Preguntas frecuentes (FAQ)

Esta pregunta se refiere a los recursos informáticos necesarios para llevar a cabo dicho cumplimiento y la respuesta se encuentra en el artículo 7 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Se puede resumir en que debería utilizar un sistema informático de facturación (SIF) adaptado al RRSIF, que podría ser:

• SIF existente en el mercado, gratuito o de pago: artículo 7.a). Podría estar instalado en las dependencias de quien expida las facturas (on-premise), en remoto, o bien en la nube (cloud).
• SIF desarrollado internamente por quien expida las facturas: artículo 7.a).
• La aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar: artículo 7.b)

Por último, se recuerda que existe la posibilidad de delegar en un tercero o en el destinatario de la operación la expedición material de las facturas, que deberá realizarse cumpliendo el RRSIF. Existen otras preguntas frecuentes que tratan sobre este aspecto.

Aunque no está mencionado en el RRSIF, debe señalarse que se ha ampliado el plazo de presentación de solicitudes del SEGMENTO III (entre 0 y de 3 empleados) del KIT DIGITAL, hasta el 31/10/2025. Este Programa está financiado con fondos del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia y tiene como objetivo el impulso al «Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025». El importe máximo de ayuda por beneficiario será de dos mil euros (2.000 €). Y entre las soluciones financiables se encuentra la de Gestión de Procesos en la que se encuadran los Sistemas Informáticos de Facturación.

Por otro lado, el Reglamento SIF (aprobado por RD 1007/23) prevé en su artículo 7.b) la creación de una aplicación informática que será desarrollada por la Administración tributaria y que servirá para cumplir con el Reglamento SIF en su modalidad VERI*FACTU. Esta aplicación podría servir también más adelante para facilitar la emisión de facturas electrónicas B2B.

Resumidamente, debe:

• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que está obligado a generar por cada factura expedida, en los términos del RRSIF y de su OM, generando un fichero de alta de factura por cada una de las expedidas. Además, debe imprimirse un código QR en las condiciones específicamente reguladas.
• Tener la capacidad de comunicación con la AEAT para la remisión de los mismos.
• Además, si se tratan datos personales, debe cumplir con las medidas previstas en la legislación en materia de protección de datos para lo cual debe disociar o separar el acceso a la información tributaria de otro tipo de información confidencial, de manera que la Agencia Tributaria pueda acceder a la primera.
• Por último, el SIF deber registrar ciertos eventos que sucedan en el mismo (a menos de que se trate de un SIF funcionando en modo VERI*FACTU).

Los detalles concretos sobre cómo han de implementarse estos requisitos se aclaran en otras preguntas frecuentes.

Normativa/Doctrina:

• Artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
• Artículos 7 y 8 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Sí, pero con ciertas condiciones. En el artículo 7.a) del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se prevé tal posibilidad siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos en el RRSIF por separado para cada uno de los obligados tributarios. Es decir, el sistema deberá comportarse como si fuera un SIF «propio» e independiente para cada OEF.

Esto se traduce en que debe gestionar separadamente los registros de facturación y, en su caso, de evento de cada OEF incluido en el SIF, cumpliendo con los requisitos exigidos en los artículos 7.a) y 8 del RRSIF, con encadenamiento independiente para dichos registros de cada OEF. Asimismo, deberá poder permitir el funcionamiento del SIF en la modalidad «VERI*FACTU» de forma independiente para cada OEF. Adicionalmente, deberá visualizar, claramente y en todo momento, la información identificativa del OEF al que corresponde la operativa que se está realizando en cada instante. Además, en el caso de que efectivamente esté soportando la facturación de más de un OEF, independientemente del estado operativo en que se encuentren, bien sea de alta, de baja o cualquier otro, deberá indicarlo con algún mensaje explicativo que pueda ser consultado de forma rápida, fácil e intuitiva. 

Normativa/Doctrina:

• Artículos 7 y 8 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Artículo 2 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el real decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el artículo 6.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Ez. Cualquier funcionalidad o mecanismo del SIF que permita alterar los registros de facturación una vez generada la factura o el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de los requisitos exigidos por el reglamento.

A estos efectos, se entiende por alteración de los registros de facturación, la ocultación o eliminación de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la ocultación o modificación, total o parcial, de los datos de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la adición de registros de facturación, simulados o falsos, distintos a los originalmente generados y registrados por el sistema informático.

Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos obligatorios registrados deberá ser realizada mediante los procedimientos regulados en el reglamento y su orden ministerial, generando al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados y los corregidos.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 8.2.a) y 8.2.b) del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La limitación viene dada por la operativa de digitación de la información contenida en el formulario. Lo lógico es que dicha aplicación de uso subsidiario se utilice por microempresarios o profesionales con un número limitado de facturas emitidas al año.