3.IV.1. Factors que han de considerar-se abans d'adoptar la decisió
La decisió de les autoritats duaneres sobre la possibilitat o impossibilitat de concedir l'estatut de AEO es basa en la informació recollida i analitzada al llarg de les diferents etapes del procés d'autorització, des de la recepció de la sol·licitud presentada fins la culminació plena del procés d'auditoria.
Perquè les autoritats duaneres puguen adoptar la decisió, hauran de tindre's en compte els factors que seguixen:
- Tota la informació prèvia sobre el sol·licitant de la que dispose l'autoritat competent, inclòs el formulari de sol·licitud de l'estatut de AEO, juntament amb el CAU complimentat, així com qualsevol altra informació de referència. Pot que siga necessari tornar a comprovar tal informació i, en alguns casos, actualitzar-la, per a tindre en compte possibles canvis que puguen haver-se produït durant el període comprés entre la data de recepció i admissió de la sol·licitud i les de conclusió del procés d'autorització i publicació de la decisió definitiva.
- Totes les conclusions pertinents que els auditors hagen extret durant el procés d'auditoria. Les autoritats duaneres hauran de preparar i aplicar els mètodes més eficaços de comunicació interna dels resultats de l'auditoria obtinguts per l'equip encarregat de la seua realització a les altres autoritats duaneres competents participants en l'adopció de la decisió. Es recomana prendre en consideració la documentació completa dels controles efectuats, així com un informe d'auditoria o un altre document o mitjà apropiat, com el mecanisme més adequat de realitzar tal comunicació.
- Els resultats de qualsevol altra avaluació de l'organització i els procediments del sol·licitant que s'haja dut a terme per uns altres motius de control.
Al concloure el procés i abans d'adoptar la decisió final, la AAE informarà al sol·licitant, en particular si és probable que les conclusions extretes donen lloc a una resolució negativa. En eixe cas, s'ha de brindar al sol·licitant l'oportunitat d'expressar la seua opinió, respondre a la decisió prevista i aportar informació suplementària amb la intenció d'aconseguir una decisió positiva (article 22, apartat 6, del CAU).
Per a evitar que el dret a ser sentit ocasione retards, els articles 8, apartat 1, i 13, apartat 2, de l'AD CAU definixen un període de trenta dies. S'informarà al sol·licitant de què, si no respon en este termini, es considerarà que renuncia al dret a ser escoltat. Si una persona indica que renuncia al seu dret a ser escoltada, tal renuncia es registrarà i es mantindrà com a prova de què es va brindar al sol·licitant la possibilitat de respondre.
S'informarà al sol·licitant de si les autoritats duaneres decidixen o no alterar la decisió original sobre la base de la informació complementària aportada.