Saltar ao contido principal

Preguntas frecuentes (FAQ)

Recompilación de preguntas e respostas en relación aos os Sistemas Informáticos de Facturación e VERI*FACTU

Saltar índice da información

Características e requisitos dos SIF : conservación, accesibilidade e lexibilidade

O lugar onde se conserven os RF será, en última instancia, unha decisión do obrigado a expedir factura (OEF) que utiliza o SIF (pode que en función das circunstancias e das características que teña o devandito SIF).

Neste punto, débese lembrar que os SIF VERI*FACTU (e os OEF que os utilicen) non están obrigados a conservar os RF xerados, xa que se remitiron á Axencia Tributaria e, polo tanto, obran en poder desta .

Aclarado este matiz, en principio, o SIF almacenará baixo o seu control (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 1 os RF que xere (pode que, por limitacións de almacenaxe, necesite nalgún momento que os RF sexan exportados e eliminados del para deixar espazo libre). En calquera caso, o SIF debe ofrecer un procedemento de descarga, emborcado e arquivo seguro dos rexistros de facturación xerada por el, que deberán poder ser exportados a unha almacenaxe externa en formato electrónico lexible.

Normativa/Doutrina:

  • Artigos 8.2.c) do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

  • Artigo 8 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

NOTA 1

Os RF xerados poden almacenarse remotamente, incluso “na nube ”, con tal de cumprir con toda a normativa que lles sexa de aplicación, e, en particular, co esixido no regulamento e na orde de requisitos dos SIF, especialmente no referido á súa accesibilidade.

Efectivamente, para que o SIF poida deixar de conservar “dentro del ”os RF que xerou, isto só pode realizarse mediante unha operación de exportación executada correctamente e que admita a posibilidade de deixar de conservaros nel .

Antes de continuar coa resposta, ten que lembrarse que este asunto relacionado coa exportación dos RF xerado solo aplica aos sistemas de emisión de facturas non verificables, xa que os SIF VERI*FACTU non están obrigados a gardar os RF que xeran nin a ofrecer a súa exportación (aínda que poderían facer voluntariamente ambas as dúas cousas), xa que os remiten á Axencia Tributaria e, polo tanto, obran en poder desta .

Aclarado o anterior, ten que dicirse que, aínda que para o SIF é obrigatoria a existencia da funcionalidade de exportación dos RF xerados polo devandito SIF, non é obrigatorio ofrecer a posibilidade de que a devandita funcionalidade permita a eliminación dos mesmos do SIF, é dicir, deixar de conservaros “dentro do” SIF (baixo a súa xestión e control). Polo tanto, este é un aspecto que dependerá das características do SIF: se non ten esta opción, estará obrigado a conservar dentro del – baixo a súa xestión e control – e para sempre todos os RF xerados. Doutra banda, aínda que teña dispoñible a devandita opción, dependerá do obrigado a expedir factura (OEF) usuario do SIF se a utiliza ou non (aínda que, na práctica, podería verse “forzado” a iso por diversas causas, como limitacións no rendemento ou na capacidade da almacenaxe do SIF).  

Polo tanto, o máis probable é que, en xeral, os sistemas de emisión de facturas non verificables ofrezan esta posibilidade de exportación de RF xerados que supoña deixar de conservaros no SIF.

Os requisitos para o uso desta opción serán os seguintes:

  • Que forme parte do proceso de exportación e só sexa accesible desde a devandita funcionalidade.

  • Que antes de que sexa levada a cabo avísese claramente ao usuario do SIF do que implica executar esa opción (deixar de conservar os RF no SIF, estando xa só dispoñibles fóra del , baixo a responsabilidade do OEF usuario do SIF), dandolle a oportunidade de continuar ou cancelar o proceso.

  • No caso de que o OEF usuario do SIF acepte continuar, o SIF só poderá deixar de conservar os RF xerados e exportados no devandito proceso cando este acabe correctamente.

  • Ademais, só poderá deixar de conservar os RF exportados cando iso non supoña o incumprimento por parte do SIF de ningún requisito do regulamento e a orde «de requisitos dos SIF». Por exemplo, se o método empregado polo SIF para levar a cabo a obriga de verificar a correcta rastreabilidade do último RF xerado (antes de poder xerar o seguinte RF) é consultar expresamente dito último rexistro e o anterior, non poderá deixar de conservar estes dous rexistros.

  • Por último, para evitar a aparición de ocos entre os rexistros de facturación conservada no SIF, esta posibilidade de deixar de conservar os RF exportado solo poderá aplicarse a RF consecutivos, empezando sempre polos máis antigos que aínda se conserven no SIF. É dicir, non se poderá ofrecer ao OEF usuario do SIF a posibilidade de que “exporte e deixe de conservar no SIF” RF xerados se estes non empezan desde o principio da cadea de RF que obra en poder do SIF (debendo ir ademais seguidos, coma se formasen un bloque).

Non. O proceso de exportación que permita a descarga, emborcado e arquivo seguro dos rexistros de facturación xerada por el debe ser unha funcionalidade adicional específica (coas súas propias características) do SIF, diferente aos procedementos de copia de seguridade de que dispoña o SIF ou a instalación informática en que este resida.

Lémbrase que a funcionalidade de exportación só é esixible aos sistemas de emisión de facturas non verificables, é dicir, que os SIF VERI*FACTU non están obrigados a dispor dela .

Cada un ten seu parte de responsabilidade:

  • O produtor (fabricante) do SIF é responsable de que o SIF xere e garde ou remita os RF no tempo e forma esixida, así como que proporcione acceso rápido, fácil e intuitivo aos mesmos mentres se encontren no devandito SIF, canda un procedemento de descarga (exportación) seguro. Polo tanto, o produtor (fabricante) do SIF, que asinou unha declaración responsable sobre o devandito SIF, é responsable de que este cumpra cos requisitos que esixe a normativa a respecto disto.

  • O OEF usuario do SIF é responsable de asegurarse de que conserva durante o prazo previsto para tal fin os RF xerados, incluso aínda que deixase de usar o SIF que os xerou. É por iso moi recomendable – e considérase unha boa práctica – que o OEF exporte frecuentemente os RF xerados polo SIF e consérveos de forma redundante nun sitio seguro.

En todo caso, lémbrase que a conservación dos RF só é esixible aos sistemas de emisión de facturas non verificables e aos OEF usuarios deste tipo de SIF. Polo tanto, os SIF VERI*FACTU e os OEF usuarios destes non están obrigados a conservar os RF xerados (aínda que poden facero), xa que os remitiron á Axencia Tributaria.

Trátase do mesmo prazo esixido no artigo 19.1 do Regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación (ROF), aprobado polo Real decreto 1619/2012, do 30 de novembro, para a conservación das facturas expedidas (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 1 ).

Na LGT (Lei 58/2003, do 17 de decembro, Xeral Tributaria) hai diversas mencións a prazos (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 2 ) para varios aspectos, cos seus matices e excepcións. Doutra banda, a LIVE (Lei 37/1992, do 28 de decembro, do Imposto sobre o Valor Engadido) contempla os seus propios prazos (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 3 ), segundo o artigo 165 da LIVE) e o apartado 6.4 do manual de facturación de 2011 (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 4 ). Tamén se pode encontrar na pregunta 4 do manual práctico IVE 2023 (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 5 ) unha referencia a prazos de conservación de máis de 10 anos para certas facturas.

Por iso, cabrúa concluír que o prazo depende da operación de que se trate e as circunstancias que concorran, podendo oscilar entre un mínimo de 4 anos a partir do prazo de presentación da declaración ou autoliquidación correspondente ao exercicio ou período impositivo que aplique á devandita factura ata máis de 10 anos nalgúns casos.

Acompáñase esta resposta das mencionadas notas 2 a 5 con documentación e exemplos ao respecto.

NOTA 1 :

Non se debe confundir a conservación das facturas esixidas polo ROF coa conservación dos RF esixida polo regulamento e a orde «de requisitos dos SIF». Ambos os dous (factura e RF) son produtos diferentes e están regulados por distinta normativa.

NOTA 2 :

Algúns prazos mencionados na Lei 58/2003, do 17 de decembro, Xeral Tributaria (LGT):

  • Artigo 66: 4 anos para certos dereitos.

  • Artigo 66 bis, especialmente o seu apartado 2, sobre o dereito a comprobar e investigar bases ou cotas compensadas ou pendentes de compensación ou de deducións aplicadas ou pendentes de aplicación: 10 anos contado desde o día seguinte a aquel en que finalice o prazo regulamentario establecido para presentar a declaración ou autoliquidación correspondente ao exercicio ou período impositivo en que se xerou o dereito a compensar as devanditas bases ou cotas ou a aplicar as devanditas deducións.

  • Artigos 70.2 e 70.3: menciónanse outros prazos, podendo ser superiores a 4 anos (prazo previsto na normativa mercantil; prazo de esixencia das súas propias obrigas formais ao que se refire o apartado anterior, se este último fose superior; obriga de xustificar a procedencia dos datos que teñan a súa orixe en operacións realizadas en períodos impositivos prescritos manterase durante o prazo de prescrición do dereito para determinar as débedas tributarias afectadas pola operación correspondente).

  • Artigo 115, en que se recolle que as potestades e funcións de comprobación e investigación poden exceder os 4 anos previstos no artigo 66 para investigar outros dereitos que non prescribisen.

NOTA 3

(Aínda que neste caso se refire ás facturas recibidas, aplica tamén ás expedidas, segundo o artigo 165 da LIVE ):

Pregunta

Cal é o prazo durante o cal deben conservarse as facturas recibidas?

Resposta

Con carácter xeral, calquera factura recibida debe conservarse durante o período de prescrición-catro anos - do imposto. Non obstante, se a factura se refire á adquisición dun ben que teña que ser obxecto de regularización, deberá ser conservada durante o seu período de regularización e os catro anos seguintes. Se se realizan operacións que teñan por obxecto ouro de investimento, as facturas e rexistros correspondentes a tales operacións deben manterse durante cinco anos.

Normativa/Doutrina:

  • Artigo 165 Lei 37/1992, do 28 de decembro de 1992, do Imposto sobre o Valor Engadido (LIVE).

  • Artigo 140 Sexies Lei 37/1992, do 28 de decembro de 1992, do Imposto sobre o Valor Engadido (LIVE).

NOTA 4

Apartado 6.4 do manual de facturación de 2011:

6.4 Prazo de conservación.

Os documentos de facturación deben conservarse durante o prazo previsto na Lei Xeral Tributaria.

Cando as facturas recibidas ou expedidas refíranse a adquisicións polas que se soportasen cotas do Imposto sobre o Valor Engadido cuxa dedución estea sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante o seu correspondente período de regularización e os catro anos seguintes.

Por outra banda, os empresarios ou profesionais que realicen operacións que teñan por obxecto ouro de investimento, deberán conservar as copias das facturas correspondentes ás devanditas operacións durante un período de cinco anos. (artigo 140 sexies LIVE).

Manual de facturación.

NOTA 5 :

Pregunta 4 do manual práctico IVE 2023, contendo un exemplo referido ao artigo 165.Un da LIVE, sobre o artigo 107.Catro da LIVE, que trata as regularizacións:

4.Durante canto tempo debe conservarse a factura de compra dun edificio?

Se se comeza a utilizar o mesmo ano da adquisición, debe conservarse durante 14 anos: o ano de compra, os 9 anos seguintes por ser o período de regularización e os 4 seguintes.

Se se comeza a utilizar en anos posteriores á adquisición, debe terse en conta que o período de regularización comeza o ano de utilización e que deben incrementarse os anos en que deben conservarse as facturas.

Manual de IVE 2023.

Por accesibilidade debe entenderse o proporcionar acceso rápido, fácil e intuitivo ás funcionalidades esixidas ao SIF polo regulamento e a orde, así como aos RF xerados polo SIF , ben para consultaros ou para descargaros de xeito seguro e fidedigna, independentemente de onde e como encóntrense almacenados e conservados. Todo iso deberá, ademais, facerse preservando ao mesmo tempo a confidencialidade doutros datos distintos aos esixidos no regulamento e a orde.

A accesibilidade debe ser garantida tanto polo SIF (co matiz feito de que o referente aos RF só aplica cando os RF encóntrense nel) como polo obrigado a expedir factura (OEF) usuario do SIF .

No referente á lexibilidade, refírese a que os RF xerados teñan a estrutura, contido e formato esixido, de xeito que, mediante procesos electrónicos automáticos, poidan ser lidos e entendidos.

Normativa/Doutrina:

  • Artigos 8.2.c) do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

  • Artigo 8 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.