Preguntes freqüents (PMF)

El SIF haurà de garantir la integritat i inalterabilitat, la traçabilitat, i conservació dels registres de facturació, en els termes establerts en l'article 8 del RRSIF i la seva normativa de desenvolupament. A més, haurà de comptar amb un registre d'esdeveniments en el que es recullin determinades interaccions amb el sistema determinats per ordre ministerial (entre d'altres, la detecció d'anomalies en la integritat, inalterabilitat i traçabilitat de registres de facturació o en el propi registre d'esdeveniments).

Pel que fa als desenvolupadors i la seva responsabilitat, hauran d'afrontar les exigències reglamentàries per fer possible assegurar que, durant el període de conservació dels registres, no s'han produïda interaccions indegudes sobre els mateixos que els hagin alterat, modificat, interpolat, suprimit o regenerat. Igualment hauran de certificar als seus clientes que compleixen amb aquelles exigències. Naturalment el règim sancionador al que es refereix l'article 201.bis de la LGT ha de tenir en compte a l'hora de sancionar els comportaments dels fabricants de sistemes i dels usuaris si ha concorregut en els seus comportaments culpabilitat, fins i tot a títol de mera negligència, o s'ha produït la destrucció o hackeo dels codis del programa.

No, un registre de facturació, una vegada generat (i signat / remès a l'AEAT segons la modalitat empleada) no ha de ser modificat mai per ningú (si es fes, es podria detectar: gràcies al rastre, signatura, encadenament...). Qualsevol “canvi” que es desitgi fer constar sobre el mateix, haurà de realitzar-se a través de la generació d'un o més-segons es necessiti - registres de facturació nous, del tipus que correspongui a cada cas (normalment-i de manera preferent - utilitzant els procediments establerts pel reglament d'obligacions de facturació). Si per corregir es refereix a “recuperar” d'alguna manera el que ja estava generat, però s'havia “perdut” o “corromput”, la resposta ha de ser la contrària.

Quant a la corrupció de dades, es recorda que s'ha de complir amb tots els requisits que exigeix el reglament i l'ordre, essent en aquest cas d'especial importància la conservació (i també la llegibilitat, accessibilitat i integritat inalterabilitat), per la qual cosa hauran de posar-se els mitjans necessaris per impedir la corrupció i garantir la conservació.

Finalment, sobre la qüestió de la migració, el reglament i l'ordre no entren en el que es faci posteriorment amb els registres de facturació generats (com el seu possible enviament a uns altres sistemes amb idea d'utilitzar-los per a uns altres fins), més enllà d'exigir la seva conservació, llegibilitat i accessibilitat a futur durant el termini de conservació.

Un registre de facturació amb errors s'ha d'esmenar mitjançant la generació d'un nou registre de facturació i, si escau, la seva remissió en els sistemes VERI*FACTU (ja que no es pot alterar el registre erroni si ja es va emetre).

D'acord amb el disseny de registre que es publicarà en l'Ordre Ministerial (ja disponible en la Seu electrònica de l'AEAT ), aquesta nova generació d'un registre de facturació haurà de portar 'Tipus de registro'="Substitutiu" i indicador SubsanaError a "S." Amb això la traçabilitat no es veu afectada, ja que aquesta va lligada als registres de facturació segons l'ordre temporal de la seva generació, no a les factures a les que aquests referencien.

El reglament que aprova el RD 1007/2023, de 5 de desembre, i l'Ordre Ministerial que el desenvolupa només apliquen als sistemes informàtics de facturació (SIF), és a dir, aquells sistemes que són utilitzats per expedir factures o factures simplificades. Qualsevol altre sistema informàtic que no sigui de facturació, en principi no es veu afectat per la normativa.

Els requisits generals de traçabilitat que emanen del literal de l'article 29.2.j) determinen que, a efectes informàtics, el sistema de generació de prefacturació, esborranys o proformes sense validesa fiscal, ha d'estar vinculat indefectiblement al Sistema d'emissió de factures, formant una unitat. Per això i per raons de control intern, convé que es conservin registres de les prefactures o factures proforma elaborades.

Com el registre de facturació es genera immediatament abans d'expedir la factura, s'ha d'entendre que en el moment de generar aquest registre que, a més, o bé serà remès a l'AEAT, o bé serà signat.

Es pot esmenar (tipus registre Substitutiu) qualsevol dada al que el reglament de facturació no imposi l'emissió d'una factura rectificativa. En qualsevol cas, si la dada modificada de la factura no està en el registre de facturació generat i signat / remès (ni afecta a cap dels camps d'aquest), pròpiament no caldria esmenar res del registre de facturació generat i signat / remès. Podent-se canviar sense que això afecti a la integritat del fitxer.

Si la pèrdua només afecta a registres de facturació, en un sistema VERI*FACTU aquesta situació seria menys problemàtica doncs els registres els tindria l'AEAT i l'obligat podria recuperar-los integrament. En un sistema d'emissió de factures no verificables, és l'empresari el que ha de vetllar per la conservació dels registres de facturació, tal com es fixa en la norma, sense que càpiga negar la possible existència de casos de força major que exclourien la culpabilitat i podrien donar lloc a determinar les bases imposables pel mètode d'estimació indirecta.