4.10 Obligacions comptables i registrals

La Llei establix per als empresaris, sigui quin sigui seu forma, individual o societària, l'obligació de portar la comptabilitat conforme al que preveu el Codi de Comerç o amb el que s'estableix en les normes per les quals es regixen. El Codi de Comerç obliga a portar dos llibres comptables:

• El llibre diari

  En el que s'anota cronològicament, dia a dia, l'import de totes les operacions realitzades en desenvolupament de l'activitat empresarial. També pot realitzar-se anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al mes, el seu detall es registra en llibres o registres concordants.

• El llibre d'inventaris i comptes anuals

  Este lliure ha d'obrir-se amb el balanç inicial detallat de l'empresa (primer estat comptable), transcrivint amb una periodicitat com a mínim trimestral, amb sumes i saldos, els balanços de comprovació (segon estat comptable). En ell han d'assentar-se anualment l'inventari de tancament de l'exercici (tercer estat comptable) i els comptes anuals (últim estat comptable).

  L'últim estat comptable, al tancament de cada exercici conté els comptes anuals: balanç, compte de pèrdues i guanys, estats de canvi en el patrimoni net, estats de flux d'efectiu i la memòria. Els comptes anuals són l'intrument comptable més important per al IS, ja que servixen de partida per a la configuració de seu BI.

A més dels llibres de gestió obligatòria es podran portar de forma voluntària, els llibres i registres segons el sistema comptable adoptat, o la naturalesa de la seua activitat.

D'altra banda, s'establix l'obligació de portar i legalitzar certs “llibres societaris ”: lliure d'actes, lliure d'accions nominatives en les societats anònimes i comanditàries per accions, lliure registre de socis en les societats de responsabilitat limitada.

Legalització dels llibres comptables : els llibres obligatoris  es legalitzaran per Internet amb certificat electrònic. Es legalitzen en el Registre Mercantil del domicili social de l'entitat en els 4 mesos següents a la data de tancament de l'exercici comptable (30 d'abril de l'any següent per a exercicis que coincidixen amb l'any natural).

Conservació dels llibres : la Llei general tributària (LGT) imposa el deure de conservar els llibres relatius al negoci, degudament ordenats, durant 6 anys, des del seu últim assentament, fora que una norma exigisca un altre termini. El termini de conservació s'aplica igualment en cas de cessació de l'empresari. En cas de dissolució de la societat, el deure de conservació recau sobre els liquidadors.

Així mateix, la LGT i el Codi de Comerç exigixen la conservació de la correspondència, documentació i justificants del negoci durant 6 anys, des del dia en què es tanquen els llibres amb els assentaments que justifiquen.