxese fronte á intrusión non autorizada, por exemplo, mediante o emprego de devasas e protección contra virus, e arquiva e garante a almacenaxe seguro da documentación. Esas medidas de seguridade non deben cubrir unicamente o hardware que se encontra nos locais da empresa do solicitante, senón tamén os dispositivos móbiles que permiten acceder aos datos do solicitante (p. ex., discos duros cifrados dos ordenadores portátiles, contrasinais dos teléfonos intelixentes).

Os ordenadores persoais débense bloquear automaticamente tras un breve período de inactividade. Por outra banda, o antivirus dos ordenadores débese actualizar con regularidade e tén quese instalar unhas devasas. A configuración do ordenador débese administrar de maneira centralizada.

Os servidores situaranse en salas pechadas con chave de acceso controlado e limitado ao persoal pertinente.

O artigo 25, apartado 1, letra k), do AE CAU esixe que o solicitante establecese, se é o caso, «procedementos satisfactorios para a xestión dos certificados de importación e exportación vinculada a prohibicións e restricións, incluídas medidas destinadas a distinguir as mercadorías suxeitas a prohibicións ou restricións doutras mercadorías e medidas para garantir o cumprimento de tales prohibicións e restricións».

A xestión das licenzas de importación e exportación en relación coas prohibicións e restricións incluíase anteriormente no criterio sobre protección e seguridade, e polo tanto limitábase ao estatuto de AEOS para impedir o uso indebido e a entrega ilegal de mercadorías sensibles desde o punto de vista da protección e a seguridade.
Iso tén quese considerar en estreita relación co artigo 25, apartado 1, letra g), do AE CAU.

Os procedementos considerados poden:

distinguir as mercadorías suxeitas a requisitos de carácter non fiscal das demais mercadorías;
controlar se as operacións se desenvolven de acordo coa lexislación vixente (distinta da fiscal);
estar relacionados coa manipulación de mercadorías suxeitas a embargo;
estar relacionados coa tramitación de licenzas;
estar relacionados con outras mercadorías suxeitas a restricións;
ou estar destinados a identificar posibles mercadorías de dobre uso e procedementos relacionados coa súa manipulación.

Respecto desta condición, resulta crucial que o persoal sexa consciente da importancia dos requisitos que non revisten carácter fiscal, a correcta clasificación das mercadorías e a actualización dos datos clave. As empresas que traballan coas mercadorías mencionadas teñen a obriga de seguir formación con regularidade ou estudar a súa propia lexislación en desenvolvemento.

Por outra banda, no caso de que xurdan dúbidas nunha fase temperá, é esencial que o operador económico póñase en contacto coas autoridades nacionais competentes en relación cos requisitos de índole non fiscal. Isto afecta especialmente ás empresas de recente creación e aos operadores económicos que están ampliando a súa carteira.

Ao avaliar esta condición, as aduanas deben consultar a outras autoridades competentes implicadas a fin de obter o máximo de información posible acerca dos procesos dos operadores económicos.