Obligació de conservar les factures

Els empresaris i professionals han de conservar, durant el termini previst en la Llei general tributària, els següents documents:

• Les factures rebudes.

• Les còpies o matrius de les factures expedides conforme a l'article 2.1 i 2 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

• Els justificants comptables a què es refereix el número 4t de l'apartat un de l'article 97 de la Llei de l'impost.

• Els rebuts justificatius del reintegrament de la compensació del règim especial de l'agricultura, ramaderia i pesca, tant l'original d'aquell, per part del seu expedidor, com la còpia, per part del titular de l'explotació.

• Els documents acreditatius del pagament de l'Impost a la Importació.

Aquesta obligació també incumbeix als empresaris o professionals acollits als règims especials de l'IVA, així com als qui sense tenir la condició d'empresaris o professionals, siguin subjectes passius de l'impost, encara que en aquest cas només assolirà als justificants comptables que se citen en el guió tercer i a les factures rebudes.

Aquests documents s'han de conservar de manera que es garanteixi l'accés a ells per part de l'Administració Tributària sense demora, llevat de causa degudament justificada. En particular, aquesta obligació pot complir-se mitjançant la utilització de mitjans electrònics.

La conservació per mitjans electrònics s'ha d'efectuar de manera que s'asseguri la seva llegibilitat en el format original en el que s'hagin rebut o remès, així com, si escau, la de les dades associades i mecanismes de verificació de signatura o altres elements autoritzats que garanteixin l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.

El lloc de conservació dels documents de facturació és indiferent, llevat que s'efectuï fora d'Espanya, cas en què es considerarà que s'ha complert l'obligació, únicament si es realitza a través de mitjans electrònics que garanteixin l'accés en línia, així com la seva càrrega remota i utilització per part de l'Administració Tributària de la documentació així conservada. En aquests casos s'haurà de comunicar amb caràcter previ aquesta circumstància a l'Agència Estatal d'Administració Tributària.