Preguntas frecuentes (FAQ)

La trazabilidad se refiere a que se pueda garantizar (y, en su caso, detectar) que no hay “huecos” o “saltos” en la secuencia de generación de los registros de facturación (RF) correspondientes a las facturas expedidas utilizando un determinado SIF de un obligado tributario (OT), así como que dicha secuencia se corresponde con la de la fecha y hora de generación empleadas. 

Esto se consigue “encadenando” los RF generados por cada SIF del OT, es decir, formando virtualmente una “cadena” debido a que dentro de los datos de cada RF generado figuran ciertos datos (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 1) del RF generado inmediatamente antes (y que, por tanto, permiten identificarlo), actuando a modo de “puntero” hacia él. Si esta cadena se viese alterada de algún modo (ruptura de la secuencia de punteros, fechas y horas no coherentes…), este hecho podría ser detectado.

En definitiva, con la implementación de la trazabilidad se puede saber si se cuenta con todos los RF generados por un SIF de un OT y si estos están en el mismo orden secuencial en que fueron generados.

Por último, mencionar que los sistemas de emisión de facturas no verificables también deben garantizar la trazabilidad de los registros de evento que generen, de una forma equivalente a como lo realizan para los RF.

NOTA 1: los datos que intervienen en el encadenamiento se pueden ver en los correspondientes diseños de registros del anexo de la orden, pero básicamente son la identificación de la factura (emisor, nº de serie y nº de factura, fecha de expedición) a la que hace referencia el RF anterior y “parte” de la huella del RF anterior (actualmente se trata de toda la huella).

Normativa/Doctrina:

• Artículos 8.2.b) del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Artículo 7 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Los registros de facturación (RF) se deben encadenar de forma independiente dentro de cada SIF, y para cada OT (en el caso de que el SIF gestione la facturación de varios OT). Es decir, debe existir una única cadena de RF por cada par de valores distintos de (SIF; OT).

Por lo tanto, la respuesta a esta pregunta dependerá de cómo tenga organizado cada OT su forma de facturar y del número de OT cuya facturación se gestione en cada SIF empleado.

En relación con lo 1º (la organización de la forma de facturar por parte del OT), por ejemplo, si un OT dispone de varios TPV (en uno o diversos centros de venta, o tiendas) que expiden o gestionan la expedición de sus propias facturas de forma independiente a las del resto de TPV, cada TPV se considera que es un SIF, de acuerdo a la definición dada en el reglamento, así que deberá poseer su propia cadena de RF. De esta manera, el OT tendrá tantas cadenas de RF como TPV tenga.

En relación con lo 2º (número de OT gestionados por el SIF), si un SIF permite la gestión de la facturación de varios OT (como puede ser el caso de un SIF utilizado por una gestoría para llevar en él la facturación de varios OT que son clientes de esa gestoría), dicho SIF deberá tener una cadena independiente por cada OT cuya facturación gestione.

La respuesta a esta pregunta se deriva de la definición y explicación dada (ver otras preguntas frecuentes de este apartado) sobre el concepto de trazabilidad, y es que se limita al ámbito del propio SIF (para cada OT, si permite gestionar la facturación de varios OT). Es decir, una vez que el SIF implementa la trazabilidad mediante el completo y correcto encadenamiento –y fechado– de los RF generados (sin olvidar su firma y guardado –por los sistemas de emisión de facturas no verificables– o remisión –por los SIF VERI*FACTU– a la Agencia Tributaria), ya está cumplida y los RF son rastreables.

A partir de ese momento, el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los RF generados por el SIF (ver abajo, al pie de esta respuesta, la NOTA 1), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro en el caso de sistemas de emisión de facturas no verificables.

Por lo tanto, la trazabilidad no se refiere al intercambio de los RF generados por un SIF con otros sistemas informáticos, ni a que esto sea rastreable.

NOTA 1: un ejemplo de esta posibilidad, en la práctica muy frecuente, sería el posible envío posterior de los RF generados por el SIF a otros sistemas informáticos distintos con idea de utilizarlos para fines diversos: contabilidad, gestión de stocks… Tampoco se exigirían requisitos al respecto a estos sistemas informáticos destinatarios (diferentes al SIF) a los que les lleguen los RF generados en otro SIF.

Ez. Un SIF tiene una única cadena de RF (por cada obligado tributario que gestione, en el caso de que gestione varios dentro de él) en la que se encadenan ambos tipos de RF (alta y anulación) indistintamente, en el mismo orden secuencial en el que hayan sido generados.

Efectivamente, forman parte del mecanismo de trazabilidad de los RF, ya que dichos campos deberían ser coherentes con el orden temporal de generación de los RF que conforman la cadena de RF del sistema informático de facturación (SIF). Por lo tanto, esta es una de las cuestiones que el SIF debería garantizar que se hace correctamente.

Además, en el caso de tratarse de sistemas de emisión de facturas no verificables, el SIF también debería ser capaz de detectar e informar de incongruencias encontradas al respecto en los RF generados que se encuentren a su alcance.

Ez. Es práctica habitual por parte de los obligados a expedir facturas (OEF) “cambiar” la numeración de sus facturas con el cambio de año, ya que suelen incluir dicho año dentro de la propia numeración de las facturas. Sin embargo, esto no afecta en nada a la trazabilidad. Son dos cuestiones completamente independientes. La trazabilidad solo exigiría que el RF de la primera factura expedida en el nuevo año fiscal se encadene correctamente con el RF de la última factura expedida en el año anterior, independientemente del número de factura (o de serie) que tengan.

Ez. Cuando en un sistema informático de facturación (SIF), de manera justificada, haya que generar un RF de anulación de una factura expedida indebidamente (en ese SIF o en otro) o un RF de alta de subsanación de ciertos errores detectados en alguna factura expedida (en ese SIF o en otro), estos irán encadenados con el anterior registro de facturación generado por el SIF en el que se está haciendo la operación de anulación o subsanación. Es decir, en cuanto a trazabilidad, a la hora de encadenar estos RF se tratan como un RF más del SIF en el que se realiza la operativa.

Deberá actuar de igual forma que cuando detecta un error en la integridad e inalterabilidad de algún RF (ver en el apartado correspondiente la pregunta frecuente equivalente).

Por último, recordar que solo los sistemas de emisión de facturas no verificables están obligados a poder detectar estos errores en la trazabilidad de los RF y registros de evento generados que estén a su alcance. Ver al respecto, dentro de este mismo apartado, la contestación a una pregunta frecuente con más detalles.

No, los sistemas de emisión de facturas no verificables tienen más obligaciones, al no remitir los registros de facturación (RF) generados a la Agencia Tributaria, por lo que es necesario que refuercen los mecanismos de control al respecto.

Hay que decir que ambos tipos de SIF, sistemas VERI*FACTU y sistemas de emisión de facturas no verificables, tienen las mismas obligaciones en cuanto a implementar y garantizar la trazabilidad mediante el correcto encadenamiento de los RF (y también, por su parte, de los registros de evento en el caso de los sistemas de emisión de facturas no verificables). Sin embargo, a partir de este momento, los SIF VERI*FACTU ya no tienen más obligaciones relacionadas con este requisito.

Por el contrario, los sistemas de emisión de facturas no verificables están también obligados a detectar fallos (y a ofrecer funcionalidades que lo permitan hacer) en el encadenamiento de los RF y de los registros de evento generados que estén a su alcance, avisando cuando se produzca esta circunstancia, además de generar el correspondiente registro de evento.

Por otro lado, los obligados tributarios (OT) usuarios de los sistemas de emisión de facturas no verificables también son responsables de garantizar la precisión de la hora de fechado con un margen máximo de error de un minuto, cosa que no aplica a los OT de los SIF VERI*FACTU.