Preguntes freqüents (PMF)

Aquesta pregunta es refereix als recursos informàtics necessaris per dur a terme aquest compliment i la resposta es troba en l'article 7 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Es pot resumir en què hauria d'utilitzar un sistema informàtic de facturació (SIF) adaptat al RRSIF, que podria ser:

• SIF existent en el mercat, gratuït o de pagament: article 7.a). Podria estar instal·lat en les dependències de qui expedeixi les factures (on-premise), en remot, o bé en el núvol (cloud ).
• SIF desenvolupat internament per qui expedeixi les factures: article 7.a).
• L'aplicació bàsica de facturació que oferirà gratuïtament l'Agència Tributària en la seva seu electrònica, sempre que les seves funcionalitats i condicions d'ús s'ajustin a les necessitats de qui la utilitzi: article 7.b)

Finalment, es recorda que hi ha la possibilitat de delegar en un tercer o en el destinatari de l'operació l'expedició material de les factures, que haurà de realitzar-se complint el RRSIF. Existeixen altres preguntes freqüents que tracten sobre aquest aspecte.

Encara que no està esmentat en el RRSIF, ha d'assenyalar-se que s'ha ampliat el termini de presentació de sol·licituds del SEGMENT III (entre 0 i de 3 empleats) del KIT DIGITAL, fins al 31/10/2025. Aquest Programa està finançat amb fons del Pla de Recuperació Transformació i Resiliència i té com a objectiu l'impuls al «Pla de Digitalització de les PIMES 2021-2025». L'import màxim d'ajuda per beneficiari serà de dos mil euros (2000 €). I entre les solucions finançables es troba la de Gestió de Processos en la que s'enquadren els Sistemes Informàtics de Facturació.

D'altra banda, el Reglament SIF (aprovat per RD 1007/23) preveu en el seu article 7.b) la creació d'una aplicació informàtica que serà desenvolupada per l'Administració tributària i que servirà per complir amb el Reglament SIF en la seva modalitat VERI*FACTU. Aquesta aplicació podria servir també més endavant per facilitar l'emissió de factures electròniques B2B.

Resumidament, ha de:

• Garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació que està obligat a generar per cada factura expedida, en els termes del RRSIF i de seu OM, generant un fitxer d'alta de factura per cadascuna de les expedides. A més, ha d'imprimir-se un codi QR en les condicions específicament regulades.
• Tenir la capacitat de comunicació amb l'AEAT per a la remissió dels mateixos.
• A més, si es tracten dades personals, ha de complir amb les mesures previstes en la legislació en matèria de protecció de dades per a la qual cosa ha de dissociar o separar l'accés a la informació tributària d'un altre tipus d'informació confidencial, de manera que l'Agència Tributària pugui accedir a la primera.
• Finalment, el SIF deure registrar certs esdeveniments que succeeixin en el mateix (a menys de què es tracti d'un SIF funcionant en mode VERI*FACTU).

Els detalls concrets sobre com han d'implementar-se aquests requisits s'aclareixen en unes altres preguntes freqüents.

Normativa/Doctrina:

• Article 29.2.j) de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària.
• Articles 7 i 8 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Sí, però amb certes condicions. En l'article 7.a) del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, es preveu tal possibilitat sempre que els registres de facturació de cada obligat tributari es trobin diferenciats i es compleixin els requisits exigits en el RRSIF per separat per a cadascun dels obligats tributaris. És a dir, el sistema haurà de comportar-se com si fora un SIF «propi» i independent per a cada OEF.

Això es tradueix en què ha de gestionar separadament els registres de facturació i, si escau, d'esdeveniment de cada OEF inclòs en el SIF, complint amb els requisits exigits en els articles 7.a) i 8 del RRSIF, amb encadenament independent per a aquests registres de cada OEF. Així mateix, haurà de poder permetre el funcionament del SIF en la modalitat «VERI*FACTU» de forma independent per a cada OEF. Addicionalment, haurà de visualitzar, clarament i en qualsevol moment, la informació identificativa del OEF al que correspon l'operativa que s'està realitzant en cada instant. A més, en cas que efectivament estigui suportant la facturació de més d'un OEF, independentment de l'estat operatiu en què es trobin, bé sigui d'alta, de baixa o qualsevol altre, haurà d'indicar-ho amb algun missatge explicatiu que pugui ser consultat de forma ràpida, fàcil i intuïtiva. 

Normativa/Doctrina:

• Articles 7 i 8 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.
• Article 2 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

No. Qualsevol funcionalitat o mecanisme del SIF que permeti alterar els registres de facturació una vegada generada la factura o el rastre de les operacions suposa un incompliment dels requisits exigits pel reglament.

A aquests efectes, s'entén per alteració dels registres de facturació, l'ocultació o eliminació de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l'ocultació o modificació, total o parcial, de les dades de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l'addició de registres de facturació, simulats o falsos, diferents dels originalment generats i registrats pel sistema informàtic.

Qualsevol necessitat de correcció o anul·lació de les dades obligatòries registrats haurà de ser realitzada mitjançant els procediments regulats en el reglament i la seva ordre ministerial, generant com a mínim un registre de facturació addicional posterior, de manera que es conservin inalterables les dades originalment registrades i els corregits.

Normativa/Doctrina:

• Articles 8.2.a) i 8.2.b) del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La limitació ve donada per l'operativa de digitació de la informació continguda en el formulari. El lògic és que aquesta aplicació d'ús subsidiari s'utilitzi per microempresaris o professionals amb un número limitat de factures emeses a l'any.