Preguntes freqüents per a proveïdors

En el Procediment de pagament a Proveïdors 2023 s'han establit dos règims diferenciats per a les Entitats Locals:un règim d'aplicació obligatòria i un altre de caràcter voluntari.Depenent del règim a què s'ha incorporat una Entitat Local, els terminis poden variar.

• Règim obligatori.El termini per a accedir a visualitzar les factures incloses a la plataforma per les Entitats Locals incorporades en este règim comença el 22 de març.Des del 22 de març a l'11 d'abril, els proveïdors podran manifestar la seua acceptació per a estes factures.Finalitzat eixe termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per estes Entitats Locals.

• Règim voluntari.El termini per a accedir a visualitzar les factures incloses a la plataforma per les Entitats Locals incorporades en este règim comença el 3 de maig.Des del 3 de maig al 12 de maig, els proveïdors podran manifestar la seua acceptació per a estes factures.Finalitzat eixe termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per estes Entitats Locals.

Si la informació de les factures és correcta, poden donar la seua acceptació (individual o massiva) per al cobrament d'estes factures a través de l'ICO.Esta acceptació porta implícita la renúncia al cobrament d'interessos, costes judicials i altres despeses.I requerix un compte bancari associat a la factura (comptes SÀPIA i NO SÀPIA) per a la percepció del seu pagament.De la mateixa manera, poden anul·lar l'acceptació d'un pagament.

No, independentment de l'estat, els proveïdors no poden modificar el contingut de les factures.

El proveïdor haurà de contactar amb l'Entitat Local perquè esta modifique la informació a la plataforma (i no acceptar el pagament de la factura que conté informació errònia).

Únicament es poden executar les esmentades accions quan la factura es troba en estat "Activa".

A més, només es poden realitzar dins del termini establit (del 22 de març a l'11 d'abril per a ens locals del règim obligatori i del 3 de maig al 12 de maig per a ens locals del règim voluntari).

La factura ha de tindre l'estat "Activa" i la situació "Pendent d'Acceptació" perquè, com a proveïdor, pugues manifestar la teua voluntat d'acceptació.

Has de verificar les dades bancàries (IBAN i/o SWIFT) abans de donar la conformitat al pagament.Si les dades bancàries són incorrectes, pots actualitzar-los abans d'acceptar el pagament.

A més, només es pot realitzar l'acceptació de pagament dins del termini establit (del 22 de març a l'11 d'abril per a ens locals del règim obligatori i del 3 de maig al 12 de maig per a ens locals del règim voluntari).

IMPORTANT:No es pot acceptar un pagament d'una factura sense indicar les dades bancàries.

Perquè pugues anul·lar l'acceptació del pagament de forma individual, en primer lloc, has d'accedir al detall de la factura i després prémer en l'enllaç "Anular acceptació prèvia del pagament" situat en la part superior de la pàgina.

Només podràs anul·lar l'acceptació del pagament d'una factura sobre la qual vas consignar la teua voluntat d'acceptació, si es troba en estat "Activa" i situació "Acceptació Manifestada".Esta acció canviarà la situació de la factura al valor "Pendent Acceptació".

Si, des de l'opció "Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" situada dins de "Accions Massives".Esta opció permet al proveïdor manifestar la seua voluntat d'acceptació d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Descarregar Factures" que apareix en consulta de factures a la part inferior, descarrega un fitxer CSV delimitat per comes amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de recerca.Este fitxer pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar per mitjà de la plantilla d'acceptació massiva ubicada de pagament en "Descarregar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" que apareix en polsar "Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures acceptades, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagen pogut gestionar.

Si, per mitjà de l'opció "Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", situada al menú "Accions Massives".Esta opció permet al proveïdor manifestar la seua voluntat d'anul·lació de l'acceptació prèvia al pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Descarregar Factures" que apareix en consulta de factures, descarrega un fitxer CSV delimitat per comes amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de recerca.Este pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar per mitjà de la plantilla d'anul·lació d'acceptació massiva ubicada de pagament en "Descarregar plantilla d'Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", en la part superior de la pàgina que apareix en polsar "Anul·lació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures l'acceptació de les quals ha sigut anul·lada, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagen pogut gestionar.

Les plantilles per a realitzar accions massives es troben dins de l'apartat de consulta de factures, al menú superior, prement "Descàrrega de plantilles".

Estes plantilles, en format CSV delimitat per comes, faciliten la confecció del fitxer amb la informació corresponent a les factures que es vulguen acceptar massivament o anul·lar de forma massiva acceptacions prèvies de pagaments.Les dues plantilles disponibles són:

• Plantilla d'acceptació massiva de pagaments.

• Plantilla d'anul·lació massiva d'acceptacions prèvies de pagaments.

En el moment d'acceptació del pagament és quan es pot informar o modificar el IBAN (si este ja ve informat per part de l'Entitat Local i fora erroni). Depenent de la quantitat de factures pendents d'acceptar, pot resultar més còmode fer-ho de forma individual o massiva.

A) Per a acceptar el pagament de forma individual (i indicar/modificar el IBAN en el procés), accedix a "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors". L'aplicació de consulta permet filtrar les recerques. Es recomana que utilitzes l'opció "Netejar"Abans de realitzar la primera recerca per a evitar que es conserven filtrats no desitjats de recerques anteriors. Una vegada localitzada la (o les) factura(s) accedix a esta(s) prement en l'Id factura.

Una vegada dins d'una factura, cal prémer a dalt on posa "Acceptar el pagament":

A continuació, és quan s'ha d'omplir el IBAN (o modificar-lo si ja ve informat i no és correcte) a la part inferior de la finestra (1). Després de posar el IBAN correcte (es recomana revisar-ho bé) cal prémer en "Acceptar pagament" (2).

Amb això quedaria acceptada amb el IBAN indicat. Si es té més d'una factura "Pendent d'acceptació", cal repetir este procés amb cada una d'elles.

Una vegada realitzat l'enviament, haurà canviat la seua situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla on es fan les consultes).

B) Per a acceptar el pagament de forma massiva (i indicar/modificar el IBAN en el procés). Si es té una quantitat elevada de factures pendents d'acceptació, es pot procedir de forma massiva. Cal entrar en "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors", "Accions MassivesAcceptació massiva de factures pel Proveïdor". D'esta manera és possible acceptar el pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per comes, que contindrà la informació de totes elles.

En la part superior d'eixa finestra es pot "Descarregar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel proveïdor" (situada en la part superior de la pàgina) per a comprovar el format que han de complir les files i com ha d'anar organitzada la informació (que inclou la columna IBAN, que ha d'anar informada i és el IBAN que quedarà emmagatzemat per a realitzar el pagament). Una vegada es tinga el fitxer confeccionat, seleccione l'arxiu CSV que conté la informació de les factures el pagament de les quals vol acceptar.

Nota: a la part inferior d'eixa pantalla té una sèrie d'"Avisos" sobre com ha d'anar la informació a cada una de les columnes.

Després d'enviar, apareix un resum amb els resultats sobre quantes factures s'han processat, quantes s'han acceptat i quantes contenen errors (s'informa de quins són).

Una vegada realitzat l'enviament, aquelles que s'hagen processat bé hauran canviat la seua situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla de consultes).