Preguntas frecuentes (FAQ)

Para o cumprimento das obrigas previstas no Regulamento que regula os requisitos dos sistemas de facturación (RRSIF), aprobado por RD 1007/2023, do 5 de decembro, admítense dúas modalidades: VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables) e sistemas de emisión de facturas non verificables.

Adicionalmente, de acordo co artigo 7.b) do RRSIF aprobado por RD 1007/2023, do 5 de decembro Tamén, a Administración Tributaria, deseñará un aplicativo web de último recurso, que terá a condición de VERI*FACTU e porao a disposición dos empresarios que carezan de SIF , en cuxo caso tamén se cumprirán os requisitos do RRSIF .

Normativa/Doutrina:

• Artigos 7 e 15 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A resposta a esta pregunta encóntrase nos artigos 15 e 16 do Regulamento, onde se mencionan pola súa parte os artigos 7, 8.2 e 14.2.

De forma resumida, a diferenza clave está en que os SIF «VERI*FACTU» remiten en liña – a través dunha conexión a Internet, de maneira continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea e fidedigna – á Axencia Tributaria todos os rexistros de facturación correspondentes ás facturas expedidas polo SIF , mentres que un sistema de emisión de facturas non verificables non remíteos, senón que os almacena obrigandose a garantir a integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade, rastreabilidade e inalterabilidad dos rexistros, sen interpolacións, omisións ou alteracións de que non quede a debida anotación nos sistemas mesmos durante todo o período de prescrición fiscal.

A remisión en liña por parte dos SIF «VERI*FACTU» é unha forma de cumprir co Regulamento que fai innecesaria a implantación – máis complicada e custosa – doutras características de seguridade, a un tempo que exime de responsabilidades de conservación e custodia dos rexistros aos usuarios dos mesmos. Pola súa banda, para cumprir cos requisitos do Regulamento, os sistemas de emisión de facturas non verificables deben incorporar adicionalmente outras medidas de control, entre as que destacan o rexistro de eventos, a sinatura electrónica dos rexistros de facturación e de evento, permitir a posibilidade de exportación dos rexistros de facturación e de eventos, ofrecer a comprobación de varios requisitos (pegada, sinatura, encadeamento …) dos rexistros de facturación e de evento, xestionar alarmas, etc.

Normativa/Doutrina:

• Artigos 7.b), 8.2, 14.2, 15 e 16 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A opción entenderase realizada de forma tácita polo feito de iniciar sistematicamente a remisión de rexistros de facturación á sede electrónica da AEAT . Esta opción prolongarase, polo menos, ata a fin do ano natural en que se producise, de forma efectiva, o primeiro envío voluntario dos rexistros de facturación.

Normativa/Doutrina:

• Artigo 16.5 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

• Artigo 17 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

Unha empresa pódese adherir a VERI*FACTU cando desexe. Unha vez adherida a esta modalidade, deberá permanecer polo menos ata finalizar o ano natural.

Se se inicia o ano como sistema de emisión de facturas non verificables, en calquera momento poderá cambiar a VERI*FACTU debendo permanecer nesta modalidade, como mínimo, ata a fin do ano natural.

Normativa/Doutrina:

• Artigos 15 e 16.5 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

• Artigo 17 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

Non, a obriga de confeccionar os Libros Rexistro de Facturas Emitidas (regulada no artigo 63 do Regulamento do Imposto sobre o Valor Engadido, aprobado polo RD 1624/1992, do 29 de decembro) mánténse, ao tratarse dunha obriga diferente e autónoma da establecida polo Regulamento SIF , que regula a forma en que deben funcionar os sistemas informáticos de facturación na emisión e conservación dos rexistros de facturación de alta ou anulación de facturas.

Tampouco se exonera da presentación de modelos informativos como os mencionados, sen prexuízo da axilización que poida derivarse da asistencia para a confección das mesmas.

Si, os fabricantes de Sistemas Informáticos de Facturación poden ofrecer aplicacións soas VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables), aplicacións “duais” que permitan ao usuario optar por VERI*FACTU e por sistemas de emisión de facturas non verificables, ou inclusas aplicacións “triplos” que permitan o anterior e, se é o caso, utilizaro na modalidade de SII .

Pola contra, non se admite a produción de sistemas que unicamente emiten facturas non verificables xa que o RRSIF aprobado por RD 1007/2023, no seu artigo 8.1 parágrafo segundo, esixe aos sistemas ter a capacidade de remisión.

En calquera caso, a decisión de fabricar e comercializar uns ou outros sistemas corresponde aos mesmos fabricantes en función de necesidades comerciais, xa que a norma non obriga a fabricar sistemas con opción.

Normativa/Doutrina:

• Artigos 8.1, 15 e 16 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

En casos excepcionais como os mencionados, ou outros análogos, ampliaríanse os prazos de remisión ata a restauración da caída ou o restablecemento de servizo. Na Orde Ministerial que desenvolve o Regulamento aprobado polo RD 1007/2023 danse máis detalles de como proceder ao respecto (reenvíos periódicos, marca de “Incidencia” na cabeceira do envío de Rexistros, etc).

Nestes casos de incidencias, non hai establecido un prazo máximo fixo para o envío que deberá reintentarse periodicamente ata que se emende lle incidencia incorporando no envío a "S" no campo “Incidencia”.

Incidencias como a mencionada, que afectan á remisión á AEAT , NON supoñen en ningún caso que deba interromperse a facturación da empresa. Esta deberá continuar con normalidade e os sistemas poderán enviar os rexistros “a posteriori” (reintentando a remisión periodicamente tal como se expón nos parágrafos anteriores). Evidentemente se o corte é de enerxía eléctrica e os sistemas non poden operar, a decisión de seguir operando/facturando corresponderá ao empresario, pero en tal caso a información e facturación deberá recuperarse e remitirse canto antes.

Cada usuario debe ter os seus Sistemas Informáticos de Facturación adaptada á normativa que os regula. Pero iso non significa que deba ter só un único SIF. É lícito dispor de varios SIF, especialmente cando as necesidades empresariais así xustifíqueno (varios centros de negocios non interconectados, varias liñas de produto diferenciado, etc.). Neste caso, os SIF deberán cumprir coa normativa, pero a opción por unha ou outra modalidade non é conxunta para o obrigado a facturar, que poderá ter un SIF na modalidade VERI*FACTU e outro en modalidade sistema de emisión de facturas non verificables. Debe entenderse que cada un deses sistemas NON poderá intercalares operacións na outra modalidade, é dicir, o sistema VERI*FACTU sempre actuará como tal (sempre con envío) e o sistema de emisión de facturas non verificables sempre actuará como tal (sempre con conservación segura dos rexistros).

Debe terse en conta a respecto disto que parte dos beneficios que derivan do uso de solucións de tipo VERI*FACTU non se pode producir para aqueles obrigados tributarios que non teñan TODAS as súas operacións nesta modalidade (por exemplo, servizos de asistencia como a descarga de rexistros, precursor do libro rexistro, menores requirimentos …).

Normativa/Doutrina >:

• Artigos 7, 15 e 16 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

• Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

A modalidade VERI*FACTU non contempla como requisito a sinatura electrónica dos rexistros de facturación a remitir, nin a devandita sinatura constitúe campo obrigatorio da estrutura do rexistro de alta de facturación. Precisamente, unha das vantaxes de utilizar VERI*FACTU é a ausencia desta obriga.

Pola contra, si será obrigatorio no caso de que o envío dos tíckets fose a raíz dun requirimento e / ou no caso de almacenaras no propio SIF (sistema de facturación) ao non facer uso de VERI*FACTU.

Normativa/Doutrina :

• Artigo 16 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A pertenza de todos os módulos sinalados ao mesmo ERP, fan supor a interconexión dos devanditos módulos nun sistema de facturación centralizado (ou polo menos consolidado e controlado de forma central). Nese caso, todos os rexistros deberán ser encadeados no único SIF cun único encadeamento, independentemente da serie ou número que teñan as facturas ás que corresponden.

Non obstante, se se tratase de módulos inconexos ou parcialmente inconexos, por exemplo, porque xeren a lóxica obrigatoria (rexistros de facturación de alta, códigos QR, etc.) de forma descentralizada e sen enlazar en tempo real ou ser controlados polo único ERP (ao que lle remiten os rexistros unha vez ao mes), pode entenderse que son SIF diferentes uns doutros . Neste caso, o encadeamento (e se é o caso, o envío) prodúcese por cada SIF que ten un funcionamento illado dos demais e, polo tanto, non coñece o que realiza outro módulo. Neste caso cada un dos SIF deberá cumprir individualmente os requisitos do RRSIF aprobado por RD 1007/2023, do 5 de decembro.

De entrada, hai que dicir que para os produtores de SIF , os SIF «VERI*FACTU» resultan máis sinxelos de producir que os sistemas de emisión de facturas non verificables, xa que teñen bastantes menos requisitos técnicos e de seguridade que implementar.

No referente á súa utilización por parte do obrigado a expedir facturas, as principais vantaxes de empregar SIF «VERI*FACTU» en lugar de sistemas de emisión de facturas non verificables son as seguintes:

1. Se lles exime da responsabilidade – e, se é o caso, de realizar as propias tarefas – de almacenar e / ou exportar e conservar accesibles e lexibles durante anos os rexistros de facturación e os rexistros de evento. Polo tanto, o seu uso pode resultar máis sinxelo, a un tempo que achega maior tranquilidade no referente ao cumprimento.

2. Derivado do punto anterior, non deberán preocuparse de que lle cheguen requirimentos da Axencia Tributaria para que entreguen posteriormente rexistros de facturación das súas facturas expedidas con SIF «VERI*FACTU», co conseguinte aforro en tempo e custos de todo tipo (de persoal especializado, económico …) vinculados á tramitación necesaria para o cumprimento deste tipo de xestións. Indirectamente iso pode acelerar a tramitación de devolucións fiscais que se soliciten.

3. Non estarán obrigados a asegurar que, en todo momento, o reloxo empregado polo SIF para datar os rexistros de facturación e de evento ten a hora exacta (cunha marxe de erro dun minuto).

4. Mediante os códigos «QR» que se incorporan ás facturas (incluíndo as facturas simplificadas), en que ademais tamén aparecerá a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT ” ou “VERI*FACTU”), os seus clientes poderán comprobar que esas facturas quedaron rexistradas na Axencia Tributaria, o que supón unha garantía de transparencia e calidade no grao de cumprimento tributario. Este aspecto podería ser publicitado e argumentado como un elemento distintivo de “calidade e cumprimento fiscal”.

5. Disporán de servizos electrónicos proporcionados pola Axencia Tributaria que lles faciliten a presentación dos libros rexistros de facturas expedidas, completandoos a partir da información que xa se subministrou ao remitir os rexistros de facturación, así como axudas na confección das autoliquidacións.

Normativa/Doutrina:

• Diversos artigos do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A data de expedición da factura debe coincidir coa de xeración do rexistro de facturación. Ambas as dúas datas, xeralmente deben corresponderse coa data en que se remite o Rexistro de facturación. Non obstante, pódense dar situacións puntuais de non coincidencia, da data de xeración do rexistro coa de envío (por exemplo, incidencia ao remitir que obriga a reintentar máis adiante, cambio de horario do verán/inverno...).

Un maior detalle pode encontrarse nas regras de validación que afecten aos campos do rexistro de facturación e da mensaxe de remisión á AEAT .

Se non se obtén unha resposta tras un envío, débense remitir de novo os rexistros de facturación ata obtera.

Debe recalcarse que estes “envíos” e “respostas” corresponden a comunicacións de máquina a máquina, que son xestionados polos SIF e pola sede electrónica da AEAT , polo tanto, en xeral, son transparentes para os usuarios.

Normativa/Doutrina:

• Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro

Para o envío dos Rexistros de facturación pódese utilizar calquera das vías actuais de identificación admitida pola AEAT , incluíndo a representación, o apoderamento e a colaboración social, facendo uso dun certificado cualificado por parte do terceiro que ostente a condición de representante, apoderado ou colaborador social.

Si, a AEAT ten previsto pór operativo un servizo que permita a descarga da totalidade dos rexistros de facturación emitida por un obrigado tributario e comunicados por medio do sistema VERI*FACTU. Igualmente prévése a descarga dos rexistros emitidos polos provedores dese mesmo obrigado tributario na medida que tamén sexan VERI*FACTU.

Todos os rexistros de facturación que se envíen nun mesmo lote deben corresponder ao mesmo obrigado tributario. No caso de que o mesmo SIF dea servizo a múltiples empresas, o sistema deberá realizar envíos separados.

A forma en que o cliente recibe a factura emitida por un SIF, non ten ningunha diferenza con respecto ás emitidas por outros sistemas; isto é, regúlase polo Regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado por Real decreto 1619/2012. Así, quen recíbea doutros empresarios ou profesionais polas operacións de que sexan destinatarios e que se efectúen en desenvolvemento da citada actividade, así como outras persoas e entidades que non teñan a condición de empresarios ou profesionais están obrigadas a conservaras (Artigos 1, e 19 a 23).  A forma en que se pode expedir e recibir a factura dependerá de que sexa facturación en papel ou electrónica, e neste caso se é estruturada ou non estruturada. O RRSIF non limita as anteriores posibilidades de ningún xeito.

Doutra banda, se a pregunta se refire aos rexistros de facturación (das facturas):

• A AEAT ofrecerá servizos que permitan descargar os rexistros de facturación a quen remitiuos.

• Así mesmo, a AEAT ofrecerá servizos que permitan descargaros ao destinatario (obviamente, só aqueles rexistros de facturación que os seus provedores remitisen á AEAT mediante SIF VERI*FACTU).

• Por último, o receptor da factura poderá cotexar co QR a constancia do rexistro de facturación na sede electrónica da AEAT e, se é o caso, a coincidencia da información remitida polo SIF do provedor

O artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria aplica aos sistemas informáticos utilizados para dar soporte aos procesos contables, de facturación e de xestión, polo que todos eles están obrigados a garantir os 6 requisitos esixidos sobre os rexistros empregados (é dicir, sobre a información e datos que manexa cada un) e, polo tanto, non permitir interpolacións, omisións ou alteracións de que non quede a debida anotación nos sistemas mesmos.

Porén, o devandito mandato é xenérico para todos os aplicativos agás no caso dos Sistemas de Facturación. Para eles se concreta como cumprir con este mandato, o cal se fai mediante o Regulamento que regula os Requisitos dos Sistemas de Facturación (RRSIF) aprobado polo RD 1007/2023, do 5 de decembro, que desenvolve os requisitos que se deben implementar nos sistemas informáticos de facturación para cumprir co artigo 29.2.j) da LGT .

Normativa/Doutrina:

• Artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria Lei 58/2003, do 17 de decembro, introducido por Lei 11/2021, do 9 de xullo.

A inmediatez do envío a VERI*FACTU é parte do sistema de seguridade dos rexistros de facturación, polo que se aplica en todos os casos. Doutra banda, o contraste da operación polo cliente utilizando o código QR, característico dos sistemas VERI*FACTU, só pode realizarse se o envío se produce con inmediatez. Polo tanto, o envío das facturas simplificadas debe producirse nun caso como o mencionado de forma inmediata, respectando os tempos técnicos esixidos polo control de fluxo de información que a Sede Electrónica estableza.

Normativa/Doutrina: 

• Artigos 15 e 16 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.