La informació obtinguda en la declaració Intrastat és requerida per les institucions i organismes nacionals i de la Unió Europea, així com per l'associacions empresarials i sectorials i institucions acadèmiques, a fi que dur a terme les anàlisis econòmiques corresponents amb finalitats com ara el foment de l'exportació, prospecció de mercats, càlcul de magnituds macroeconòmiques, desenvolupament de la política comercial, etc. Les dades individuals facilitades en les declaracions estan subjectes a confidencialitat.
Haurà de presentar declaració mensual Intrastat, quan essent subjecte passiu de l'IVA per qualsevol concepte, hagi realitzat operacions que suposin intercanvi de mercaderies (expedició o introducció), des del territori peninsular i Illes Balears, que donin lloc a un moviment físic d'aquestes mercaderies amb un altre Estat membre de la Unió Europa o Irlanda del Nord i el valor de les seves operacions hagi assolit el llindar d'exempció (actualment 400.000 euros). Aquesta obligació s'estableix de forma separada per als fluxos d'introducció i expedició, per la qual cosa podria estar obligat a presentar en un flux però no en l'altre, i independentment de la qualificació jurídica que tingui l'operació realitzada a l'efecte de l'Impost sobre el valor Afegit.
Haurà de presentar una declaració d'expedició quan hagi realitzat operacions que suposin la sortida de mercaderies destinades a uns altres Estats membres de la Unió Europea o a Irlanda del Nord i en el seu conjunt hagin assolit el valor de 400.000 euros l'any natural anterior o, en cas que no haguessin assolit aquesta quantia, quan des de l'inici de l’any actual assoleixin aquest valor.
Haurà de presentar una declaració d'introducció quan hagi realitzat operacions que suposin l'entrada de mercaderies procedents d'uns altres Estats membres de la Unió Europea o d'Irlanda del Nord i en el seu conjunt hagin assolit el valor de 400.000 euros l'any natural anterior o, en cas que no haguessin assolit aquesta quantia, quan des de l'inici de l’any actual assoleixin aquest valor.
Si està obligat a presentar declaració i no realitza operacions en un mes determinat, haurà de presentar una declaració sense operacions referides a aquest mes.