Preguntas frecuentes (FAQ)

A rastreabilidade refírese a que se poida garantir (e, se é o caso, detectar) que non hai “ocos” ou “saltos” na secuencia de xeración dos rexistros de facturación (RF) correspondentes ás facturas expedidas utilizando un determinado SIF dun obrigado tributario (OT), así como que a devandita secuencia se corresponde coa da data e hora de xeración empregadas. 

Isto conséguese “encadeando” os RF xerados por cada SIF do OT, é dicir, formando virtualmente unha “cadea” debido a que dentro dos datos de cada RF xerado figuran certos datos (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 1 ) do RF xerado inmediatamente antes (e que, polo tanto, permiten identificaro), actuando a modo de “punteiro” cara a el. Se esta cadea se vise alterada dalgún xeito (ruptura da secuencia de punteiros, datas e horas non coherentes …), este feito podería ser detectado.

En definitiva, coa implantación da rastreabilidade pódese saber se se conta con todos os RF xerados por un SIF dun OT e se estes están na mesma orde secuencial en que foron xerados.

Por último, mencionar que os sistemas de emisión de facturas non verificables tamén deben garantir a rastreabilidade dos rexistros de evento que xeren, dunha forma equivalente a como o realizan para os RF.

NOTA 1 : os datos que interveñen no encadeamento pódense ver nos correspondentes deseños de rexistros do anexo da orde, pero basicamente son a identificación da factura (emisor, nº de serie e nº de factura, data de expedición) á que fai referencia o RF anterior e “parte” da pegada do RF anterior (actualmente trátase de toda a pegada).

Normativa/Doutrina:

• Artigos 8.2.b) do regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación (RRSIF), aprobado polo Real decreto 1007/2023, do 5 de decembro.
• Artigo 7 da Orde Ministerial pola que se desenvolven as especificacións técnicas, funcionais e de contido referido no regulamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos rexistros de facturación, aprobado polo real decreto 1007/2023, do 5 de decembro, e no artigo 6.5 do regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, aprobado polo real decreto 1619/2012, do 30 de novembro.

Os rexistros de facturación (RF) débense encadear de forma independente dentro de cada SIF, e para cada OT (no caso de que o SIF xestione a facturación de varios OT). É dicir, debe existir unha única cadea de RF por cada par de valores distintos de (SIF; OT).

Polo tanto, a resposta a esta pregunta dependerá de como teña organizado cada OT a súa forma de facturar e do número de OT cuxa facturación se xestione en cada SIF empregado.

En relación co 1º (a organización da forma de facturar por parte do OT), por exemplo, se un OT dispón de varios TPV (nun ou diversos centros de venda, ou tendas) que expiden ou xestionan a expedición das súas propias facturas de forma independente ás do resto de TPV, cada TPV considérase que é un SIF, de acordo á definición dada no regulamento, así que deberá posuír a súa propia cadea de RF. Desta maneira, o OT terá tantas cadeas de RF como TPV teña.

En relación co 2º (número de OT xestionados polo SIF), se un SIF permite a xestión da facturación de varios OT (como pode ser o caso dun SIF utilizado por unha xestoría para levar nel a facturación de varios OT que son clientes desa xestoría), o devandito SIF deberá ter unha cadea independente por cada OT cuxa facturación xestione.

A resposta a esta pregunta derívase da definición e explicación dada (ver outras preguntas frecuentes deste apartado) sobre o concepto de rastreabilidade, e é que se limita ao ámbito do propio SIF (para cada OT, se permite xestionar a facturación de varios OT). É dicir, unha vez que o SIF implementa a rastreabilidade mediante o completo e correcto encadeamento – e datado – dos RF xerados (sen esquecer a súa sinatura e gardado – polos sistemas de emisión de facturas non verificables – ou remisión – polos SIF VERI*FACTU– á Axencia Tributaria), xa está cumprida e os RF son rastreables.

A partir dese momento, o regulamento e a orde non entran no que se faga posteriormente cos RF xerados polo SIF (ver embaixo, ao pé desta resposta, a NOTA 1 ), máis alá de esixir a súa conservación, lexibilidade e accesibilidade a futuro no caso de sistemas de emisión de facturas non verificables.

Polo tanto, a rastreabilidade non se refire ao intercambio dos RF xerados por un SIF con outros sistemas informáticos, nin a que isto sexa rastreable.

NOTA 1 : un exemplo desta posibilidade, na práctica moi frecuente, sería o posible envío posterior dos RF xerados polo SIF a outros sistemas informáticos distintos con idea de utilizalos para fins diversos: contabilidade, xestión de stocks… Tampouco se esixirían requisitos ao con respecto a estes sistemas informáticos destinatarios (diferentes ao SIF) aos que lles cheguen os RF xerados noutro SIF.

Non. Un SIF ten unha única cadea de RF (por cada obrigado tributario que xestione, no caso de que xestione varios dentro del) en que se encadean ambos os dous tipos de RF (alta e anulación) indistintamente, na mesma orde secuencial en que fosen xerados.

Efectivamente, forman parte do mecanismo de rastreabilidade dos RF, xa que os devanditos campos deberían ser coherentes coa orde temporal de xeración dos RF que conforman a cadea de RF do sistema informático de facturación (SIF). Polo tanto, esta é unha das cuestións que o SIF debería garantir que se fai correctamente.

Ademais, no caso de tratarse de sistemas de emisión de facturas non verificables, o SIF tamén debería ser capaz de detectar e informar de incongruencias atopadas ao respecto nos RF xerados que se encontren ao seu alcance.

Non. É práctica habitual por parte dos obrigados a expedir facturas (OEF) “cambiar” a numeración das súas facturas co cambio de ano, xa que adoitan incluír o devandito ano dentro da propia numeración das facturas. Porén, isto non afecta en nada á rastreabilidade. Son dúas cuestións completamente independentes. A rastreabilidade soa esixiría que o RF da primeira factura expedida no novo ano fiscal encadéese correctamente co RF da última factura expedida no ano anterior, independentemente do número de factura (ou de serie) que teñan.

Non. Cando nun sistema informático de facturación (SIF), de maneira xustificada, haxa que xerar un RF de anulación dunha factura expedida indebidamente (nese SIF ou noutro) ou un RF de alta de emenda de certos erros detectados nalgunha factura expedida (nese SIF ou noutro), estes irán encadeados co anterior rexistro de facturación xerada polo SIF en que se está facendo a operación de anulación ou emenda. É dicir, no referente a rastreabilidade, á hora de encadear estes RF trátanse como un RF máis do SIF en que se realiza a operativa.

Deberá actuar de igual forma que cando detecta un erro na integridade e inalterabilidad dalgún RF (ver no apartado correspondente a pregunta frecuente equivalente).

Por último, lembrar que só os sistemas de emisión de facturas non verificables están obrigados a poder detectar estes erros na rastreabilidade dos RF e rexistros de evento xerado que estean ao seu alcance. Ver ao respecto, dentro deste mesmo apartado, a contestación a unha pregunta frecuente con máis detalles.

Non, os sistemas de emisión de facturas non verificables teñen máis obrigas, ao non remitir os rexistros de facturación (RF) xerados á Axencia Tributaria, polo que cómpre que reforcen os mecanismos de control ao respecto.

Hai que dicir que ambos os dous tipos de SIF, sistemas VERI*FACTU e sistemas de emisión de facturas non verificables, teñen as mesmas obrigas no referente a implementar e garantir a rastreabilidade mediante o correcto encadeamento dos RF (e tamén, pola súa banda, dos rexistros de evento no caso dos sistemas de emisión de facturas non verificables). Porén, a partir deste momento, os SIF VERI*FACTU xa non teñen máis obrigas relacionadas con este requisito.

Pola contra, os sistemas de emisión de facturas non verificables están tamén obrigados a detectar fallos (e a ofrecer funcionalidades que o permitan facer) no encadeamento dos RF e dos rexistros de evento xerado que estean ao seu alcance, avisando cando se produza esta circunstancia, ademais de xerar o correspondente rexistro de evento.

Doutra banda, os obrigados tributarios (OT) usuarios dos sistemas de emisión de facturas non verificables tamén son responsables de garantir a precisión da hora de datado cunha marxe máximo de erro dun minuto, cousa que non aplica aos OT dos SIF VERI*FACTU.