Preguntas frecuentes (FAQ)

El lugar donde se conserven los RF será, en última instancia, una decisión del obligado a expedir factura (OEF) que utiliza el SIF (puede que en función de las circunstancias y de las características que tenga dicho SIF).

En este punto, se debe recordar que los SIF VERI*FACTU (y los OEF que los utilicen) no están obligados a conservar los RF generados, ya que se han remitido a la Agencia Tributaria y, por tanto, obran en poder de esta.

Aclarado este matiz, en principio, el SIF almacenará bajo su control (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 1 los RF que genere (puede que, por limitaciones de almacenamiento, necesite en algún momento que los RF sean exportados y eliminados de él para dejar espacio libre). En cualquier caso, el SIF debe ofrecer un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 8.2.c) del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículo 8 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

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NOTA 1

Los RF generados pueden almacenarse remotamente, incluso “en la nube”, con tal de cumplir con toda la normativa que les sea de aplicación, y, en particular, con lo exigido en el reglamento y en la orden de requisitos de los SIF, especialmente en lo referido a su accesibilidad.

Efectivamente, para que el SIF pueda dejar de conservar “dentro de él” los RF que ha generado, esto solo puede realizarse mediante una operación de exportación ejecutada correctamente y que admita la posibilidad de dejar de conservarlos en él.

Antes de continuar con la respuesta, ha de recordarse que este asunto relacionado con la exportación de los RF generados solo aplica a los sistemas de emisión de facturas no verificables, ya que los SIF VERI*FACTU no están obligados a guardar los RF que generan ni a ofrecer su exportación (aunque podrían hacer voluntariamente ambas cosas), ya que los remiten a la Agencia Tributaria y, por tanto, obran en poder de esta.

Aclarado lo anterior, ha de decirse que, aunque para el SIF es obligatoria la existencia de la funcionalidad de exportación de los RF generados por dicho SIF, no es obligatorio ofrecer la posibilidad de que dicha funcionalidad permita la eliminación de los mismos del SIF, es decir, dejar de conservarlos “dentro” del SIF (bajo su gestión y control). Por lo tanto, este es un aspecto que dependerá de las características del SIF: si no tiene esta opción, estará obligado a conservar dentro de él –bajo su gestión y control– y para siempre todos los RF generados. Por otro lado, aunque tenga disponible dicha opción, dependerá del obligado a expedir factura (OEF) usuario del SIF si la utiliza o no (aunque, en la práctica, podría verse “forzado” a ello por diversas causas, como limitaciones en el rendimiento o en la capacidad del almacenamiento del SIF).  

Por lo tanto, lo más probable es que, en general, los sistemas de emisión de facturas no verificables ofrezcan esta posibilidad de exportación de RF generados que suponga dejar de conservarlos en el SIF.

Los requisitos para el uso de esta opción serán los siguientes:

• Que forme parte del proceso de exportación y solo sea accesible desde dicha funcionalidad.

• Que antes de que sea llevada a cabo se avise claramente al usuario del SIF de lo que implica ejecutar esa opción (dejar de conservar los RF en el SIF, estando ya solo disponibles fuera de él, bajo la responsabilidad del OEF usuario del SIF), dándole la oportunidad de continuar o cancelar el proceso.

• En el caso de que el OEF usuario del SIF acepte continuar, el SIF solo podrá dejar de conservar los RF generados y exportados en dicho proceso cuando este acabe correctamente.

• Además, solo podrá dejar de conservar los RF exportados cuando ello no suponga el incumplimiento por parte del SIF de ningún requisito del reglamento y la orden «de requisitos de los SIF». Por ejemplo, si el método empleado por el SIF para llevar a cabo la obligación de verificar la correcta trazabilidad del último RF generado (antes de poder generar el siguiente RF) es consultar expresamente dicho último registro y el anterior, no podrá dejar de conservar estos dos registros.

• Por último, para evitar la aparición de huecos entre los registros de facturación conservados en el SIF, esta posibilidad de dejar de conservar los RF exportados solo podrá aplicarse a RF consecutivos, empezando siempre por los más antiguos que aún se conserven en el SIF. Es decir, no se podrá ofrecer al OEF usuario del SIF la posibilidad de que “exporte y deje de conservar en el SIF” RF generados si estos no empiezan desde el principio de la cadena de RF que obra en poder del SIF (debiendo ir además seguidos, como si formaran un bloque).

Ez. El proceso de exportación que permita la descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él debe ser una funcionalidad adicional específica (con sus propias características) del SIF, diferente a los procedimientos de copia de seguridad de los que disponga el SIF o la instalación informática en la que este resida.

Se recuerda que la funcionalidad de exportación solo es exigible a los sistemas de emisión de facturas no verificables, es decir, que los SIF VERI*FACTU no están obligados a disponer de ella.

Cada uno tiene su parte de responsabilidad:

• El productor (fabricante) del SIF es responsable de que el SIF genere y guarde o remita los RF en el tiempo y forma exigidos, así como que proporcione acceso rápido, fácil e intuitivo a los mismos mientras se encuentren en dicho SIF, junto con un procedimiento de descarga (exportación) seguro. Por lo tanto, el productor (fabricante) del SIF, que ha firmado una declaración responsable sobre dicho SIF, es responsable de que este cumpla con los requisitos que exige la normativa a este respecto.

• El OEF usuario del SIF es responsable de asegurarse de que conserva durante el plazo previsto para tal fin los RF generados, incluso aunque haya dejado de usar el SIF que los generó. Es por ello muy recomendable –y se considera una buena práctica– que el OEF exporte frecuentemente los RF generados por el SIF y los conserve de forma redundante en un sitio seguro.

En todo caso, se recuerda que la conservación de los RF solo es exigible a los sistemas de emisión de facturas no verificables y a los OEF usuarios de este tipo de SIF. Por lo tanto, los SIF VERI*FACTU y los OEF usuarios de estos no están obligados a conservar los RF generados (aunque pueden hacerlo), ya que los han remitido a la Agencia Tributaria.

Se trata del mismo plazo exigido en el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, para la conservación de las facturas expedidas (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 1).

En la LGT (Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria) hay diversas menciones a plazos (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 2) para varios aspectos, con sus matices y excepciones. Por otro lado, la LIVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido) contempla sus propios plazos (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 3), según el artículo 165 de la LIVA) y el apartado 6.4 del manual de facturación de 2011 (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 4). También se puede encontrar en la pregunta 4 del manual práctico IVA 2023 (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 5) una referencia a plazos de conservación de más de 10 años para ciertas facturas.

Por ello, cabría concluir que el plazo depende de la operación de que se trate y las circunstancias que concurran, pudiendo oscilar entre un mínimo de 4 años a partir del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo que aplique a dicha factura hasta más de 10 años en algunos casos.

Se acompaña esta respuesta de las mencionadas notas 2 a 5 con documentación y ejemplos al respecto.

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NOTA 1:

No se debe confundir la conservación de las facturas exigida por el ROF con la conservación de los RF exigida por el reglamento y la orden «de requisitos de los SIF». Ambos (factura y RF) son productos diferentes y están regulados por distinta normativa.

NOTA 2:

Algunos plazos mencionados en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT):

• Artículo 66: 4 años para ciertos derechos.

• Artículo 66 bis, especialmente su apartado 2, sobre el derecho a comprobar e investigar bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación: 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.

• Artículos 70.2 y 70.3: se mencionan otros plazos, pudiendo ser superiores a 4 años (plazo previsto en la normativa mercantil; plazo de exigencia de sus propias obligaciones formales al que se refiere el apartado anterior, si este último fuese superior; obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente).

• Artículo 115, en el que se recoge que las potestades y funciones de comprobación e investigación pueden exceder los 4 años previstos en el artículo 66 para investigar otros derechos que no hubieran prescrito.

NOTA 3

(Aunque en este caso se refiere a las facturas recibidas, aplica también a las expedidas, según el artículo 165 de la LIVA):

Pregunta

¿Cuál es el plazo durante el cual deben conservarse las facturas recibidas?

Respuesta

Con carácter general, cualquier factura recibida debe conservarse durante el período de prescripción -cuatro años- del impuesto. No obstante, si la factura se refiere a la adquisición de un bien que tenga que ser objeto de regularización, deberá ser conservada durante su período de regularización y los cuatro años siguientes. Si se realizan operaciones que tengan por objeto oro de inversión, las facturas y registros correspondientes a tales operaciones deben mantenerse durante cinco años.

Normativa/Doctrina:

• Artículo 165 Ley 37/1992, de 28 de diciembre de 1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA).

• Artículo 140 Sexies Ley 37/1992, de 28 de diciembre de 1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA).

NOTA 4

Apartado 6.4 del manual de facturación de 2011:

6.4 Plazo de conservación.

Los documentos de facturación deben conservarse durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente periodo de regularización y los cuatro años siguientes.

Por otra parte, los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años. (artículo 140 sexies LIVA).

Manual de facturación.

NOTA 5:

Pregunta 4 del manual práctico IVA 2023, conteniendo un ejemplo referido al artículo 165.Uno de la LIVA, sobre el artículo 107.Cuatro de la LIVA, que trata las regularizaciones:

4.¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la factura de compra de un edificio?

Si se comienza a utilizar el mismo año de la adquisición, debe conservarse durante 14 años: el año de compra, los 9 años siguientes por ser el período de regularización y los 4 siguientes.

Si se comienza a utilizar en años posteriores a la adquisición, debe tenerse en cuenta que el período de regularización comienza el año de utilización y que deben incrementarse los años en que deben conservarse las facturas.

Manual de IVA 2023.

Por accesibilidad debe entenderse el proporcionar acceso rápido, fácil e intuitivo a las funcionalidades exigidas al SIF por el reglamento y la orden, así como a los RF generados por el SIF , bien para consultarlos o para descargarlos de forma segura y fidedigna, independientemente de dónde y cómo se encuentren almacenados y conservados. Todo ello deberá, además, hacerse preservando al mismo tiempo la confidencialidad de otros datos distintos a los exigidos en el reglamento y la orden.

La accesibilidad debe ser garantizada tanto por el SIF (con el matiz hecho de que lo referente a los RF solo aplica cuando los RF se encuentren en él) como por el obligado a expedir factura (OEF) usuario del SIF .

En cuanto a la legibilidad, se refiere a que los RF generados tengan la estructura, contenido y formato exigidos, de forma que, mediante procesos electrónicos automáticos, puedan ser leídos y entendidos.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 8.2.c) del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículo 8 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.