Preguntas frecuentes (FAQ)

Esta pregunta refírese aos recursos informáticos necesarios para levar a cabo o devandito cumprimento e a resposta encóntrase no artigo 7 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

Pódese resumir en que debería utilizar un sistema informático de facturación (SIF) adaptado ao RRSIF, que podería ser:

• SIF existente no mercado, gratuíto ou de pagamento: artigo 7.a). Podería estar instalado nas dependencias de quen expida as facturas (on-premise), en remoto, ou ben na nube (cloud).
• SIF desenvolvido internamente por quen expida as facturas: artigo 7.a).
• A aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente a Axencia Tributaria na súa sede electrónica, desde que as súas funcionalidades e condicións de uso axústense ás necesidades de quen a vaia a utilizar: artigo 7.b)

Por último, lémbrase que existe a posibilidade de delegar nun terceiro ou no destinatario da operación a expedición material das facturas, que deberá realizarse cumprindo o RRSIF. Existen outras preguntas frecuentes que tratan sobre este aspecto.

Aínda que non está mencionado no RRSIF, debe sinalarse que se ampliou o prazo de presentación de solicitudes do SEGMENTO III (entre 0 e de 3 empregados) do KIT DIXITAL, ata o 31/10/2025. Este Programa está financiado con fondos do Plan de Recuperación Transformación e Resiliencia e ten como obxectivo o impulso ao «Plan de Dixitalización das PEMES 2021-2025». O importe máximo de axuda por beneficiario será de dous mil euros (2000 €). E entre as solucións financiables encóntrase a de Xestión de Procesos en que se encadran os Sistemas Informáticos de Facturación.

Doutra banda, o Regulamento SIF (aprobado por RD 1007/23) prevé no seu artigo 7.b) a creación dunha aplicación informática que será desenvolvida pola Administración tributaria e que servirá para cumprir co Regulamento SIF na súa modalidade VERI*FACTU. Esta aplicación podería servir tamén máis adiante para facilitar a emisión de facturas electrónicas B2B.

Resumidamente, debe:

• Garantir a integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade, rastreabilidade e inalterabilidad dos rexistros de facturación que está obrigado a xerar por cada factura expedida, nos termos do RRSIF e de seu OM, xerando un ficheiro de alta de factura por cada unha das expedidas. Ademais, debe imprimirse un código QR nas condicións especificamente reguladas.
• Ter a capacidade de comunicación coa AEAT para a remisión dos mesmos.
• Ademais, se se tratan datos persoais, debe cumprir coas medidas previstas na lexislación en materia de protección de datos para o cal debe disociar ou separar o acceso á información tributaria doutro tipo de información confidencial, de maneira que a Axencia Tributaria poida acceder á primeira.
• Por último, o SIF deber rexistrar certos eventos que acontezan no mesmo (a menos de que se trate dun SIF funcionando en modo VERI*FACTU).

Os detalles concretos sobre como teñen que implementarse estes requisitos acláranse noutras preguntas frecuentes.

Normativa/Doutrina:

• Artigo 29.2.j) da Lei 58/2003, do 17 de decembro, Xeral Tributaria.
• Artigos 7 e 8 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

Si, pero con certas condicións. No artigo 7.a) do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, prévése tal posibilidade sempre que os rexistros de facturación de cada obrigado tributario encóntrense diferenciados e cúmpranse os requisitos esixidos no RRSIF por separado para cada un dos obrigados tributarios. É dicir, o sistema deberá comportarse coma se fóra un SIF «propio» e independente para cada OEF.

Isto tradúcese en que debe xestionar separadamente os rexistros de facturación e, se é o caso, de evento de cada OEF incluído no SIF, cumprindo cos requisitos esixidos nos artigos 7.a) e 8 do RRSIF, con encadeamento independente para os devanditos rexistros de cada OEF. Así mesmo, deberá poder permitir o funcionamento do SIF na modalidade «VERI*FACTU» de forma independente para cada OEF. Adicionalmente, deberá visualizar, claramente e en todo momento, a información identificativa do OEF ao que corresponde a operativa que se está realizando en cada instante. Ademais, no caso de que efectivamente estea soportando a facturación de máis dun OEF, independentemente do estado operativo en que se encontren, ben sexa de alta, de baixa ou calquera outro, deberá indicaro con algunha mensaxe explicativa que poida ser consultado de forma rápida, fácil e intuitiva. 

Normativa/Doutrina:

• Artigos 7 e 8 do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.
• Artigo 2 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

Non. Calquera funcionalidade ou mecanismo do SIF que permita alterar os rexistros de facturación unha vez xerada a factura ou o rastro das operacións supón un incumprimento dos requisitos esixidos polo regulamento.

Con esta finalidade, enténdese por alteración dos rexistros de facturación, a ocultación ou eliminación de calquera rexistro de facturación orixinalmente xerado e rexistrado polo sistema informático, ou a ocultación ou modificación, total ou parcial, dos datos de calquera rexistro de facturación orixinalmente xerado e rexistrado polo sistema informático, ou a adición de rexistros de facturación, simulados ou falsos, distintos aos orixinalmente xerados e rexistrados polo sistema informático.

Calquera necesidade de corrección ou anulación dos datos obrigatorios rexistrados deberá ser realizada mediante os procedementos regulados no regulamento e a súa orde ministerial, xerando polo menos un rexistro de facturación adicional posterior, de xeito que se conserven inalterables os datos orixinalmente rexistrados e os corrixidos.

Normativa/Doutrina:

• Artigos 8.2.a) e 8.2.b) do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.

A limitación vén dada pola operativa de digitación da información contida no formulario. O lóxico é que a devandita aplicación de uso subsidiaria se utilice por microempresarios ou profesionais cun número limitado de facturas emitidas ao ano.