10.2.1.3 Documentación para acreditar la identidad

Cada Autoridad de Certificación -AC- fija la documentación que el solicitante debe presentar para acreditar la identidad. Esta información se publica en el sitio Internet de cada AC.

En el caso de los certificados electrónicos emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la AEAT actúa como Oficina de Registro para la acreditación de la identidad (en ningún caso es emisora del certificado electrónico). Los ciudadanos no residentes en territorio español podrán gestionarlo a través de las Oficinas Consulares de España en el extranjero, sin necesidad de realizar un desplazamiento a España.

Se podrá consultar la documentación que se deberá aportar para los certificados electrónicos emitidos por la FNMT en el siguiente enlace:

Enlace a preguntas frecuentes - acreditación del certificado: documentación a presentar

También puede visitar la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre:

Enlace a Fábrica Nacional de Moneda y Timbre 

Certificados de usuario de persona física:

Para los certificados de usuario de persona física emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el solicitante deberá aportar, además de la solicitud, la tarjeta o documento acreditativo del número de identificación fiscal, atribuido por la Administración española (DNI, NIE, NIE L, NIF K o NIF M).

Ciudadano de nacionalidad española: DNI, pasaporte o carné de conducir.

Ciudadano de la Unión Europea: documento Nacional de Identificación de Extranjero/certificado de ciudadano de la Unión / Documento oficial de concesión del NIF/NIE, donde conste el NIE junto con el pasaporte o documento de identidad del país de origen.

Ciudadano extranjero: tarjeta Roja/Verde/Blanca de Identificación de Extranjeros donde consta el NIE junto con el pasaporte, o documento oficial de concesión del NIF/NIE junto con el pasaporte.

Certificados electrónicos de representante de persona jurídica:

Para los certificados electrónicos de representante de persona jurídica emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el solicitante deberá aportar, además de la solicitud, la siguiente documentación:

A. Documentación relativa a la entidad:

Las sociedades mercantiles y demás personas jurídicas cuya inscripción sea obligatoria en el Registro Mercantil: certificado reciente del Registro Mercantil expedido con plazo no superior a los quince días anteriores a la fecha de solicitud del certificado relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas (será válida, a estos efectos, una nota simple con todas sus hojas selladas por el Registro). El plazo señalado anteriormente comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.

Las Asociaciones, Fundaciones y Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil: certificado reciente del registro público, expedido con fecha no superior a quince días anteriores a la fecha de solicitud del certificado, donde consten inscritas, relativo a su constitución. El citado plazo comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos. 

Las sociedades civiles y demás personas jurídicas: documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.

B. Documentación relativa al representante:

Si el solicitante es administrador o representante legal sujeto a inscripción registral; certificado del correspondiente Registro relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo, siendo válida a estos efectos una nota simple con todas sus hojas selladas por el Registro. Dicho certificado o nota simple deberá haber sido expedido durante los quince días anteriores a la fecha de solicitud del certificado de representante de persona jurídica, plazo que comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.

En el supuesto de representación voluntaria, además de uno de los dos documentos recogidos en el párrafo anterior, será necesario presentar un poder notarial que contenga una cláusula especial para solicitar certificado electrónico de representante de persona jurídica.

El poder de los representantes voluntarios, sólo se entenderá que es suficiente a efectos de la expedición del certificado de representante de Persona jurídica cuando contenga una cláusula especial y expresa de apoderamiento para la obtención del certificado.

La persona física solicitante del certificado, a efectos de su identificación, deberá personarse en cualquier oficina de acreditación, y se acreditará mediante Documento Nacional de Identidad. Podrá prescindirse de la personación si su firma en la solicitud del Certificado Electrónico de representante de persona jurídica ha sido legitimada en presencia notarial.

Certificación electrónica de representante para administradores únicos y solidarios:

La certificación electrónica expedida por la FNMT-RCM de representante para administradores únicos y solidarios vincula a un firmante con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad. El firmante actúa en representación de una persona jurídica en calidad de representante legal con su cargo de administrador único o solidario inscrito en el Registro Mercantil.

La ventaja o facilidad que ofrece esta modalidad de certificados es que si el representante legal, administrador único o solidario, dispone de un certificado de persona física de la FNMT-RCM o un DNIe, se puede obtener el certificado de administrador único o solidario sin tener que personarse en una oficina de registro, identificándose a través de internet (siempre y cuando el certificado de la persona física no provenga de una renovación). En cualquier caso, ya no es necesario ir al registro mercantil para la acreditación de las facultades de representación, reduciendo el número de viajes/trámites que se necesitan para obtener el certificado.

Certificados electrónicos de representante de entidad sin personalidad jurídica:

Para los certificados electrónicos de representante de entidad sin personalidad jurídica emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el solicitante (este certificado solo puede obtenerse con certificado electrónico del administrador único) deberá aportar la siguiente documentación:

A. Documentación relativa a la entidad:

• Las entidades que deban inscribirse en un registro público o especial presentarán, además de la solicitud, el certificado o nota simple acreditativa de su inscripción en el registro, expedido en la fecha de solicitud o en los quince días anteriores. En particular se aportarán los siguientes documentos:

  • Fondos de inversión, fondos de capital-riesgo, fondos de regulación del mercado de títulos hipotecarios, fondos de titulización hipotecaria, fondos de titulización de activos, fondos de garantía de inversiones y fondos de pensiones: certificado de inscripción en el registro correspondiente del Ministerio que ostenta estas competencias o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en el que conste la identificación de la identidad gestora del fondo.

  • Comunidades titulares de montes vecinales en mano común: certificado de inscripción de los estatutos en el registro del Ministerio que ostenta estas competencias o, en su caso, del registro correspondiente de la Comunidad Autónoma.

  • Uniones temporales de empresas acogidas a su régimen fiscal especial: certificado de inscripción en el registro especial de uniones temporales de empresas. No será necesaria la aportación de esta documentación cuando la Agencia Estatal de Administración Tributaria intervenga como autoridad de identificación y registro en la emisión del certificado electrónico.

• Las entidades que no deban estar inscritas en algún registro público o especial presentarán, junto con la solicitud, las escrituras públicas, contratos, estatutos, pactos o cualesquiera otros documentos que puedan acreditar su constitución, vigencia e identificación de los miembros que las integran. 

B. Documentación relativa al representante:

• La representación de la entidad se acreditará mediante los certificados o notas simples de los registros públicos o especiales en los que la entidad deba estar inscrita (siempre que consta la identificación del representante), mediante los documentos notariales que acrediten las facultades de representación del solicitante del certificado, o mediante poder especial otorgado al efecto. Los certificados o notas simples deberán haber sido expedidos en la fecha de solicitud o en los quince días anteriores.

• La representación de la entidad también se podrá justificar con los documentos privados de designación de representante que proceda en cada caso. En particular, podrá acreditarse la representación mediante los siguientes documentos:

  • Documento de designación del representante de la herencia yacente, suscrito por todos los herederos, con expresión del nombre, apellidos y DNI o número de pasaporte del representante, cuando no haya sido designado administrador judicial o albacea con plenas facultades de administración.

  • Copia del Acta de la reunión de la Junta de Propietarios en la que se nombró al Presidente de la Comunidad, tratándose de comunidades en régimen de propiedad horizontal.

  • Documento suscrito por un número de miembros que resulte suficiente conforme a lo previsto en el artículo 398 del Código Civil para representar la mayoría de los intereses de la entidad, tratándose de comunidades de bienes y sociedades civiles sin personalidad jurídica, en el que se designa a la persona que la representa para solicitar el certificado.

Cuando ostente la representación de la entidad sin personalidad jurídica una persona jurídica, el solicitante deberá acreditar sus facultades de administrador o representante legal de la misma, o disponer de un poder especial para la solicitud del certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica gestionada por su representada.