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Practical Handbook VAT 2021

Duty to preserve the invoices

Los empresarios y profesionales deben conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

  • Las facturas recibidas.

  • Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

  • Los justificantes contables a que se refiere el número 4º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto.

  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

  • Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación.

Esta obligación también incumbe a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, así como a quienes sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los justificantes contables que se citan en el guion tercero y a las facturas recibidas.

Dichos documentos se deben conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En particular, esta obligación puede cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

La conservación por medios electrónicos se debe efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

El lugar de conservación de los documentos de facturación es indiferente, salvo que se efectúe fuera de España, en cuyo caso se considerará que se ha cumplido la obligación, únicamente si se realiza a través de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria de la documentación así conservada. En estos casos se deberá comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.