3.III.3.2. Operadores postals

Una operadora postal presenta les seues peculiaritats específiques i és necessari tindre en compte les seues característiques i els riscos associats a la seua activitat. Com és de suposar, el criteri de solvència acreditada s'avaluarà de la mateixa manera que en el cas dels altres operadors, pel que a continuació ens centrarem en certes qüestiones específiques relatives als altres criteris per a l'obtenció de l'estatut de AEO.

Compliment dels requisits duaners

Una operadora postal presta servicis d'entrega i despatx a un gran nombre de xicotets clients i usuaris de la qual fiabilitat no és fàcil de controlar. Com a conseqüència, poden plantejar-se problemes relacionats amb els drets duaners, així com amb les garanties de seguretat i protecció. Entre els diferents exemples dels àmbits de risc associats a operacions duaneres, cal citar els següents:

• l'elevat nombre d'enviaments «menors», és a dir de baix pes o valor;
• la falta de fiabilitat de les declaracions dels clientes (en bona part, individuals): errors i omissions en les declaracions respecte del valor i descripció errònia de la qualitat del contingut dels enviaments, absència o inadequació dels documents de referència que acompanyen a les declaracions duaneres i, com a conseqüència, dificultats en el compliment dels requisits duaners (falta de certificacions, llicencies, etc.);
• demores en les entregues causades pel transportista;
• risc elevat d'enviaments «extraviats» (perduts).

Per tant, durant el procés d'auditoria de compliment del criteri duaner, a més de prendre en consideració el tamany i el tipus d'operador econòmic, per a avaluar els riscos potencials l'auditor també tindrà en compte el nombre d'infraccions comparat amb el total de transaccions presentades anualment. La gestió del procediment d'inscripció en el registre de declarant amb la dispensa de l'obligació de presentació de les mercaderies i el règim de depòsit duaner són els elements més importants que s'han d'avaluar de manera circumstancial, juntament amb els riscos restants.

Sistemes comptables i logístics

Un dels riscos que han de tindre's en compte consistix en la gestió d'inventari i la comunicació del correu i els paquets no lliurats (quan no haja sigut possible localitzar al destinatari o este no els haja recollit). Quant a este aspecte essencial, és necessari efectuar una avaluació dels costos d'emmagatzematge (i, si escau, de la ulterior destrucció, quan així s'especifique en la normativa) o dels costos associats a la devolució al remitent. Esta qüestió pot influir enormement en la traçabilitat de les operacions duaneres i comptables i repercutir en l'organització logística, així com en la gestió, els costos, la protecció de les existències i la seguretat dels emmagatzemes.

Tal situació operativa requerix la possibilitat de comptar amb un sistema de TI dotat de la seguretat suficient i estructurat d'una manera que garantisca la traçabilitat auditora de totes les operacions duaneres, tant d'exportació com d'importació, a més de la protecció de les dades contingudes en les mateixes.

A l'avaluar l'eficàcia del sistema de control intern, és important comprovar, a més de la segregació de tasques, si hi ha persones encarregades de vetlar pel compliment de les normes relatives als procediments duaners, així com la manera en què els riscos associats es detecten i aborden en la pràctica. En conseqüència, s'haurà d'avaluar la repercussió dels diferents esdeveniments negatius possibles en l'activitat de l'operador i examinar amb deteniment l'efectivitat dels procediments aplicats per a emprendre accions de correcció dels casos d'incompliment.

D'altra banda, també en relació amb el control intern, és important comprovar què bases de dades i procediments d'informació s'utilitzen per a emmagatzemar les dades de clients i enviaments.

Un altre aspecte que ha d'avaluar-se és la gestió del transporte terrestre, sobretot si es tracta d'un operador aeroportuari. En este cas serà necessari avaluar la fiabilitat dels conductors encarregats de recollir els paquets.

Requisits de seguretat

En este context, la contractació de personal s'haurà de sospesar amb cautela. És important tindre en compte el nombre de treballadors ocasionals i la freqüència amb la que es contracten. Tot el majors que siguen el número i la freqüència, més alt serà el risc potencial d'infiltració amb la intenció de dur a terme activitats il·lícites, com la introducció de paquets bomba, drogues, etc.

Per tant, els criteris de selecció adoptats per a la contractació del personal que ha d'assignar-se a operacions especials, com el que està en contacte directe amb mercaderies sensibles de llocs d'emmagatzematge o zones de risc elevat, hauran d'avaluar-se amb deteniment.

Serà necessari també comprovar la freqüència amb la que l'operador s'ocupa de la vigilància del personal, de conformitat amb la legislació. Els contractes amb els empleats també s'hauran d'examinar acuradament.

A tot el personal, independentment del tipus de contracte laboral, ha de garantir-se-li una formació professional adequada, sobretot respecte a la normativa i els procediments duaners. Per a procurar una qualitat elevada en l'aplicació dels procediments de seguretat i protecció, és necessari impartir un nivell de formació adequat, també al personal dedicat a escanejar determinades mercaderies pendents d'envie.

Per a garantir la seguretat de la cadena de subministrament internacional, una operadora postal haurà de:

• elaborar directrius de seguretat i protecció per a informar i formar al personal sobre els riscos associats a les operacions postals;
• disposar d'una organització interna adequada que permeta elevar la freqüència de les inspecciones amb motiu de determinats esdeveniments de risc o arran de la publicació de determinats informes d'intel·ligència;
• formar degudament als inspectors postals assignats a punts de control de seguretat i proporcionar-los informació actualitzada sobre la manera d'identificar enviaments potencialment perillosos, tenint en compte indicadors de risc com:
  • la no indicació del remitent;
  • els destinataris «sensibles» (diplomàtics, institucions polítiques, òrgans financers, comunitats religioses, mitjans de comunicació, etc.);
  • la presència de marques o adhesius encaminades a evitar controles, com: «no exposar a rajos x », «confidencial», «no requerix inspecció postal», «no obrir», etc.;
  • les característiques físiques o químiques macroscòpiques no habituals (p. ex., paquets escalfes, presència d'olors poc habituals, pèrdua o derrame de continguts, descoloració dels paquets, taques de greix, sorolls procedents de l'interior, etc.).

D'altra banda, l'operadora postal ha d'adoptar mesures relatives a la dimensió logística i organitzativa dels espais utilitzats per a l'emmagatzematge dels enviaments, com les que seguixen:

• disposar d'àrees especials en les que puguen realitzar-se controles de seguretat dels enviaments entrants i sortints;
• separar físicament les mercaderies subjectes a control de les que es troben encara pendents d'inspecció;
• exigir als clientes que utilitzen productes de la qual traçabilitat puga garantir-se;
• formular un pla de reacció a fi de detectar, aïllar i neutralitzar les amenaces detectades;
• crear una oficina de contacte en matèria de seguretat dirigida a les duanes, la policia, i les autoritats d'intel·ligència i sanitàries, tenint en compte el tipus de servici prestat i a la seua importància.

En conclusió, donada la dimensió significativa i les característiques especials del servici oferit per les operadores postals, així com la xifra d'operacions, i a fi d'establir procediments fiables en el terreny duaner, logístic, comptable i de la seguretat, resulta essencial que tots els procediments es normalitzen rigorosament, amb protocols de procediment interns detallats que s'emporten a la pràctica efectiva ordinària.