2.II.2 Condició de sistema satisfactori de gestió dels registres comercials i de transporte

L'article 25, apartat 1, lletra a), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant mantinga un sistema de comptabilitat «coherent amb els principis comptables comunament acceptats aplicats en l'Estat membre en el que s'emporta la comptabilitat», que permeta «el control duaner mitjançant auditories» i que mantinga un historial de les dades que facilite «una pista d'auditoria des del moment en què les dades s'introduïxen en els arxius»

En comptabilitat, es denomina pista d'auditoria al procés o pràctica puntual de remetre a la font de cada partida comptable per tal de facilitar el control de la seua exactitud. Una pista d'auditoria completa permetrà rastrejar les activitats d'explotació del sol·licitant al llarg de tot el seu cicle de vida, és a dir, en este cas, l'entrada d'enviaments, mercaderies i productes, la transformació dels mateixos i seu eixida de fàbrica. Per motius de seguretat, moltes empreses i organitzacions exigixen que en els seus sistemes informàtics s'incloga una pista d'auditoria. És important combinar els controles efectuats en el sistema de l'empresa amb els realitzats per raons de protecció i seguretat. Pel que fa a la protecció i la seguretat, és important que, si escau, la informació consignada en este sistema reflectisca el moviment físic dels enviaments, les mercaderies i els productes, i disposar de tal informació ha de formar part de la verificació. També és important que, quan corresponga, la informació inclosa en el sistema de l'empresa reflectisca el flux d'enviaments, mercaderies i productes, així com les mesures adoptades amb vista a garantir la seua protecció i seguretat en les diferents etapes de la cadena de subministrament internacional en la que participe el AEO. Les proves de les operacions han de reflectir estes qüestiones quan es duguen a terme i han de garantir a més que l'empresa seguix en qualsevol moment les rutines previstes. Mitjançant la pista d'auditoria es manté un historial de les dades que permet a l'usuari rastrejar una dada concreta des de seu entrada en el sistema fins seu eixida del mateix

L'article 25, apartat 1, lletra b), de l'AE CAU exigix que els registres que el sol·licitant porte a efectes duaners estiguen «integrats en el seu sistema de comptabilitat» o permeten «la realització de controles creuats de la informació amb el sistema comptable»..

Alguns operadors econòmics utilitzen un programa de Planificació dels Recursos de l'Empresa (PRE) per a estructurar els seus processos empresarials fonamentals. Els registres destinats a fins duaners es poden integrar o vincular electrònicament en este PRE.

No és necessari, especialment en el cas de les pimes, utilitzar un sistema integrat únic, sinó permetre la realització de comprovacions creuades entre els registres duaners i el sistema comptable. Això es pot aconseguir mitjançant un vincle automàtic, una interfície o fins i tot referències creuades en ambdós sistemes o documentació.

L'article 25, apartat 1, lletra c), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant permeta a l'autoritat duanera «l'accés físic als seus sistemes comptables, i, si escau, als seus registres comercials i de transporte».

Vegeu la lletra d) a continuació.

L'article 25, apartat 1, lletra d), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant permeta a l'autoritat duanera «l'accés electrònic als seus sistemes comptables, i, si escau, als seus registres comercials i de transporte» quan tals sistemes o registres s'emporten electrònicament.

L'accés als registres de l'empresa es definix com la possibilitat d'obtindre la informació necessària, independentment del lloc en què es trobe emmagatzemada físicament. La informació necessària comprén els registres de l'empresa, així com unes altres dades pertinents, necessaris per a dur a terme l'auditoria. Pot accedir-se a la informació de diverses formes:

• En suport de paper: es facilita una còpia impresa de la informació sol·licitada. El suport de paper és la solució adequada quan la quantitat d'informació requerida és limitada. Esta situació es pot donar, per exemple, quan es comproven els comptes anuals.

• Mitjançant dispositius portàtils d'emmagatzematge de dades: es facilita còpia de la informació sol·licitada en suport CD-ROM o en un mitjà similar. Esta solució és la més recomanable quan es tracta d'un volum d'informació major i cal recórrer al processament de dades.

• Mitjançant accés en línia: mitjançant el sistema informàtic de l'empresa en cas que es visite el lloc, utilitzant canals electrònics per a l'intercanvi de dades, inclòs Internet.

Independentment de la manera com es facilite la informació, les autoritats duaneres hauran de tindre la possibilitat de procedir a l'examen i l'anàlisi de les dades (és a dir, poder treballar amb les dades). També és important que les dades facilitades sempre estiguen actualitzats.

Pel que fa a esta condició en concret, haurà de tindre's en compte la naturalesa de les pimes. Per exemple, encara que tots els sol·licitants que aspiren a un AEO hagen de demostrar que disposen d'un sistema de registre eficaç que facilite els controles duaners basats en les auditories, la manera en què açò s'aconseguisca pot variar. En el cas d'una empresa sol·licitant de gran tamany, pot que siga necessari comptar amb un sistema de registre electrònic integrat que facilite l'auditoria a les autoritats duaneres, mentre que en el d'una pime, comptar únicament amb un sistema de registre simplificat i en suport de paper pot bastar, si este permet a les duanes efectuar els controles pertinents.

L'article 25, apartat 1, lletra e), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant dispose d'un sistema logístic que identifique «les mercaderies com mercaderies de la Unió o que no pertanyen a la Unió» i indique, si escau, «la seua localització».

Ha d'avaluar-se la manera en què les mercaderies que no són de la Unió o que estan subjectes a control duaner poden distingir-se de les mercaderies de la Unió. De conformitat amb l'article 25, apartat 2, de l'AE CAU, els AEOS no estan supeditats a esta condició. El motiu és que les disposicions en matèria de protecció i seguretat no diferencien entre unes i altres. Tales requisits s'apliquen a totes les mercaderies que entren en el territori duaner de la Unió o l'abandonen, independentment de la seua condició.

Pel que es refereix a a les pimes, el compliment d'esta condició pot considerar-se satisfactori si és possible distingir entre mercaderies de la Unió i mercaderies que no són de la Unió mitjançant un senzill arxive electrònic o registres en paper, sempre que estos es gestionen i protegisquen d'una manera segura.

L'article 25, apartat 1, lletra f), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant tinga «una organització administrativa» que corresponga «al tipus i al tamany de l'empresa »i que siga «adequada per a la gestió del flux de mercaderies», i aplique controles interns que permeten «previndre, detectar i corregir els errors i previndre i detectar les transaccions il·legals o irregulars».

Ha de tindre's en compte que no existix una «norma estàndard» per a l'organització administrativa. El més important que ha de demostrar el sol·licitant és que l'organització administrativa que aplica és adequada, tenint en compte la seu model empresarial, per a la gestió del flux de mercaderies, i que existix un sistema apropiat per al control intern. Per tant, la utilització de «llindars quantitatius», com el número mínim membres de la plantilla, o d'altres, no és adequada.

Malgrat el que s'ha esmentat anteriorment, s'espera que s'establisquen procediments per escrit i instruccions de treball amb descripcions clares dels processos, les competències i la substitució en cas d'absència, i que s'apliquen correctament. En el cas de les xicotetes empreses i les microempreses, estes expectatives es poden complir també mitjançant unes altres mesures apropiades que s'han de demostrar a la AAE.

Els procediments de control intern no només repercutixen en el funcionament quotidià del departament responsable de les operacions cobertes per la legislació duanera, sinó també en tots els servicis que intervenen en la gestió de les activitats relacionades amb la cadena internacional de subministrament en la que participa el sol·licitant. Existixen diversos exemples de control intern, des d'una simple «regla de les dues persones» fins complexes comprovacions electròniques de versemblança.

Qualsevol irregularitat en l'administració que incloga infraccions duaneres pot ser un indicador d'inefectivitat del sistema de control intern. Des d'esta perspectiva, qualsevol infracció duanera sempre s'ha d'analitzar també en relació amb esta condició, a fi d'adoptar mesures per a millorar el sistema de control intern i, d'esta manera, evitar que la infracció es repetisca.

L'article 25, apartat 1, lletra g), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant haja establit, si escau, «procediments satisfactoris per a la gestió de les llicencies i autoritzacions concedides d'acord amb mesures de política comercial o relacionades amb el comerç de productes agrícoles».

Sobre la base de la informació facilitada en el CAU i de qualsevol altra informació a disposició de les autoritats duaneres, és important determinar amb temps si el sol·licitant opera amb mercaderies subjectes a llicencies comercials (p. ex., en el sector tèxtil). Si este és el cas, haurien d'existir rutines i procediments apropiats per a la gestió de llicencies relacionades amb la importació i/o exportació de mercaderies. En cas necessari, l'aplicació pràctica d'estes rutines i procediments ha de verificar-se sobre el terreny.

En el cas del comerç amb mercaderies específiques subjectes a llicencies emeses per unes altres autoritats competents, és aconsellable que les autoritats duaneres consulten amb aquelles i recullen de les mateixes informació de referència sobre el sol·licitant.

En l'article 25, apartat 1, lletra h), de l'AE CAU s'exigix que el sol·licitant dispose de «procediments adequats d'arxive de la documentació i informació de l'empresa i de protecció contra la pèrdua de dades».

Els procediments per a l'arxiu i la recuperació dels registres i la informació del sol·licitant han de sotmetre's a una avaluació que inclourà la determinació del tipus de mitjans i del format de programa en els que s'emmagatzemen les dades, i de si estos es comprimixen o no, i en quina etapa. Si es recorre a un tercer, el règim d'este servici haurà de ser inequívoc, en particular respecte de la freqüència i la ubicació de les còpies de seguretat i la informació arxivada. Un aspecte important d'esta condició està relacionat amb la possible destrucció o pèrdua de la informació pertinent. En este sentit, ha de comprovar-se si existix un pla de seguretat que incloga la descripció de les mesures que hauran d'adoptar-se en cas d'incidents i si tal pla s'actualitza periòdicament. Hauran de comprovar-se també les rutines de creació de còpies de seguretat en cas que els sistemes informàtics deixen de funcionar.

L'article 25, apartat 1, lletra i), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant garantisca que «els empleats pertinents hagen rebut l'orde d'informar a les autoritats duaneres si es descobrixen dificultats de compliment» i «establix procediments per a informar a estes autoritats de tals dificultats».

En cas que es plantegen dificultats de compliment en el terreny duaner, el sol·licitant ha d'aplicar procediments de notificació a les duanes i ha de disposar d'una persona de contacte designada i encarregada d'esta notificació a les autoritats duaneres. Hauran de formular-se instruccions formals dirigides als empleats que intervinguen en la cadena de subministrament, a fi d'evitar possibles dificultats de compliment dels requisits duaners. Totes les dificultats detectades es comunicaran a la persona o persones responsables designades o als seus substituts.

Amb este fi, convé que els detalls de contacte de la persona designada siguen clarament visibles per al personal a càrrec de les mercaderies, així com per al personal a càrrec de la informació corresponent (p. ex. en un tauló o al costat del telèfon).

Per a determinar quina informació ha d'aportar l'operador econòmic, en l'annex 4 d'aquestes Orientacions s'inclou una llesta d'exemples.

L'article 25, apartat 1, lletra j), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant haja establit «mesures apropiades de seguretat per a protegir el seu sistema informàtic de qualsevol intrusió no autoritzada i per a assegurar la seua documentació».

Hauran d'existir procediments per a protegir el sistema informàtic de la intrusió no autoritzada i assegurar les dades disponibles. Pot incloure's en este apartat la manera en què el sol·licitant controla l'accés als sistemes informàtics mitjançant l'ús de claus d'accés, es protegix enfront de la intrusió no autoritzada, per exemple, mitjançant el treball de tallafocs i protecció contra virus, i arxiva i garantix l'emmagatzematge assegurança de la documentació. Aquelles mesures de seguretat no han de cobrir únicament el maquinari que es troba en els locals de l'empresa del sol·licitant, sinó també els dispositius mòbils que permeten accedir a les dades del sol·licitant (p. ex., discos durs xifrats dels ordinadors portàtils, claus d'accés dels telèfons intel·ligents).

Els ordinadors personals s'han de bloquejar automàticament després d'un breu període d'inactivitat. D'altra banda, l'antivirus dels ordinadors s'ha d'actualitzar amb regularitat i s'ha d'instal·lar uns tallafocs. La configuració de l'ordinador s'ha d'administrar de manera centralitzada.

Els servidors se situaran en sales tancades amb clau d'accés controlat i limitat al personal pertinent.

L'article 25, apartat 1, lletra k), de l'AE CAU exigix que el sol·licitant haja establit, si escau, «procediments satisfactoris per a la gestió dels certificats d'importació i exportació vinculats a prohibicions i restriccions, incloses mesures destinades a distingir les mercaderies subjectes a prohibicions o restriccions d'unes altres mercaderies i mesures per a garantir el compliment de tals prohibicions i restriccions».

La gestió de les llicencies d'importació i exportació en relació amb les prohibicions i restriccions s'incloïa anteriorment en el criteri sobre protecció i seguretat, i per tant es limitava a l'estatut de AEOS per a impedir l'ús indegut i l'entrega il·legal de mercaderies sensibles des del punt de vista de la protecció i la seguretat.
Això s'ha de considerar en estretix relació amb l'article 25, apartat 1, lletra g), de l'AE CAU.

Els procediments considerats poden:

• distingir les mercaderies subjectes a requisits de caràcter no fiscal de les altres mercaderies;

• controlar si les operacions es desenvolupen d'acord amb la legislació vigent (diferent de la fiscal);

• estar relacionats amb la manipulació de mercaderies subjectes a embargament;

• estar relacionats amb la tramitació de llicencies;

• estar relacionats amb unes altres mercaderies subjectes a restriccions;

• o estar destinats a identificar possibles mercaderies de doble ús i procediments relacionats amb la seua manipulació.

Respecte d'esta condició, resulta crucial que el personal siga conscient de la importància dels requisits que no revestixen caràcter fiscal, la correcta classificació de les mercaderies i l'actualització de les dades clau. Les empreses que treballen amb les mercaderies esmentades tenen l'obligació de seguir formació amb regularitat o estudiar la seua pròpia legislació en desenvolupament.

D'altra banda, en cas que sorgisquen dubtes en una fase primerenca, és essencial que l'operador econòmic es pose en contacte amb les autoritats nacionals competents en relació amb els requisits d'índole no fiscal. Açò afecta especialment a les empreses de recent creació i als operadors econòmics que estan ampliant la seua cartera.

A l'avaluar esta condició, les duanes han de consultar a unes altres autoritats competents implicades per tal d'obtindre el màxim d'informació possible sobre els processos dels operadors econòmics.