3.III.3.2. Operadoras postais

Unha operadora postal presenta as súas peculiaridades específicas e cómpre ter en conta as súas características e os riscos asociados á súa actividade. Como é de supor, o criterio de solvencia acreditada avaliarase do mesmo xeito que no caso dos demais operadores, polo que a continuación centrarémosnos en certas cuestións específicas relativas aos demais criterios para a obtención do estatuto de AEO.

Cumprimento dos requisitos aduaneiros

Unha operadora postal presta servizos de entrega e despacho a un gran número de pequenos clientes e usuarios cuxa fiabilidade non é fácil de controlar. Como consecuencia, poden proporse problemas relacionados cos dereitos aduaneiros, así como coas garantías de seguridade e protección. Entre os diferentes exemplos dos ámbitos de risco asociado a operacións aduaneiras, cabe citar os seguintes:

o elevado número de envíos «menores», é dicir de baixo peso ou valor;
a falta de fiabilidade das declaracións dos clientes (na súa maior parte, individuais): erros e omisións nas declaracións respecto do valor e descrición errónea da calidade do contido dos envíos, ausencia ou inadecuación dos documentos de referencia que acompañan ás declaracións aduaneiras e, como consecuencia, dificultades no cumprimento dos requisitos aduaneiros (falta de certificacións, licenzas, etc.);
demoras nas entregas causadas polo transportista;
risco elevado de envíos «extraviados» (perdidos).

Polo tanto, durante o proceso de auditoría de cumprimento do criterio aduaneiro, ademais de tomar en consideración o tamaño e o tipo de operador económico, para avaliar os riscos potenciais o auditor tamén terá en conta o número de infraccións comparado co total de transaccións presentadas anualmente. A xestión do procedemento de inscrición no rexistro de declarante coa dispensa da obriga de presentación das mercadorías e o réxime de depósito aduaneiro son os elementos máis importantes que se teñen que avaliar de maneira circunstancial, canda os riscos restantes.

Sistemas contables e loxísticos

Un dos riscos que deben terse en conta consiste na xestión de inventario e a comunicación do correo e os paquetes non entregados (cando non fose posible localizar o destinatario ou este non recolléseos). No referente a este aspecto esencial, cómpre efectuar unha avaliación dos custos de almacenaxe (e, se é o caso, da ulterior destrución, cando así se especifique na normativa) ou dos custos asociados á devolución ao remitente. Esta cuestión pode influír enormemente na rastreabilidade das operacións aduaneiras e contables e repercutir na organización loxística, así como na xestión, os custos, a protección das existencias e a seguridade dos almacéns.

Tal situación operativa require a posibilidade de contar cun sistema de TI dotado da seguridade suficiente e estruturado dun xeito que garanta a rastreabilidade auditora de todas as operacións aduaneiras, tanto de exportación coma de importación, ademais da protección dos datos contidos nas mesmas.

Ao avaliar a eficacia do sistema de control interno, é importante comprobar, ademais da segregación de tarefas, se hai persoas encargadas de velar polo cumprimento das normas relativas aos procedementos aduaneiros, así como o xeito en que os riscos asociados se detectan e abordan na práctica. En consecuencia, deberase avaliar a repercusión dos diferentes eventos negativos posibles na actividade do operador e examinar con detemento a efectividade dos procedementos aplicados para emprender accións de corrección dos casos de incumprimento.

Doutra banda, tamén en relación co control interno, é importante comprobar que bases de datos e procedementos de información utilízanse para almacenar os datos de clientes e envíos.

Outro aspecto que ten que avaliarse é a xestión do transporte terrestre, sobre todo se se trata dun operador aeroportuario. Neste caso cumprirá avaliar a fiabilidade dos condutores encargados de recoller os paquetes.

Requisitos de seguridade

Neste contexto, a contratación de persoal deberase sopesar con cautela. É importante ter en conta o número de traballadores ocasionais e a frecuencia coa que se contratan. Canto maiores sexan o número e a frecuencia, máis alto será o risco potencial de infiltración coa intención de levar a cabo actividades ilícitas, como a introdución de paquetes bomba, drogas, etc.

Polo tanto, os criterios de selección adoptados para a contratación do persoal que ten que asignarse a operacións especiais, como o que está en contacto directo con mercadorías sensibles de lugares de almacenaxe ou zonas de risco elevado, terán que avaliarse con detemento.

Cumprirá así mesmo comprobar a frecuencia coa que o operador ocúpase da vixilancia do persoal, de conformidade coa lexislación. Os contratos cos empregados tamén se deberán examinar coidadosamente.

A todo o persoal, con independencia do tipo de contrato laboral, debe garantirselle unha formación profesional axeitada, sobre todo no tocante á a normativa e os procedementos aduaneiros. Para procurar unha calidade elevada na aplicación dos procedementos de seguridade e protección, cómpre impartir un nivel de formación axeitado, tamén ao persoal dedicado a escanear determinadas mercadorías pendentes de envío.

Para garantir a seguridade da cadea de subministración internacional, unha operadora postal deberá:

elaborar directrices de seguridade e protección para informar e formar o persoal sobre os riscos asociados ás operacións postais;
dispor dunha organización interna axeitada que permita elevar a frecuencia das inspeccións con ocasión de determinados eventos de risco ou a raíz da publicación de determinados informes de intelixencia;
formar debidamente os inspectores postais asignadas a puntos de control de seguridade e proporcionarlles información actualizada acerca da maneira de identificar envíos potencialmente perigosos, tendo en conta indicadores de risco como:
- a non indicación do remitente;
- os destinatarios «sensibles» (diplomáticos, institucións políticas, órganos financeiros, comunidades relixiosas, medios de comunicación, etc.);
- a presenza de marcas ou adhesivos encamiñados a evitar controis, como: «non expor a raios x», «confidencial», «non require inspección postal», «non abrir», etc.;
- as características físicas ou químicas macroscópicas non habituais (p. ex., paquetes quentes, presenza de cheiros pouco habituais, perda ou derramo de contidos, decoloración dos paquetes, manchas de graxa, ruídos procedentes do interior, etc.).

Por outra banda, a operadora postal debe adoptar medidas relativas á dimensión loxística e organizativa dos espazos utilizados para a almacenaxe dos envíos, como as que seguen:

dispor de áreas especiais en que poidan realizarse controis de seguridade dos envíos entrantes e saíntes;
separar fisicamente as mercadorías suxeitas a control de que se encontran aínda pendentes de inspección;
esixir aos clientes que utilicen produtos cuxa rastreabilidade poida garantirse;
formular un plan de reacción co fin de detectar, illar e neutralizar as ameazas detectadas;
crear unha oficina de contacto en materia de seguridade dirixida ás aduanas, a policía, e as autoridades de intelixencia e sanitarias, tendo en conta o tipo de servizo prestado e á súa importancia.

En conclusión, dada a dimensión significativa e as características especiais do servizo ofrecido polas operadoras postais, así como a cifra de operacións, e co fin de establecer procedementos fiables no terreo aduaneiro, loxístico, contable e da seguridade, resulta esencial que todos os procedementos normalícense rigorosamente, con protocolos de procedemento interno detallados que se leven á práctica efectiva ordinaria.