3.III.1. Recollida e análise de información
Para levar a cabo unha análise de riscos e preparar unha auditoría efectiva e eficaz, resulta esencial que a AAE consiga o maior volume de información pertinente acerca do operador económico. A información recóllese co fin de:
- comprender mellor a actividade do operador económico e o seu medio de actividade;
- obter a mellor impresión xeral posible da organización, os procesos e os procedementos empresariais do operador económico;
- elaborar o plan de auditoría de acordo cos resultados da avaliación de riscos;
- preparar a auditoría (equipo óptimo para a súa realización; prioridade, etc.);
- comprobar o cumprimento dos criterios na medida do posible.
A información que poden conseguir as autoridades aduaneiras de diversas fontes comprende:
- bases de datos internos (p. ex., os procedementos aduaneiros aplicados ou as declaracións realizadas polo solicitante);
- información interna (resultado de controis e auditorías previas; outras autorizacións outorgadas ou revogadas e documentación xustificativa; revisión de declaracións aduaneiras presentadas con anterioridade, etc.);
- información solicitada a outras autoridades e facilitada por estas;
- información facilitada por outros Estados membros (procedemento de información e consulta: véxase a parte 4 das presentes Orientacións, «Intercambio de información entre Estados membros e con outras autoridades gobernamentais »);
- información proporcionada polos propios operadores (p. ex., CAE);
- información publicamente dispoñible (noticias, Internet, estudos, informes, etc.);
- calquera outra información pertinente, incluídas imaxes, fotos, vídeos, planos de instalacións, etc.
Toda a información solicitada ten que avaliarse con detemento, co fin de determinar a súa precisión e pertinencia respecto dos obxectivos da auditoría. Ten que quedar claro que a recolleita de información é un proceso dinámico e podería acontecer que «a información requira de máis información». O solicitante deberá ser consciente destas circunstancias e estar disposto a facilitar ás aduanas a información adicional que se requira. Incluso despois do comezo da inspección, os auditores poderán solicitar e conseguir información adicional que achegue valor ao resultado. Debe considerarse así mesmo que a información cambia e que, por veces, só é válida no momento en que se consegue. Polo tanto, é importante dispor da información máis recente e actualizada. Para garantir que a AAE mantéñase ao día respecto dos acontecementos que poidan repercutir no resultado na fase de solicitude e nos labores de seguimento, resulta esencial dispor dun sistema que determine cando requírese información adicional e que comunique tal circunstancia ao solicitante.
A dimensión do operador económico, a súa especificidade e os casos en que pasase por outros procesos de acreditación relevante poden axilizar o proceso en boa medida.