Preguntas frecuentes para Entes Locales

Desde la opción "Gestión de facturas Entidades Locales"es posible realizar el alta de facturas de dos maneras:

• De forma individual pulsando en el menú "Alta de facturas".

  

• De forma masiva desde el menú "Acciones masivas". En dicho menú está disponible "Alta/modificación masiva de facturas". Esta opción permiten importar un fichero CSV que contenga múltiples facturas. Existen plantillas de ejemplo en cada apartado destinado a realizar acciones masivas.

  

  Una vez seleccionada la operación, hay que importar el archivo CSV que contendrá las facturas que se quiere dar de alta y/o modificar, a través del botón "Examinar". Este fichero contendrá una primera fila con el nombre de los campos de las facturas que se van a dar de alta (separados por ";"). El formato que debe cumplir el resto de filas se puede comprobar descargando la plantilla de incorporación masiva de facturas, cuyo enlace con el literal "Descargar plantilla de Alta / modificación masiva de facturas" se encuentra en la parte superior de la página.

Para poder dar de alta una factura, la fecha en que se realice la acción debe cumplir el periodo establecido para ello.

• Del 16 al 27 de septiembre: las Entidades Locales, pertenecientes al régimen obligatorio, darán de alta en la plataforma las facturas pendientes de pago de sus proveedores. Pueden realizar las modificaciones que consideren oportunas sobre las facturas remitidas a la plataforma.

• Del 10 al 21 de octubre: las Entidades Locales, pertenecientes al régimen voluntario, darán de alta en la plataforma las facturas pendientes de pago de sus proveedores. Pueden realizar las modificaciones que consideren oportunas sobre las facturas remitidas a la plataforma.

Se admiten NIF, NIE y códigos dados de alta en el Censo Ampliado de Aduanas.

En el caso de que la factura se corresponda con un proveedor extranjero que no disponga de NIE, contacte con el Centro de Atención a Entes Locales a través del formulario habilitado. Deberá proporcionar, por esa vía, los siguientes datos relacionados con el proveedor:

• País del proveedor. En su defecto, código normalizado de 2 caracteres que identifique el país de procedencia.

• Identificador del proveedor. Número de pasaporte o cualquier otro dato que identifique al proveedor.

• Nombre o razón social del proveedor.

• Dirección o sede social del proveedor. Dato opcional.

• Municipio/estado/ciudad de procedencia del proveedor. Dato opcional.

• Persona física o jurídica. Dato obligatorio.

Los datos proporcionados serán verificados y, en caso de considerarse correctos, se procederá a dar de alta al proveedor.

• Para poder modificar individualmente una factura, hay que acceder al detalle de la factura y hacer clic en la opción "Modificar" situada en la parte superior.

  

  Nota: si no aparece esta opción puede deberse a que no se encuentra en el plazo establecido para la modificación de facturas (desde el 16 de septiembre hasta el 9 de octubre de 2024 para entes locales del régimen obligatorio y entre el 10 y el 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario.). Tampoco es posible modificar una factura si su estado no es "Activa" o si, aun estando activa, su situación es "Aceptación manifestada". No se puede modificar una factura ya aceptada.

• También es posible realizar una modificación masiva desde el menú "Acciones masivas", "Alta/modificación masiva de facturas". Este apartado permite dar de alta nuevas facturas, modificar las ya incorporadas o realizar ambas operaciones al mismo tiempo (altas de nuevas facturas y modificaciones de facturas existentes).

  

  Una vez seleccionada la operación, hay que importar el archivo CSV que contendrá las facturas que se quiere dar de alta y/o modificar, a través del botón "Examinar". Este fichero contendrá una primera fila con el nombre de los campos de las facturas que se van a dar de alta y/o modificar (separados por ";"). El formato que debe cumplir el resto de filas se puede comprobar descargando la plantilla de incorporación masiva de facturas, cuyo enlace con el literal "Descargar plantilla de Alta / modificación masiva de facturas" se encuentra en la parte superior de la página.

• La anulación de facturas de forma individual o masiva (cambio de estado a "Anulada") está disponible desde el 16 de septiembre hasta el 9 de octubre de 2024 para entes locales del régimen obligatorio y entre el 10 y el 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario.

Todos excepto el ID del ente principal.

En primer lugar, las facturas se pueden modificar siempre que la fecha en que se realice la acción cumpla el periodo establecido para ello (desde el 16 de septiembre hasta el 9 de octubre de 2024 para entes locales del régimen obligatorio y entre el 10 y el 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario).

Si aun estando en el plazo establecido, no se permite modificar una factura hay que comprobar si el estado de la factura es "Activa" y su situación es "Pendiente de Aceptación", solo se podrá modificar el estado de una factura si se cumplen estas condiciones. 

No es posible modificar una factura "Anulada" o, estando activa, si su situación es "Aceptación Manifestada".

La aceptación del pago en nombre de un proveedor puede realizarse de dos formas: individual y masiva.

• Para poder aceptar el pago individualmente, hay que acceder al detalle de la factura y hacer clic en la opción "Aceptar el pago en nombre del Proveedor" situado en la parte superior.

  

  Nota: si no aparece esta opción puede deberse a que no se encuentra en el plazo establecido para las aceptaciones de pagos en nombre del Proveedor (del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario), a que la factura esté anulada o a que ya haya sido aceptado el pago por parte del proveedor (situación "Aceptación Manifestada").

• También es posible realizar una aceptación masiva en nombre del proveedor desde el menú "Acciones masivas", "Aceptación masiva de pago en nombre del Proveedor".

  

Una vez seleccionada la operación, hay que importar el archivo CSV que contendrá las facturas que se quiere dar de alta y/o modificar a través del botón "Examinar". Este fichero contendrá una primera fila con el nombre de los campos de las facturas que se van a dar de alta y/o modificar (separados por ";"). El formato que debe cumplir el resto de filas se puede comprobar descargando la plantilla de incorporación masiva de facturas, cuyo enlace con el literal "Descargar plantilla de Aceptación masiva de pago en nombre del Proveedor", se encuentra en la parte superior de la página.

Solo es posible aceptar el pago en nombre del proveedor en unos plazos determinados: del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario.

Si estando en el plazo establecido no es posible aceptar el pago, hay que comprobar si el estado de la factura es "Activa" y su situación es "Pendiente de Aceptación". No es posible aceptar una factura que ya se encuentra en estado "Aceptación Manifestada", cuando ya ha sido aceptado el pago; las EE. LL. solo podrían:

• Anular la factura (cambiar el estado a "Anulada").

• Anular la aceptación previa del proveedor.

• Obtener el resguardo ("Descargar diligencia de constancia para el Proveedor").

Para poder modificar el IBAN es necesario anular previamente la aceptación de pago en nombre del proveedor para poder tener acceso a la opción "Modificar" (la cual no aparece si una factura se encuentra en estado "Aceptación Manifestada").

Nota: hay que tener presente que solo es posible anular la aceptación previa del pago en nombre del proveedor en unos plazos determinados: del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario. Además, dentro de ese plazo solo se podrá anular la aceptación de una factura si su estado es "Activa"y su situación "Aceptación Manifestada".

Una vez realizada la anulación de la aceptación previa del pago, la factura vuelve a pasar a la situación "Pendiente Aceptación". En ese estado es cuando es posible acceder a la modificación de la factura desde la opción "Modificar".

Una vez corregido el IBAN, puesto que la factura se encuentra en estado "Pendiente Aceptación" se debe "Aceptar el pago en nombre del Proveedor" para que la factura vuelva a pasar al estado "Aceptación Manifestada".

Es posible anular la aceptación previa de un pago en nombre del proveedor de dos formas: individual y masiva.

• Para poder anular la aceptación del pago individualmente, hay que acceder al detalle de la factura y hacer clic en la opción "Anular aceptación previa del pago" situado en la parte superior.

  

  Nota: si no aparece esta opción puede deberse a que no se encuentra en el plazo establecido para realizar este trámite (del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario). Además, solo es posible anular la aceptación del pago si su estado es "Activa"y su situación es "Aceptación Manifestada".

• También es posible realizar una modificación masiva desde el menú "Acciones masivas", "Anulación masiva de aceptación previa del proveedor".

  Una vez seleccionada la operación, hay que importar el archivo CSV que contendrá las facturas que se quiere dar de alta y/o modificar a través del botón "Examinar". Este fichero contendrá una primera fila con el nombre de los campos de las facturas que se van a dar de alta y/o modificar (separados por ";"). El formato que debe cumplir el resto de filas se puede comprobar descargando la plantilla de incorporación masiva de facturas, cuyo enlace con el literal "Descargar plantilla de anulación masiva de pago en nombre del proveedor" se encuentra en la parte superior de la página.

En las facturas, se puede anular la aceptación del pago siempre que la fecha en que se realice la acción cumpla el periodo establecido para ello y que el ente local sea un ente habilitado para ello. Además, solo es posible anular la aceptación del pago si su estado es "Activa" y su situación es "Aceptación Manifestada".

Como se indica en los "Avisos" situados en la parte inferior del apartado "Alta / modificación masiva de facturas", los elementos que se importan constarán de una relación de datos compuestos por un máximo de 501 filas.

Sí. Desde el enlace "Descarga de plantillas", situado en la parte superior de la página de consulta de facturas, el usuario puede descargarse las plantillas de las acciones masivas.

Las plantillas de las acciones masivas son:

• Plantilla de alta / modificación masiva de facturas.

• Plantilla de cambio de estado masivo de facturas.

• Plantilla de aceptación masiva de pagos.

• Plantilla anulación masiva de aceptaciones previas de pagos.

Sí, desde el enlace "Cambiar estado" situado en la parte superior del detalle de la factura (al que se accede desde la consulta de facturas) es posible cambiar el estado de una factura a "Anulada" o "Anulada por ya pagada".

No obstante, esta operación solo puede realizarse en el periodo establecido para ello (del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre de 2024 para entes locales del régimen voluntario).