3.III.6.1 Avaluació i gestió del risc de l'operador econòmic
L'organització d'un operador econòmic pot constituir un sistema complex en el que intervenen nombrosos processos interrelacionats. Un AEO ha de centrar-se en els processos, la gestió del risc, els controles interns i les mesures adoptades per a atenuar els riscos. Ha d'incloure's ací una revisió periòdica de tals processos, controles i mesures adoptats per a reduir o atenuar els riscos relacionats amb la circulació internacional de mercaderies.
El control intern és el procés executat per l'operador econòmic a fi de previndre, detectar i abordar els riscos i, així, garantir que tots els processos pertinents siguen adequats. Una organització que no haja adoptat cap sistema de control intern, o de sistema del qual existisquen dades que acrediten un rendiment deficient, es troba, per definició, en situació de risc.
Els sistemes de gestió del risc establixen les directrius que guien l'actuació dels operadors econòmics de qualsevol sector en el terreny de l'avaluació, el control, el seguiment i el tractament dels riscos. Per a un AEO, açò significa que l'operador econòmic ha de disposar clarament en les seues polítiques i estratègies els objectius relatius al compliment de la normativa duanera i a la protecció de la seua part de la cadena de subministrament d'acord amb la seu model empresarial. El sistema de gestió ha de contemplar:
- un cicle continu d'identificació de necessitats i requisits;
- l'avaluació dels millors mitjans per a complir els requisits;
- l'execució d'un procés gestionat per a l'aplicació de les accions directives seleccionades;
- el seguiment de l'acompliment del sistema;
- el manteniment de les dades que acrediten l'aplicació dels processos utilitzats per a assolir els objectius empresarials i la determinació d'oportunitats de millora funcional o empresarial, inclosos els mecanismes de comunicació de deficiències, errors incidentals i possibles errors estructurals.
Totes estes característiques han de considerar-se en el marc del compliment dels requisits legals i normatius que l'organització subscriga o estiga obligada a complir.
Com més conscient siga una organització dels seus processos i dels riscos associats a les seues activitats, major serà la possibilitat que tals processos es gestionen adequadament. En este sentit, una organització ha de tindre estos conceptes com la gestió de riscos, la governança i el control (seguiment, reavaluació, reejecución de procés i procediments de redissenye), i haurà d'adoptar els procediments pertinents per a cobrir els riscos més rellevants i identificar nous riscos.
En l'organització de l'operador econòmic ha d'haver-hi una persona encarregada o, depenent del seu tamany i complexitat, una unitat responsable d'efectuar les avaluacions de riscos i amenaces i de posar en pràctica i avaluar els controles interns i altres mesures. L'avaluació de riscos i amenaces ha de comprendre la totalitat dels riscos que afecten a l'estatut de AEO, tenint en compte el paper de l'operador econòmic en la cadena de subministrament. Entre tals riscos figuren:
- les amenaces per a la seguretat i la protecció d'instal·lacions i mercaderies;
- les amenaces físiques;
- la fiabilitat de la informació relacionada amb les operacions duaneres i la logística de les mercaderies;
- una pista d'auditoria visible i la prevenció i detecció de fraus i errors;
- les clàusules contractuals relatives als socis comercials de la cadena de subministrament.
L'avaluació de riscos i amenaces en relació amb la seguretat i la protecció ha de comprendre la totalitat de les instal·lacions relacionades amb les activitats duaneres de l'operador econòmic.