Obligacions comptables i registrals

Llibres obligatoris

La norma mercantil exigeix la gestió dels següents llibres de comptabilitat: 

• Llibre d'inventaris i comptes anuals: s'ha d'obrir amb el balanç inicial detallat de l'empresa. Almenys trimestralment s'han de transcriure, amb sumes i saldos, els balanços de comprovació. S'han de transcriure, també, l'inventari de tancament d'exercici i els comptes anuals.

• Llibre diari: ha de registrar, dia a dia, totes les operacions relatives a l'activitat de l'empresa. Serà vàlida, tanmateix, l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al trimestre, amb la condició que el seu detall aparegui en uns altres llibres o registres concordants, d'acord amb la naturalesa de l'activitat de què es tracti. 

L'article 27 del Codi de Comerç, estableix que els empresaris presentaran els llibres que obligatòriament han de portar al Registre Mercantil del lloc on tinguessin el seu domicili, perquè abans de la seva utilització es posi en el primer foli de cadascun diligència dels que tingués el llibre i, en tots els fulls de cada llibre, el segell del Registre. En els supòsits de canvi de domicili té ple valor la legalització efectuada pel Registre d'origen.

Tanmateix, és vàlida la realització d'assentaments i anotacions per qualsevol procediment idoni sobre fulls que després han de ser enquadernats correlativament per formar els llibres obligatoris, els quals s'han de legalitzar abans que transcorrin els quatre mesos següents a la data de tancament de l'exercici.

Al tancament de l'exercici, l'empresari ha de formular els comptes anuals de la seva empresa, que s'han de redactar amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l'empresa, de conformitat amb les disposicions legals. A aquest efecte, en la comptabilització de les operacions s'ha d'atendre la seva realitat econòmica i no només la seva forma jurídica.

Els Comptes Anuals, regulades en l'article 34 del C. de Comerç, comprendran els següents documents que formen una unitat:

• Balanç, en ell figuraran de forma separada l'actiu, el passiu i el patrimoni net. L'actiu ha d'incloure, amb la deguda separació, l'actiu fix o no corrent i l'actiu circulant o corrent. En el passiu s'han de diferenciar, amb la deguda separació, el passiu no corrent i el passiu circulant o corrent. En el patrimoni net s'han de diferenciar, almenys, els fons propis de la resta de partides que l'integren.

• Compte de pèrdues i guanys, que recollirà el resultat de l'exercici, separant degudament els ingressos i les despeses imputables al mateix, i distingint els resultats d'explotació, de què no ho siguin.

• Estat que reflecteixi els canvis en el patrimoni net de l'exercici, que tindrà dues parts. La primera ha de reflectir exclusivament els ingressos i les despeses generades per l'activitat de l'empresa durant l'exercici, distingint entre els reconeguts en el compte de pèrdues i guanys i els registrats directament en el patrimoni net. La segona ha de contenir tots els moviments que hi hagi hagut en el patrimoni net, inclosos els procedents de transaccions realitzades amb els socis o propietaris de l'empresa quan actuïn com a tals. També s'ha d'informar sobre els ajustos al patrimoni net causats per canvis en criteris comptables i correccions d'errors.

• Estat de fluxos d'efectiu , posarà de manifest, degudament ordenats i agrupats per categories o tipus d'activitats, els cobraments i els pagaments realitzats per l'empresa, per tal d'informar sobre els moviments d'efectiu produïts en l'exercici. 

• Memòria, completarà, ampliarà i comentarà la informació continguda en els altres documents que integren els comptes anuals.

En la Tercera part del Pla General de Comptabilitat aprovada pel Reial Decret 1514/2007, de 16 de novembre, es contenen les normes d'elaboració dels Comptes Anuals.