3.III.1. Recollida i anàlisi d'informació
Per a dur a terme una anàlisi de riscos i preparar una auditoria efectiva i eficaç, resulta essencial que la AAE reculla el major volum d'informació pertinent sobre l'operador econòmic. La informació es recull a fi de:
- comprendre millor l'activitat de l'operador econòmic i el seu entorn d'activitat;
- obtindre la millor impressió general possible de l'organització, els processos i els procediments empresarials de l'operador econòmic;
- elaborar el pla d'auditoria d'acord amb els resultats de l'avaluació de riscos;
- preparar l'auditoria (equip òptim per a la seua realització; prioritat, etc.);
- comprovar el compliment dels criteris en la mesura del possible.
La informació que poden recollir les autoritats duaneres de diverses fonts comprén:
- bases de dades internes (p. ex., els procediments duaners aplicats o les declaracions realitzades pel sol·licitant);
- informació interna (resultat de controles i auditories prèvies; unes altres autoritzacions atorgades o revocades i documentació justificativa; revisió de declaracions duaneres presentades amb anterioritat, etc.);
- informació sol·licitada a unes altres autoritats i facilitada per estes;
- informació facilitada per uns altres Estats membres (procediment d'informació i consulta: vegeu la part 4 d'aquestes Orientacions, «Intercanvi d'informació entre Estats membres i amb unes altres autoritats governamentals »);
- informació proporcionada pels propis operadors (p. ex., CAU);
- informació públicament disponible (notícies, Internet, estudis, informes, etc.);
- qualsevol altra informació pertinent, inclosos imatges, fotos, vídeos, plans d'instal·lacions, etc.
Tota la informació recollida ha d'avaluar-se amb deteniment, a fi de determinar la seua precisió i pertinència respecte dels objectius de l'auditoria. Ha de quedar clar que la recollida d'informació és un procés dinàmic i podria succeir que «la informació requerisca més informació». El sol·licitant haurà de ser conscient d'estes circumstàncies i estar disposat a facilitar a les duanes la informació addicional que es requerisca. Fins i tot després del començament de la inspecció, els auditors podran sol·licitar i recollir informació addicional que aporte valor al resultat. Ha de considerar-se també que la informació canvia i que, de vegades, només és vàlida en el moment en el que es recull. Per tant, és important disposar de la informació més recent i actualitzada. Per a garantir que la AAE es mantinga al dia respecte dels esdeveniments que puguen repercutir en el resultat en la fase de sol·licitud i en les labors de seguiment, resulta essencial disposar d'un sistema que determine quan es requerix informació addicional i que comunique tal circumstància al sol·licitant.
La dimensió de l'operador econòmic, la seua especificitat i els casos en els que haja passat per uns altres processos d'acreditació rellevants poden agilitzar el procés en bona mesura.