Preguntes freqüents per a proveïdors

En el Procediment de Pagament a Proveïdors 2024 s'han establit dos règims diferenciats per a les Entitats Locals: un règim d'aplicació obligatori i un altre de caràcter voluntari. Depenent del règim al que s'ha incorporat una Entitat Local, els terminis poden variar.

• Règim obligatori. El termini per a accedir a visualitzar les factures incloses en la plataforma per les Entitats Locals incorporades en este règim comença el 30 de setembre. Des del 30 de setembre al 9 d'octubre, els proveïdors podran manifestar la seua acceptació per a estes factures. Finalitzat aquell termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per estes Entitats Locals.

• Règim voluntari. El termini per a accedir a visualitzar les factures incloses en la plataforma per les Entitats Locals incorporades en este règim comença el 22 d'octubre. Des del 22 al 31 d'octubre, els proveïdors podran manifestar la seua acceptació per a estes factures. Finalitzat aquell termini, els proveïdors només poden visualitzar les factures emeses per estes Entitats Locals.

Si la informació de les factures és correcta, poden donar la seua acceptació (individual o massiva) per al cobrament d'estes factures a través de l'ICO. Esta acceptació porta implícita la renuncia al cobrament d'interessos, costes judicials, i unes altres despeses. I requerix un compte bancari associat a la factura (comptes SEPA i no SÀPIA ) per a la percepció del seu pagament. De la mateixa manera, poden anul·lar l'acceptació d'un pagament.

No, independentment de l'estat, els proveïdors no poden modificar el contingut de les factures. El que sí poden és indicar/modificar l'IBAN en el que desitgen que es realitze el pagament de la factura.

Hauran de contactar amb l'Entitat Local perquè esta modifique la informació en la plataforma (i no acceptar el pagament de la factura que conté informació errònia).

Únicament es poden executar estes accions quan la factura es troba en estat "Activa".

A més, només es poden realitzar dins del termini establit (del 30 de setembre al 9 d'octubre per a ens locals del règim obligatori i del 22 al 31 d'octubre per a ens locals del règim voluntari).

La factura ha de tindre l'estat"Activa" i la situació "Pendent d'Acceptació"perquè, com proveïdor, pugues manifestar la teua voluntat d'acceptació.

Has de verificar les dades bancàries (IBAN i/o SWIFT ) abans de donar la conformitat al pagament. Si les dades bancàries són incorrectes, pots actualitzar-los abans d'acceptar el pagament.

A més, només es pot realitzar l'acceptació de pagament dins del termini establit (del 30 de setembre al 9 d'octubre per a ens locals del règim obligatori i del 22 al 31 d'octubre per a ens locals del règim voluntari).

IMPORTANT : No es pot acceptar un pagament d'una factura sense indicar les dades bancàries.

Perquè pugues anul·lar l'acceptació del pagament de forma individual, en primer lloc, has d'accedir al detall de la factura i després polsar en l'enllaç"Anul·lar acceptació prèvia del pagament" situat a la part superior de la pàgina.

Només podràs anul·lar l'acceptació del pagament d'una factura sobre la qual vas consignar la teua voluntat d'acceptació, si es troba en estat "Activa" i situació "Acceptació Manifestada". Esta acció canviarà la situació de la factura al valor "Pendent Acceptació".

Si, des de l'opció"Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" situada dins d'"Accions Massives". Esta opció permet al proveïdor manifestar la seua voluntat d'acceptació d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per menges, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Baixar Factures" que apareix en consulta de factures a la part inferior, descàrrega un fitxer CSV delimitat per menges amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de busca. Este fitxer pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar mitjançant la plantilla d'acceptació massiva de pagament ubicada en "Baixar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor" que apareix al polsar "Acceptació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures acceptades, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagen pogut gestionar.

Si,  mitjançant l'opció"Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", situada en el menú "Accions Massives". Esta opció permet al proveïdor manifestar la seua voluntat d'anul·lació de l'acceptació prèvia al pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per menges, que contindrà la informació de totes elles.

Nota: el botó "Baixar Factures" que apareix en consulta de factures, descàrrega un fitxer CSV delimitat per menges amb el contingut de les factures que es mostren en els resultats de busca. Este pot servir d'orientació a l'hora de confeccionar arxius destinats a accions massives.

El format del fitxer es pot comprovar mitjançant la plantilla d'anul·lació d'acceptació massiva de pagament ubicada en "Baixar plantilla d'Anul·lació massiva de pagament pel proveïdor", a la part superior de la pàgina que apareix al polsar "Anul·lació massiva de pagament pel Proveïdor".

Finalitzada l'operació, es mostrarà un resum de les factures de la qual acceptació ha sigut anul·lada, així com dels errors d'aquelles factures que no s'hagen pogut gestionar.

Les plantilles per a realitzar accions massives es troben dins de l'apartat de consulta de factures, en el menú superior, polsant "Descàrrega de plantilles".

Estes plantilles, en format CSV delimitat per menges, faciliten la confecció del fitxer amb la informació corresponent a les factures que es vulguen acceptar massivament o anul·lar de forma massiva acceptacions prèvies de pagaments. Les dues plantilles disponibles són:

• Plantilla d'acceptació massiva de pagaments.

• Plantilla d'anul·lació massiva d'acceptacions prèvies de pagaments.

En el moment d'acceptació del pagament és quan es pot informar o modificar l'IBAN (si este ja ve informat per part de l'Entitat Local i anara erroni). Depenent de la quantitat de factures pendents d'acceptar, pot resultar més còmode fer-ho de forma individual o massiva.

A) Per a acceptar el pagament de forma individual (i indicar/modificar l'IBAN en el procés), accedix a "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors". L'aplicació de consulta permet filtrar les busques. Es recomana que utilitzes l'opció"Netejar" abans de realitzar la primera busca per a evitar que es conserven filtrats no desitjats de busques anteriors. Una vegada localitzada la (o les) factura (s) accedix a esta (s) polsant en l'Aneu factura.

Una vegada dins d'una factura, cal polsar arriba on posa "Acceptar el pagament":

A continuació, és quan s'ha d'omplir l'IBAN (o modificar-ho si ja ve informat i no és correcte) a la part inferior de la finestra (1). Després de posar l'IBAN correcte (es recomana revisar-ho bé) cal polsar en "Acceptar pagament" (2).

Amb això quedaria acceptada amb l'IBAN indicat. Si es té més d'una factura "Pendent d'acceptació", cal repetir este procés amb cadascuna d'elles.

Una vegada realitzat l'enviament, haurà canviat la seua situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla on es fan les consultes).

B) Per a acceptar el pagament de forma massiva (i indicar/modificar l'IBAN en el procés). Si es té una quantitat elevada de factures pendents d'acceptació, es pot procedir de forma massiva. Cal entrar en "Gestió d'acceptacions de pagament de proveïdors", "Accions Massives", "Acceptació massiva de factures pel Proveïdor". D'esta manera és possible acceptar el pagament d'un conjunt de factures mitjançant un fitxer en format CSV delimitat per menges, que contindrà la informació de totes elles.

A la part superior d'aquella finestra es pot "Baixar plantilla d'Acceptació massiva de pagament pel proveïdor" (situada a la part superior de la pàgina) per a comprovar el format que han de complir les files i com ha d'anar organitzada la informació (que inclou la columna IBAN, que ha d'anar informada i és l'IBAN que quedarà emmagatzemat per a realitzar el pagament). Una vegada es tinga el fitxer confeccionat, seleccione l'arxiu CSV que conté la informació de les factures pagament del qual vol acceptar.

Nota : a la part inferior d'aquella pantalla té una sèrie d'"Avisos"sobre com ha d'anar la informació a cada una de les columnes.

Després d'enviar, apareix un resum amb els resultats sobre quantes factures s'han processat, quantes s'han acceptat i quantes contenen errors (s'informa de quins són).

Una vegada realitzat l'enviament, aquelles que s'hagen processat bé hauran canviat la seua situació a "Acceptació manifestada" (pot comprovar-se des de la pantalla de consultes).