4.10 Obrigas contables e rexistrais

A Lei establece para os empresarios, calquera que sexa a súa forma, individual ou societaria, a obriga de levar a contabilidade conforme ao previsto no Código de Comercio ou co que se establece nas normas polas que se rexen. O Código de Comercio obriga a levar dous libros contables:

• O libro diario

  En que se anota cronoloxicamente, día a día, o importe de todas as operacións realizadas en desenvolvemento da actividade empresarial. Tamén pode realizarse anotación conxunta dos totais das operacións por períodos non superiores ao mes, o seu detalle rexístrase en libros ou rexistros concordantes.

• O libro de inventarios e contas anuais

  Este libro debe abrirse co balance inicial detallado da empresa (primeiro estado contable), transcribindo cunha periodicidade polo menos trimestral, con sumas e saldos, os balances de comprobación (segundo estado contable). Nel teñen que asentarse anualmente o inventario de peche do exercicio (terceiro estado contable) e as contas anuais (último estado contable).

  O último estado contable, ao peche de cada exercicio contén as contas anuais: balance, conta de perdas e ganancias, estados de cambio no patrimonio neto, estados de fluxo de efectivo e a memoria. As contas anuais son o instrumento contable máis importante para o IS, xa que serven de partida para a configuración de seu BI.

Ademais dos libros de leva obrigatoria poderanse levar de forma voluntaria, os libros e rexistros segundo o sistema contable adoptado, ou a natureza da súa actividade.

Por outra banda, establécese a obriga de levar e legalizar certos “libros societarios ”: libro de actas, libro de accións nominativas nas sociedades anónimas e comanditarias por accións, libro rexistro de socios nas sociedades de responsabilidade limitada.

Legalización dos libros contables : os libros obrigatorios  legalizaranse por Internet con certificado electrónico. Legalízanse no Rexistro Mercantil do domicilio social da entidade nos 4 meses seguintes á data de peche do exercicio contable (30 de abril do ano seguinte para exercicios que coinciden co ano natural).

Conservación dos libros : a Lei Xeral Tributaria (LGT) impón o deber de conservar os libros relativos ao negocio, debidamente ordenados, durante 6 anos, desde o seu último asento, non sendo que unha norma esixa outro prazo. O prazo de conservación aplícase igualmente en caso de cesamento do empresario. En caso de disolución da sociedade, o deber de conservación recae sobre os liquidadores.

Así mesmo, a LGT e o Código de Comercio esixen a conservación da correspondencia, documentación e xustificantes do negocio durante 6 anos, desde o día en que se pechan os libros cos asentos que xustifican.