Preguntes freqüents per a proveïdors

En el Procediment de Pagament a Proveïdors 2023 s'han establert dos règims diferenciats per a les Entitats Locals: un règim d'aplicació obligatori i un altre de caràcter voluntari. Depenent del règim al que s'ha incorporat una Entitat Local, els terminis poden variar.

• Règim obligatori. El termini per accedir a visualitzar les factures incloses en la plataforma per les Entitats Locals incorporats en aquest règim comença el 22 de març. Des del 22 de març a l'11 d'abril, els proveïdors podran manifestar la seva acceptació per a aquestes factures. Finalitzat aquell termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per aquestes Entitats Locals.

• Règim voluntari. El termini per accedir a visualitzar les factures incloses en la plataforma per les Entitats Locals incorporats en aquest règim comença el 3 de maig. Des del 3 de maig al 12 de maig, els proveïdors podran manifestar la seva acceptació per a aquestes factures. Finalitzat aquell termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per aquestes Entitats Locals.

Si la informació de les factures és correcta, poden donar la seva acceptació (individual o massiva) per al cobrament d'aquestes factures a través de l'ICO. Aquesta acceptació porta implícita la renúncia al cobrament d'interessos, costes judicials i unes altres despeses. I requereix un compte bancari associat a la factura (comptes SEPA i no SÀPIGA) per a la percepció del seu pagament. De la mateixa manera, poden anul·lar l'acceptació d'un pagament.

No, independentment de l'estat, els proveïdors no poden modificar el contingut de les factures.

El proveïdor haurà de contactar amb l'Entitat Local perquè aquesta modifiqui la informació en la plataforma (i no acceptar el pagament de la factura que conté informació errònia).

Únicament es poden executar aquestes accions quan la factura es troba en estat "Activa".

A més, només es poden realitzar dins el termini establert (del 22 de març a l'11 d'abril per a ens locals del règim obligatori i del 3 de maig al 12 de maig per a ens locals del règim voluntari).

La factura ha de tenir l'estat"Activa" i la situació "Pendent d'Acceptació"perquè, com proveïdor, puguis manifestar la teva voluntat d'acceptació.

Has de verificar les dades bancàries (IBAN i/o SWIFT) abans de donar la conformitat al pagament. Si les dades bancàries són incorrectes, pots actualitzar-los abans d'acceptar el pagament.

A més, només es pot realitzar l'acceptació de pagament dins el termini establert (del 22 de març a l'11 d'abril per a ens locals del règim obligatori i del 3 de maig al 12 de maig per a ens locals del règim voluntari).

IMPORTANT: No es pot acceptar un pagament d'una factura sense indicar les dades bancàries.

Perquè puguis anul·lar l'acceptació del pagament de forma individual, en primer lloc, has d'accedir al detall de la factura i després prémer en l'enllaç"Anul·lar acceptació prèvia del pagament" situat a la part superior de la pàgina.

Només podràs anul·lar l'acceptació del pagament d'una factura sobre la qual vas consignar la teva voluntat d'acceptació, si es troba en estat "Activa" i situació "Acceptació Manifestada". Aquesta acció canviarà la situació de la factura al valor "Pendent Acceptació".

Si, des de l'opció"Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" situat dins "Accions Massives". Aquesta opció permet al proveïdor manifestar la seva voluntat d'acceptació d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Descarregar Factures" que apareix en consulta de factures a la part inferior, descàrrega un fitxer CSV delimitat per comes amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de cerca. Aquest fitxer pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar per mitjà de la plantilla d'acceptació massiva de pagament ubicat a "Descarregar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" que apareix en prémer Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures acceptades, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagin pogut gestionar.

Si,  per mitjà de l'opció"Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", situada en el menú "Accions Massives". Aquesta opció permet al proveïdor manifestar la seva voluntat d'anul·lació de l'acceptació prèvia al pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Descarregar Factures" que apareix en consulta de factures, descàrrega un fitxer CSV delimitat per comes amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de cerca. Aquest pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar per mitjà de la plantilla d'anul·lació d'acceptació massiva de pagament ubicat a "Descarregar plantilla d'Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", a la part superior de la pàgina que apareix en prémer Anul·lació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures de la qual acceptació ha estat anul·lada, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagin pogut gestionar.

Les plantilles per realitzar accions massives es troben dins l'apartat de consulta de factures, en el menú superior, prement "Descàrrega de plantilles".

Aquestes plantilles, en format CSV delimitat per comes, faciliten la confecció del fitxer amb la informació corresponent a les factures que es vulguin acceptar massivament o anul·lar de forma massiva acceptacions prèvies de pagaments. Les dues plantilles disponibles són:

• Plantilla d'acceptació massiva de pagaments.

• Plantilla d'anul·lació massiva d'acceptacions prèvies de pagaments.

En el moment d'acceptació del pagament és quan es pot informar o modificar l'IBAN (si aquest ja ve informat per part de l'Entitat Local i fora erroni). Depenent de la quantitat de factures pendents d'acceptar, pot resultar més còmode fer de forma individual o massiva.

A) Per acceptar el pagament de forma individual (i indicar/modificar l'IBAN en el procés), accedeix a "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors". L'aplicació de consulta permet filtrar les cerques. Es recomana que utilitzis l'opció"Netejar" abans de realitzar la primera cerca per evitar que es conservin filtrats no desitjats de cerques anteriors. Una vegada localitzada la (o les) factura (s) accedeix a aquesta (s) prement en l'Aneu factura.

Una vegada dins una factura, cal prémer dalt on posa "Acceptar el pagament":

A continuació, és quan s'ha d'emplenar l'IBAN (o modificar-ho si ja ve informat i no és correcte) a la part inferior de la finestra (1). Després de posar l'IBAN correcte (es recomana revisar-ho bé) cal prémer en "Acceptar pagament" (2).

Amb això quedaria acceptada amb l'IBAN indicat. Si es té més d'una factura "Pendent d'acceptació", cal repetir aquest procés amb cadascuna d'elles.

Una vegada realitzat l'enviament, haurà canviat la seva situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla on es fan les consultes).

B) Per acceptar el pagament de forma massiva (i indicar/modificar l'IBAN en el procés). Si es té una quantitat elevada de factures pendents d'acceptació, es pot procedir de forma massiva. Cal entrar en "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors", "Accions Massives", "Acceptació massiva de factures pel Proveïdor". D'aquesta manera és possible acceptar el pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

A la part superior d'aquella finestra es pot "Descarregar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel proveïdor" (situada a la part superior de la pàgina) per comprovar el format que han de complir les files i com ha d'anar organitzada la informació (que inclou la columna IBAN, que ha d'anar informada i és l'IBAN que quedarà emmagatzemat per realitzar el pagament). Una vegada es tingui el fitxer confeccionat, seleccioneu l'arxiu CSV que conté la informació de les factures pagament del qual vol acceptar.

Nota: a la part inferior d'aquella pantalla té una sèrie d'"Avisos"sobre com ha d'anar la informació a cadascuna de les columnes.

Després d'enviar, apareix un resum amb els resultats sobre quantes factures s'han processat, quantes s'han acceptat i quantes contenen errors (s'informa de quins són).

Una vegada realitzat l'enviament, aquelles que s'hagin processat bé hauran canviat la seva situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla de consultes).