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Descripción del ámbito de aplicación de la normativa, características y requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación.

El Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento VERI*FACTU, tiene como características principales las siguientes:

No alteración material de obligaciones

No altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación, que se seguirán rigiendo por lo establecido en la normativa tributaria, especialmente en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, su Reglamento aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por Real Decreto 1619/2012.Por ello:

• A las operaciones que según la normativa no deban facturarse no les será de aplicación esta regulación, sin perjuicio de que los requisitos puedan ser asumidos voluntariamente por cualquier contribuyente

• Las autorizaciones especiales emitidas en materia de facturación por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria, siguen siendo vigentes.

No obstante, la norma ha introducido una pequeña modificación en las obligaciones de facturación de las personas y entidades que entren en su ámbito subjetivo (arts. 5 y 6 del ROF). Consiste en la incorporación, en las facturas y facturas simplificadas emitidas, de un código QR y, en su caso, una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU.

Objetivos de la regulación

Su objeto es regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Los Registros de facturación

La norma pretende asegurar la estandarización y legibilidad de los registros producidos por los sistemas de facturación, para lo cual se regula tanto el “Registro de facturación de alta” como el “Registro de facturación de anulación”. El contenido de ambos registros, que se detalla en el Reglamento y cuya especificación técnica se encuentra en el Anexo de la OM, está basado en la información obligatoria de facturación (que se menciona en el artículo 6 del ROF) a la que se añaden determinados datos de seguridad, la identidad del Sistema y la fecha y hora de producción del mismo.

Los Registros de facturación no contienen la totalidad de la información de las facturas y, en ningún caso, son facturas electrónicas. La factura misma puede contener información adicional, no recogida en el registro obligatorio, siempre y cuando no se altere el contenido de este último. Igualmente, se permite tanto la emisión de la factura en papel como la emisión de factura electrónica estructurada, sin que una u otra se vean alteradas por la producción obligatoria del “Registro de Facturación de Alta”.

Todos los registros de facturación se estructuran con un formato y un diseño de registro únicos y deben observar una especificación de seguridad consistente en la generación de un código Hash para cuya producción se toman partes del registro de facturación inmediatamente anterior.

Modalidades de cumplimiento

Existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa, la modalidad VERI*FACTU y la modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor (modalidad NO VERI*FACTU). Adicionalmente, para aquellos operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, la Agencia Tributaria pondrá a su disposición en la Sede Electrónica de la AEAT un formulario en el que podrán elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la normativa. Este aplicativo será de tipo VERI*FACTU.

Elementos de seguridad adicionales

Los elementos de seguridad, para aquellos sistemas que no sean de tipo VERI*FACTU, adicionalmente al “Hash” mencionado incluirán la firma electrónica de los registros efectuada por el sistema emisor de los mismos. En relación con todo el sistema, deberán disponer también de un “registro de eventos” del sistema conservado con requisitos de seguridad análogos a los que se aplican a los registros de facturación.

Capacidad de exportar los registros

Todos los sistemas informáticos de facturación producidos y comercializados deberán tener capacidad de exportar y transmitir en línea los registros de facturación. Cuando la modalidad elegida sea NO VERI* FACTU, en caso de que se requieran por parte de la Administración Tributaria dichos registros, los mismos podrán ser directamente enviados a través de un procedimiento simplificado y automatizado.

El QR y las facturas verificables y no verificables

Desde la entrada en vigor para los obligados a emitir facturas (OEF) de la normativa de requisitos SIF, todas las facturas ya sean completas o simplificadas , deberán incorporar un código QR. dicho código, contiene cierta información de la factura y una dirección URL a la sede de la agencia tributaria.

Dependiendo de la modalidad de cumplimiento adoptada, el código QR servirá, bien para validar fiscalmente el contenido de la factura recibida (en la modalidad de sistemas de facturas verificables o VERI*FACTU), bien para comunicar la misma a las autoridades fiscales (en la modalidad de sistemas de facturas no verificables o NO VERI*FACTU).

En orden a obtener la máxima seguridad en el proceso de cotejo, es aconsejable la utilización de la APP de la Agencia Tributaria a estos efectos.

Servicios tributarios

En relación con el Reglamento RRSIF, la AEAT facilitará los siguientes servicios.

1. Aplicativo simplificado de facturación, que estará soportado en la Sede electrónica de la AEAT mediante un formulario, para el cumplimiento de las obligaciones de aquellos pequeños empresarios que, por el escaso número de facturas emitidas, no dispongan de su propio SIF. Dicho aplicativo exige la introducción de la información de las facturas y el sistema devuelve una factura imprimible con QR, además de conservar en la Sede Electrónica el registro de facturación de alta en modalidad VERI*FACTU.

   Son limitaciones del uso de dicho sistema:

   1. Por exigir la completa identificación del cliente, solo admite facturas completas, no siendo utilizable para facturas simplificadas.

   2. No admite facturas con múltiples destinatarios.

2. Listado de la facturación remitida a la Sede Electrónica. En todo momento, los usuarios emisores de las facturas, que hayan utilizado la modalidad VERI*FACTU, podrán acceder al listado de sus registros de facturas emitidas disponibles en Sede Electrónica. Del mismo modo, también podrán acceder al listado de los registros de facturación recibidos cuando el emisor de las facturas hubiera utilizado a su vez la modalidad VERI*FACTU.

   El acceso a dicho listado facilita la confección de las autoliquidaciones, así como la del Libro Registro de Facturas Emitidas.