Agencia Tributaria: Preguntas frecuentes. Cuestiones generales

Ambos podrán coincidir salvo en el caso de que se realicen, entre otras operaciones, adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios u operaciones interiores con inversión del sujeto pasivo (estas operaciones solo deben registrarse en el Libro registro de facturas recibidas).

Las operaciones incluidas con sus correspondientes claves son:

Se trata del supuesto previsto en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (RD 1619/2012), “Cumplimiento de la obligación de expedir factura por el destinatario o por un tercero”. Debe tenerse en cuenta que:

• El plazo para enviar los registros de facturación a la AEAT es de ocho días naturales. (se excluirán del cómputo los sábados, domingos y los declarados festivos nacionales).
• Deberá comunicarse mediante declaración censal (modelo 036) dicha opción, la fecha a partir de la cual se ejerce y, en su caso, la renuncia y fecha de efecto.

Se deberá consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas la clave “S” correspondiente a “Factura emitida por Terceros o Destinatario”.

Sí. Existiendo obligación de expedir factura, (artículos 2 y 3 RD1619/2012 que regula las obligaciones de facturación) ésta debe registrarse.

Tratándose de una operación no sujeta, se consignará dentro del bloque funcional “Desglose Factura” en uno de los siguientes campos en función del motivo de la no sujeción:

• Importe no sujeto artículo 7, 14, otros.
• Importe no sujeto por reglas de localización. 

Tratándose de una operación exenta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “Sujeta” y “Exenta”, indicando la base imponible y, opcionalmente, la causa de exención utilizando las siguientes claves: 

“E1: exenta por el artículo 20”

“E2: exenta por el artículo 21”

“E3: exenta por el artículo 22”

“E4: exenta por los artículos 23 y 24”

“E5: exenta por el artículo 25”

“E6: exenta por otros” 

Si no se dispone de esta información bastará con indicar que se trata de una operación exenta. 

En el caso de que la factura recoja operaciones con distinta causa de exención, se podrá desglosar el importe de la base exenta correspondiente a cada una de ellas.

En el caso de clientes que sean empresas españolas, el proveedor o prestador del servicio registrará los datos de la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas consignando en el bloque funcional "Desglose factura" la clave "No Exenta – Con Inversión sujeto pasivo". Los campos "tipo impositivo" "cuota repercutida" se informarán con importe cero.

En el caso de clientes que sean empresas comunitarias con NIF-IVA, el proveedor o prestador del servicio registrará los datos de la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas consignando en el bloque funcional ·"Desglose tipo operación" la clave "Importe no sujetas por reglas de localización". Asimismo, deberá indicar si se trata de una entrega de bienes o una prestación de servicios.

Se anotará la factura emitida al cliente comunitario en el Libro registro de Facturas Expedidas procediendo a su identificación mediante la clave 2 en el campo de tipos de Identificación en el país de residencia “IDType” y su Número de Operador Intracomunitario en el campo "ID". El campo “CodigoPais” no será obligatorio. 

Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave “E5: Exenta por el artículo 25”.

La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas. 

En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 02. 

Deberá identificarse al cliente – en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”. 

Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave E2 “Exenta por el artículo 21”.

Se trata de operaciones asimiladas a entregas de bienes (también denominadas de autoconsumo "externo") que deben anotarse en el Libro Registro de Facturas Expedidas atendiendo a su calificación tributaria sin ninguna especialidad destacable.

Se trata de operaciones asimiladas a entregas de bienes (también denominadas de autoconsumo "interno") que deben anotarse en el Libro registro de Facturas Expedidas y en el de Facturas Recibidas, atendiendo a su calificación tributaria. En ambos casos la identificación del emisor de la factura coincidirá con la de la contraparte.

Se registrará la factura expedida con la clave de régimen especial“11” y “12” según el arrendamiento esté o no sujeto a retención y “13” si en la factura se recogen ambos tipos de arrendamiento.

En el caso de que se trate de un arrendamiento no sujeto a retención (claves “12” y “13”) deberá desglosarse para cada local la clave de situación y el número de referencia catastral. Actualmente el número máximo de referencias catastrales que pueden incluirse en el sistema es de 15; en el caso de exceder este número se consignarán las 15 referencias con mayor valor catastral.

Se registrará la factura expedida con la clave de régimen especial“11” y “12” según el arrendamiento esté o no sujeto a retención y “13” si en la factura se recogen ambos tipos de arrendamiento.

En el caso de que se trate de un arrendamiento no sujeto a retención (claves “12” y “13”) deberá desglosarse para cada local la clave de situación y el número de referencia catastral. 

En el caso de que el número de referencias catastrales sea superior a 15, se enviarán las 15 primeras en el XML de facturas emitidas y el exceso en un XML específico.

El desglose se hará obligatoriamente a nivel de operación cuando el cliente sea extranjero (tipo "ID Otro", salvo la clave 07, o NIF que empiece por N) y no sea una factura simplificada o un asiento resumen.

El ejercicio y período de devengo de la operación correspondiente a la factura registrada.

Ejemplo 1: Un empresario A vende mercancía a otro empresario B el 6 de julio de 2017. El empresario A expide la factura el 2 de agosto.

El empresario A remitirá los registros de la factura el 14 de agosto consignando en el Libro Registro de facturas emitidas, Ejercicio: 2017, Período: 07.

• Hay que tener en cuenta que en el cómputo del plazo de ocho días naturales se excluirán los sábados, los domingos y los declarados festivos nacionales.

En el caso de facturas rectificativas se consignará el ejercicio y periodo de liquidación en que se realice la rectificación de la declaración-liquidación de acuerdo con lo previsto en el artículo 89 de la LIVA.

Ventas realizadas a partir de 1-1-2019 

A partir de 1.1.19 las devoluciones del IVA en régimen de viajeros deben documentarse obligatoriamente mediante el documento electrónico de reembolso (DER). 

Desde 1.1.19 debe remitirse la información relativa al DER de la siguiente forma:

Tipo de comunicación: A5.

Tipo de factura: F1.

Período: aquel en el que se minore la cuota.

Número factura emisor: para identificar el documento electrónico de reembolso se consignará el IAEAT o el ILR (1).

Régimen: 02 exportación.

Tipo de operación: sujeta y no exenta

Base y cuota: se consignarán en negativo. 

La información correspondiente al DER deberá remitirse antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación en que se incluya la rectificación correspondiente a la devolución de la cuota soportada por el viajero.

Para la modificación de un DER se utilizará A6 como Tipo de comunicación.

• (1) IAET: número de referencia asignado al DER por la AEAT.
• ILR: identificador local de referencia asignado a un DER por la entidad emisora. No es necesario disponer de ILR si se presenta el DER mediante el formulario disponible a estos efectos en la Sede electrónica de la AEAT. 

Ventas realizadas antes de 1-1-2019. 

Hasta el 31.12.18, para obtener la devolución del IVA en régimen de viajeros podía utilizarse tanto la factura emitida por el vendedor como el documento electrónico de reembolso. 

Las devoluciones del IVA en régimen de viajeros realizadas a partir de 1.1.19, correspondientes ventas realizadas antes de dicha fecha, documentadas mediante un DER, se registrarán en la forma prevista en el aparatado anterior. 

Por su parte, las devoluciones realizadas a partir de 1.1.19, correspondientes a ventas realizadas antes de dicha fecha, por las que no se hubiese expedido el DER, se registrarán de la siguiente forma: no procederá la emisión de una factura rectificativa por lo que se remitirán los nuevos datos de la factura (régimen especial “02: exportación” y cuota cero) con el tipo de comunicación “A4”.

Se trata de supuestos en que el fabricante expide únicamente el original de la factura rectificativa sin que resulte procedente entregar copia al distribuidor, ya que este no debe rectificar las cuotas devengadas ni sus deducciones.

La información deberá remitirse en el bloque funcional “Desglose a nivel de factura” marcando el campo “cupón”. 

Este campo es compatible con las claves R1, R5 (factura rectificativa simplificada) y F4 (asiento resumen facturas). 

Ejemplo: si el descuento ofrecido por la entidad distribuidora a los consumidores finales es de 121 euros y tal importe es reembolsado por el fabricante, éste reducirá la base imponible en 100 euros (121 euros / 1,21). Consulta DGT V2966-15.

Se identificará como destinatario a uno de ellos y se marcará el campo “factura con varios destinatarios”

Se utiliza para remitir la información correspondiente a certificaciones de obra expedidas, cuyo destinatario sea una Administración Pública, cuando no se ha producido el devengo del impuesto al concurrir las siguientes circunstancias: 

• No se ha pagado total o parcialmente el importe correspondiente a la parte de obra ejecutada 

• No se ha producido la recepción total o parcial de la obra conforme al artículo 235 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público).

Se utiliza para remitir la información correspondiente a documentos que reflejan operaciones de tracto sucesivo (suministros, arrendamientos,…) y que, aún reuniendo los requisitos previstos en los artículos 6 o 7 del Real Decreto 1619/2012, no tienen la consideración de factura por no producirse aún el devengo del impuesto al concurrir las siguientes circunstancias: 

• El importe facturado no es exigible en la fecha de expedición.

• No se ha pagado total o parcialmente. 

Debe tenerse en cuenta que como fecha de operación se deberá consignar la fecha de exigibilidad (devengo), que asimismo determinará el periodo de liquidación a informar (ver FAQ 3.12)

Aunque en la factura simplificada la cuota no aparezca desglosada, marcando las claves “F2", "F4" y "R5" en el Libro Registro de facturas emitidas los campos base imponible, tipo y cuota repercutida son obligatorios. El campo cuota repercutida debe ser igual a la base imponible por el tipo (se admitirá un margen de +/- 10 euros).

• Las facturas se expidan en una misma fecha. Se trata por tanto de asientos resumen DIARIOS.

• No sea preceptiva la identificación del destinatario.

• El devengo de las operaciones documentadas se haya producido dentro de un mismo mes natural.

El sistema permite combinar las siguientes claves: 

La clave 07 (Criterio de caja) siempre debe ser la primera clave a informar.

La clave 05 (Agencias de viajes) debe ser la primera clave a informar salvo que concurra con la clave 07 (RECC).

La clave 06 (Régimen especial grupo de entidades en IVA-nivel avanzado) debe ser la primera clave a informar cuando concurra con las claves 11, 12, 13, 14 y 15.

La clave 03 (Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección) debe ser la primera clave a informar cuando concurra con la clave 01.

Esta combinación no implicará un desglose de los importes por cada una de las claves pero sí implicará considerar los distintos campos adicionales que deben informarse teniendo en cuenta cada una de ellas.

Se registrará con la clave F1 asignando a la factura un número secuencial que no puede ser igual a otro ya informado con la misma fecha y expedidor.

Únicamente aquellas emitidas por terceros por exigencia normativa, de acuerdo a la disposición adicional tercera y sexta del Real Decreto 1619/2012 y Mercado Organizado del Gas.

• Las facturas simplificadas, excepto las facturas simplificadas cualificadas reguladas en los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que se registrarán en la forma prevista en la FAQ 2.49.
• Las facturas completas para las que no sea obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del citado Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque no se identifica al destinatario de las mismas. Estas facturas se anotarán con una marca específica en el Libro registro de facturas expedidas.

Esta marca es compatible con las facturas rectificativas registradas con la clave R5.

En el caso de que se retrase el cobro de una certificación de obra cuyo destinatario es una Administración Pública, cuando ésta ha sido registrada con la clave 14 “Factura con IVA pendiente de devengo” por no haberse producido aún la recepción total o parcial de la obra, tendrá que efectuarse una modificación registral con el tipo de comunicación A1, consignando la nueva fecha prevista de cobro como fecha de operación y el periodo de liquidación correspondiente a ésta. 

Si se produce un anticipo en el cobro de la certificación de obra respecto a la fecha prevista, el emisor deberá:

• registrar la factura emitida como consecuencia del pago recibido utilizando las claves de tipo de operación generales.
• modificar el registro inicial de la certificación de obra efectuado con la clave 14, minorando la base imponible y el importe total en las cantidades cobradas anticipadamente. Si el pago anticipado fuese por la totalidad de la certificación, este registro pasará a ser cero.

En el caso de que se retrase el cobro no deberá efectuarse modificación registral alguna dado que el devengo se produce cuando resulte exigible el pago con independencia de cuando se lleve a cabo (excepto en operaciones a las que sea aplicable el régimen especial del criterio de caja).

Si se produce un anticipo en el cobro respecto a la fecha prevista, el proveedor o prestador del servicio deberá:

• registrar la factura emitida como consecuencia del pago recibido utilizando la clave general F1
• modificar el registro inicial efectuado con la clave 15, minorando la base imponible y el importe total en las cantidades cobradas anticipadamente. Si el pago anticipado fuese por la totalidad del precio, este registro pasará a ser cero.

La clave 10 únicamente debe ser utilizada por asociaciones, colegios profesionales u otras entidades incluidas en el SII para informar de los honorarios profesionales o de derechos derivados de la propiedad intelectual, de autor u otros cobrados por cuenta de sus asociados. Estos cobros no se documentan en una factura, simplemente deben informarse como un registro de facturación con clave 10 en el SII. Se consignará como número de factura el número asignado al documento justificativo del pago efectuado por parte de la asociación o colegio al asociado y como fecha de expedición, la fecha en que se reciba el cobro por parte de la asociación o colegio identificando como contraparte al asociado por cuenta del que han cobrado. La operación se registrará como "no sujeta por artículo 7, 14, otros", indicando el importe total de la contraprestación.

 La factura que documenta el servicio prestado por el asociado deberá registrarse en el Libro registro de facturas emitidas del asociado, con independencia de que la factura haya sido emitida por la asociación, colegio profesional u otra entidad en nombre del asociado.

 La clave 10 NO se utilizará en las operaciones que supongan:

 - Servicios prestados por la propia asociación, colegio profesional o entidad a sus asociados. Deberán registrarse con la clave 01 (salvo que corresponda otra clave específica).

 - Refacturación por la asociación, colegio profesional o entidad de los servicios prestados por sus asociados a clientes. En este caso el asociado deberá emitir factura por los servicios prestados a la asociación, colegio o entidad y ésta emitirá factura en nombre propio al cliente. Ambas facturas se registrarán con la clave 01 (salvo que corresponda otra clave específica) en el Libro registro del asociado y de la asociación, colegio o entidad respectivamente.

 Ejemplo: Un colegio profesional cobra el 11 de enero de 202X 12.100 euros correspondiente a un servicio prestado por uno de sus colegiados, documentado el servicio en la siguiente factura emitida por el colegio en nombre del colegiado:

 Factura número 1/202X-A

 Fecha de emisión: 2 de enero de 202X

 Base imponible: 10.000 euros

 Tipo: 21%

 Cuota: 2.100 euros

 El documento justificativo del pago presenta la numeración: 5/202X

 Registro por el Colegio en el LRFE:

 Número factura: 5/202X

Fecha expedición factura: 11-01-202X

 Datos contraparte: NIF y nombre del colegiado

 Importe total: 12.100 euros

 Clave 10

 Operación no sujeta

 Registro por el colegiado en el LRFE:

 Número factura: 1/202X-A

 Fecha expedición factura: 02-01-202X

 Datos contraparte: NIF y nombre del cliente a quien se presta el servicio

 Importe total: 12.100 euros

 Clave 01

 Operación sujeta y no exenta

 Base imponible: 10.000 euros

 Tipo: 21%

 Cuota repercutida: 12.100 euros 

La nueva clave 17, en vigor desde 1 de julio de 2021, se utilizará para registrar las facturas que documenten operaciones sujetas al IVA español o al de otro Estado miembro, por las que el obligado a su registro se haya acogido a alguno de los regímenes especiales previstos en el Capítulo XI del Título IX de la LIVA:

• Régimen exterior de la Unión.
• Régimen de la Unión.
• Régimen de importación (IOSS).

Ejemplo 1: La entidad “A” establecida en el territorio español de aplicación del Impuesto (TAI) se acoge con efectos 1 de julio de 2021 al régimen de la Unión (Estado miembro de identificación: España). El 20 de julio realiza una venta a un particular situado en Francia al que envía los bienes desde el TAI. El tipo general aplicable en Francia es del 20%. El precio de venta de los bienes es de 200 euros, IVA francés excluido. 

La venta realizada por “A” tributará en Francia al tipo del 20% (sus ventas a particulares de otros Estamos miembros superan los 10.000 euros). 

“A” habrá emitido factura por la venta realizada y habrá ingresado el IVA francés a través del régimen de la Unión (modelo 369). 

El registro en el SII de la factura emitida, se realizará de acuerdo con la FAQ 3.4 utilizando la clave de régimen especial 17 y consignado 200 en el campo no sujeta por reglas de localización del bloque no sujeta. 

En caso de emitir factura completa, se desglosará por tipo de operación señalando que se trata de una entrega de bienes. 

Si se emite factura simplificada, el desglose será a nivel de factura.

Ejemplo 2: El empresario del ejemplo 1 vende el 25 de julio bienes a un consumidor final situado en la Península. Importe de la venta 1.000 euros IVA al tipo general excluido. 

En este caso la venta realizada por “A” tributará en España. Esta venta, al no ser susceptible de declararse a través del régimen de la Unión se ingresará a través del modelo 303. 

En este caso no se utilizará la clave 17 para registrar en el SII la factura emitida por “A” y deberá cumplimentarse el Bloque sujeta/no exenta informando tipo, base y cuota.

Ejemplo 3: El empresario del ejemplo 1 vende el 30 de julio bienes importados de China a un consumidor final situado en la Península. Importe de la venta 100 euros, IVA al tipo general excluido. “A” está acogido al régimen de importación desde 1 de julio de 2021. 

En este caso la venta realizada por “A” tributará en España. a través del régimen de importación (modelo 369). 

El registro en el SII de la factura emitida, se realizará utilizando la clave de régimen especial 17  y deberá cumplimentarse el Bloque sujeta/no exenta informando tipo, base y cuota. 

Por la importación, “A” deberá registrar el DUA o el H7 en la forma prevista en la Faq 4.5.