1.5.2. Fomento de la prestación de servicios personalizados por medios telemáticos: incremento del uso de la Sede electrónica
Registro electrónico
Al registro electrónico de la Agencia Tributaria se accede a través de la Sede electrónica mediante los trámites incluidos en cada uno de los procedimientos.
No obstante, para facilitar el acceso al registro cuando se haya producido una previa notificación de la Agencia Tributaria se ha previsto un acceso directo dentro de los trámites destacados de la Sede electrónica, ya sea utilizando certificado o DNI electrónico junto con el número de certificado o comunicación de la notificación recibida, o bien el código seguro de verificación (CSV), que se encuentra en la notificación previamente recibida, sin necesidad de utilizar certificado electrónico.
Esto redunda en un beneficio para el ciudadano quien puede presentar la documentación sin necesidad de desplazarse hasta las oficinas de la Agencia, simplemente aportando el CSV del documento recibido de la Agencia Tributaria. Las presentaciones de este tipo han crecido mucho en 2013, pasando de 41.000 en 2012 a 163.000 en 2013, aunque aún sea mayoritaria la presentación de documentación con certificado. Así, en 2013, se han realizado 2,2 millones de asientos registrales por el registro electrónico con certificado electrónico.
Identificación, autenticación y firma electrónica
Con carácter general, la realización de trámites en la Sede electrónica exige utilizar alguno de los sistemas de firma electrónica previstos en la normativa vigente, con la finalidad de garantizar la identidad del firmante y la integridad de los documentos firmados. Para ciertos trámites, sobre todo los realizados por determinados colectivos, es obligatorio la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada (certificado electrónico o DNI electrónico).
No obstante, la normativa también establece un principio general de proporcionalidad, de tal manera que solo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones. Así, no se exige firma electrónica avanzada para determinados trámites o actuaciones en los que concurran circunstancias que hacen aconsejable la admisión de otros sistemas de identificación electrónica, tales como el Código Seguro de Verificación (CSV), el servicio o el número de referencia (RENØ) o el servicio de impresión a través de formularios o programas de ayuda disponibles en la Sede electrónica. Desde el 1 de enero de 2014 también se puede utilizar el PIN24H.
Estos sistemas de firma electrónica no avanzada permiten extender el uso de la administración electrónica y, por lo tanto, facilitan el acceso de los contribuyentes a los servicios prestados en la Sede electrónica, contribuyendo tanto a la reducción de costes de cumplimiento como a la reducción de los plazos de tramitación de los procedimientos.
Hay colectivos como, por ejemplo, Administraciones públicas, grandes empresas o sociedades anónimas y limitadas, que, desde hace tiempo han estado obligados tanto a la presentación telemática de declaraciones como a la utilización de firma electrónica avanzada (certificado o DNI electrónico). En 2013, con la aprobación de la Orden HAP/2194/2013, de 22 de noviembre, se dio un paso más en el camino de reducir al máximo posible la presentación en papel de las autoliquidaciones y declaraciones informativas, ampliando el número de trámites y colectivos que han de utilizar Internet para la presentación de sus declaraciones y autoliquidaciones.
La ampliación del número de contribuyentes que utilizan Internet para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, redunda en una mayor rapidez en la tramitación de los expedientes, con menores costes para la Administración, así como en la reducción de errores; al tiemp que garantiza un menor plazo para la resolución de los procedimientos.
Notificaciones electrónicas
La Agencia Tributaria, que desde hace años ya venía facilitando a los ciudadanos la posibilidad de recibir notificaciones por Internet, impulsó el establecimiento a partir del 1 de enero de 2011 de un sistema de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO) para determinados colectivos de contribuyentes, fundamentalmente empresas, a través de la Dirección Electrónica Habilitada gestionada por Correos (portal www.060.es 
).
La obligatoriedad de recepción de notificaciones electrónicas es efectiva una vez que se ha comunicado la inclusión en el sistema NEO. En 2013 quedaron incluidos en dicho sistema 1.900.000 obligados tributarios, lo que supone, aproximadamente, un 88% del colectivo total. En el citado ejercicio se emitieron 10,1 millones de notificaciones y comunicaciones electrónicas, de las que 9,9 millones correspondieron a titulares obligados a notificación electrónica obligatoria.
En 2013, se ha simplificado el proceso para la suscripción a procedimientos en los que se recibirán notificaciones electrónicas, quedando reducido a dos opciones de suscripción, "IVA no residentes" y "Actuaciones y procedimientos de la Agencia Tributaria", frente a la multitud de opciones anteriores.
Colaboración social, apoderamiento y acuerdos de encomiendas
Con la finalidad de facilitar el uso de la Sede electrónica a todos los contribuyentes, la Agencia ofrece la posibilidad de realizar trámites por Internet por medio de representante, potenciando tanto la figura del colaborador social para la presentación telemática de declaraciones y comunicaciones como la de los Registros de apoderamientos y de sucesiones y representaciones legales de menores e incapacitados.
En concreto, la Agencia Tributaria tiene suscritos más de 4.000 convenios o protocolos de adhesión que autorizan a los colaboradores sociales a presentar declaraciones en representación de terceros. En 2013 se suscriben 33 Convenios y 26 Protocolos de Adhesión. Los principales colaboradores sociales son los profesionales tributarios a través de sus asociaciones y colegios profesionales, aunque también realicen esta labor de acercamiento de la administración electrónica al contribuyente algunas asociaciones empresariales, entidades financieras, Administraciones públicas, etc.
Por otra parte, el Registro de apoderamientos se ha convertido en un instrumento al servicio de los profesionales tributarios, que facilita la acreditación de la representación que, voluntariamente, les otorgan los obligados tributarios para la realización de todo tipo de trámites (que no solo la presentación de declaraciones y recursos).
Respecto de los Acuerdos de encomiendas, cabe destacar la participación de las Oficinas Consulares para la obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF), así como del certificado electrónico para los no residentes, evitando, así, que se tengan que desplazar a nuestro país. Para hacer efectiva esta medida se firmó en 2013 un Acuerdo de Encomienda de Gestión entre la Agencia Estatal de Administración Tributaria y el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, para la solicitud y asignación telemática del Número de Identificación Fiscal de los tipos "L", "M" y "N" en las Oficinas Consulares de España en el Extranjero, y de colaboración entre ambos organismos.
El objetivo global del proyecto es que la persona no residente, disponiendo de una firma electrónica válida y su NIF, pueda declarar y pagar desde su país de origen los impuestos y las tasas que le correspondan en España, accediendo en Internet a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
En una segunda fase se acometerá la obtención del certificado electrónico por las entidades no residentes.
Incremento de las actuaciones administrativas automatizadas
Así, de acuerdo con lo anterior, un acto administrativo automatizado (ya sea de trámite, resolutorio o de mera comunicación), está dictado por una aplicación o sistema informático sin intervención de persona física alguna, pero respetándose, en todo caso, las garantías jurídicas del interesado, ya que previamente se han fijado tanto el órgano competente para programar, mantener, supervisar y controlar el sistema o aplicación, como el órgano o unidad responsable a efectos de impugnación.
Entre las actuaciones administrativas automatizadas implementadas destaca la posibilidad de solicitar y obtener de forma inmediata, por Internet, los certificados de IRPF sin necesidad de disponer de firma electrónica avanzada.