Preguntes freqüents (PMF)

Per al compliment de les obligacions previstes en el Reglament que regula els requisits dels sistemes de facturació (RRSIF), aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre, s'admeten dues modalitats: VERI*FACTU (sistemes d'emissió de factures verificables) i sistemes d'emissió de factures no verificables.

Addicionalment, d'acord amb l'article 7.b) del RRSIF aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre També, l'Administració Tributària, dissenyarà un aplicatiu web d'últim recurs, que tindrà la condició de VERI*FACTU i el posarà a disposició dels empresaris que manquin de SIF , cas en què també es compliran els requisits del RRSIF .

Normativa/Doctrina:

• Articles 7 i 15 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La resposta a aquesta pregunta es troba en els articles 15 i 16 del Reglament, on s'esmenten al seu torn els articles 7, 8.2 i 14.2.

De manera resumida, la diferència clau està en què els SIF «VERI*FACTU» remeten en línia – a través d'una connexió a Internet, de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent – a l'Agència Tributària tots els registres de facturació corresponents a les factures expedides pel SIF, mentre que un sistema d'emissió de factures no verificables no els remet, sinó que els emmagatzema obligant-se a garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les que no quedi la deguda anotació en els sistemes mateixos durant tot el període de prescripció fiscal.

La remissió en línia per part dels SIF «VERI*FACTU» és una forma de complir amb el Reglament que fa innecessària la implementació – més complicada i costosa – d'unes altres característiques de seguretat, a la vegada que eximeix de responsabilitats de conservació i custòdia dels registres als usuaris dels mateixos. Per part seva, per complir amb els requisits del Reglament, els sistemes d'emissió de factures no verificables han d'incorporar addicionalment unes altres mesures de control, entre les que destaquen el registre d'esdeveniments, la signatura electrònica dels registres de facturació i d'esdeveniment, permetre la possibilitat d'exportació dels registres de facturació i d'esdeveniments, oferir la comprovació de diversos requisits (rastre, signatura, encadenament …) dels registres de facturació i d'esdeveniment, gestionar alarmes, etc.

Normativa/Doctrina:

• Articles 7.b), 8.2, 14.2, 15 i 16 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

L'opció s'entendrà realitzada de forma tàcita pel fet d'iniciar sistemàticament la remissió de registres de facturació a la seu electrònica de l'AEAT. Aquesta opció es prolongarà, com a mínim, fins a la fi de l'any natural en el que s'hagi produït, de manera efectiva, el primer enviament voluntari dels registres de facturació.

Normativa/Doctrina:

• Article 16.5 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 17 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

Una empresa es pot adherir a VERI*FACTU quan desitgi. Una vegada adherida a aquesta modalitat, haurà de romandre com a mínim fins a finalitzar l'any natural.

Si s'inicia l'any com sistema d'emissió de factures no verificables, en qualsevol moment podrà canviar a VERI*FACTU havent de romandre en aquesta modalitat, com a mínim, fins a la fi de l'any natural.

Normativa/Doctrina:

• Articles 15 i 16.5 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 17 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

No, l'obligació de confeccionar els Llibres Registre de Factures Emeses (regulada en l'article 63 del Reglament de l'impost sobre el Valor Afegit, aprovat pel RD 1624/1992, de 29 de desembre) es manté, en tractar-se d'una obligació diferent i autònoma de l'establerta pel Reglament SIF , que regula la manera com han de funcionar els sistemes informàtics de facturació en l'emissió i conservació dels registres de facturació d'alta o anul·lació de factures.

Tampoc s'exonera de la presentació de models informatius com els esmentats, sens perjudici de l'agilitació que pugui derivar-se de l'assistència per a la confecció de les mateixes.

Sí, els fabricants de Sistemes Informàtics de Facturació poden oferir aplicacions només VERI*FACTU (sistemes d'emissió de factures verificables), aplicacions “duals” que permetin a l'usuari optar per VERI*FACTU i per sistemes d'emissió de factures no verificables, o fins i tot aplicacions “triples” que permetin l'anterior i, si escau, utilitzar-ho en la modalitat de SII .

Al contrari, no s'admet la producció de sistemes que únicament emeten factures no verificables ja que el RRSIF aprovat per RD 1007/2023, en el seu article 8.1 paràgraf segon, exigeix als sistemes tenir la capacitat de remissió.

En qualsevol cas, la decisió de fabricar i comercialitzar uns o altres sistemes correspon als mateixos fabricants en funció de necessitats comercials, ja que la norma no obliga a fabricar sistemes amb opció.

Normativa/Doctrina:

• Articles 8.1, 15 i 16 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

En casos excepcionals com els esmentats, o d'altres anàlegs, s'ampliarien els terminis de remissió fins a la restauració de la caiguda o el restabliment de servei. En l'Ordre Ministerial que desenvolupa el Reglament aprovat pel RD 1007/2023 es donen més detalls de com procedir al respecte (reenviaments periòdics, marca d'“Incidència ”en la capçalera de l'enviament de Registres, etc).

En aquests casos d'incidències, no hi ha establert un termini màxim fix per a l'enviament que haurà de reintentar-se periòdicament fins que s'esmeni li incidència incorporant en l'enviament la "S" en el camp “Incidència”.

Incidències com l'esmentada, que afecten a la remissió a l'AEAT, NO suposen en cap en cas que hagi d'interrompre's la facturació de l'empresa. Aquesta haurà de continuar amb normalitat i els sistemes podran enviar els registres “a posteriori” (reintentant la remissió periòdicament tal com s'exposa en els paràgrafs anteriors). Evidentment si la cort és d'energia elèctrica i els sistemes no poden operar, la decisió de seguir operant/facturant correspondrà a l'empresari, però en aquest cas la informació e facturació haurà de recuperar-se i remetre's com més aviat millor.

Cada usuari ha de tenir els seus Sistemes Informàtics de Facturació adaptats a la normativa que els regula. Però això no significa que hagi de tenir només un únic SIF. És lícit disposar de diversos SIF, especialment quan les necessitats empresarials així el justifiquin (diversos centres de negoci no interconnectats, diverses línies de producte diferenciades, etc.). En aquest cas, els SIF hauran de complir amb la normativa, però l'opció per una o una altra modalitat no és conjunta per a l'obligat a facturar, que podrà tenir un SIF en la modalitat VERI*FACTU i un altre en modalitat sistema d'emissió de factures no verificables. Ha d'entendre's que cadascun d'aquells sistemes NO podrà intercalar operacions en l'altra modalitat, és a dir, el sistema VERI*FACTU sempre actuarà com a tal (sempre amb enviament) i el sistema d'emissió de factures no verificables sempre actuarà com a tal (sempre amb conservació segura dels registres).

Ha de tenir-se en compte pel que fa al cas que parteix dels beneficis que deriven de l'ús de solucions de tipus VERI*FACTU no es pot produir per a aquells obligats tributaris que no tinguin TOTES les seves operacions en aquesta modalitat (per exemple, serveis d'assistència com la descàrrega de registres, precursor del llibre registre, menors requeriments …).

Normativa/Doctrina >:

• Articles 7, 15 i 16 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

La modalitat VERI*FACTU no té en compte com a requisit la signatura electrònica dels registres de facturació a remetre, ni aquesta signatura constitueix camp obligatori de l'estructura del registre d'alta de facturació. Precisament, un dels avantatges d'utilitzar VERI*FACTU és l'absència d'aquesta obligació.

Al contrari, sí serà obligatori en cas que l'enviament dels tiquets hagi estat arran d'un requeriment i/o en el cas d'emmagatzemar-les en el propi SIF (sistema de facturació) al no fer ús de VERI*FACTU.

Normativa/Doctrina :

• Article 16 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La pertinença de tots els mòduls assenyalats al mateix ERP, fan suposar la interconnexió d'aquests mòduls en un sistema de facturació centralitzat (o com a mínim consolidat i controlat de forma central). En aquell cas, tots els registres hauran de ser encadenats en l'únic SIF amb un únic encadenament, independentment de la sèrie o número que tinguin les factures a les que corresponen.

No obstant això, si es tractés de mòduls inconnexos o parcialment inconnexos, per exemple, perquè generin la lògica obligatòria (registres de facturació d'alta, codis QR, etc.) de forma descentralitzada i sense enllaçar en temps real o ser controlats per l'únic ERP (al que li remeten els registres una vegada al mes), pot entendre's que són SIF diferents uns d'uns altres. En aquest cas, l'encadenament (i si escau, l'enviament) es produeix per cada SIF que té un funcionament aïllat dels altres i, per tant, no coneix el que realitza un altre mòdul. En aquest cas cadascun dels SIF haurà de complir individualment els requisits del RRSIF aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre.

D'entrada, cal dir que per als productors de SIF , els SIF «VERI*FACTU» resulten més senzills de produir que els sistemes d'emissió de factures no verificables, ja que tenen força menys requisits tècnics i de seguretat que implementar.

Quant a la seva utilització per part de l'obligat a expedir factures, els principals avantatges d'usar SIF «VERI*FACTU» en lloc de sistemes d'emissió de factures no verificables són les següents:

1. Se'ls eximeix de la responsabilitat – i, si escau, de realitzar les pròpies tasques – d'emmagatzemar i/o exportar i conservar accessibles i llegibles durant anys els registres de facturació i els registres d'esdeveniment. Per tant, el seu ús pot resultar més senzill, a la vegada que aporta major tranquil·litat quant al compliment.

2. Derivat del punt anterior, no hauran de preocupar-se de què li arribin requeriments de l'Agència Tributària perquè entreguin posteriorment registres de facturació de les seves factures expedides amb SIF «VERI*FACTU», amb el consegüent estalvi en temps i costos de qualsevol tipus (de personal especialitzat, econòmic …) vinculats a la tramitació necessària per al compliment d'aquest tipus de gestions. Indirectament això pot accelerar la tramitació de devolucions fiscals que se sol·licitin.

3. No estaran obligats a assegurar que, en qualsevol moment, el rellotge empleat pel SIF per datar els registres de facturació i d'esdeveniment té l'hora exacta (amb un marge d'error d'un minut).

4. Mitjançant els codis «QR» que s'incorporen a les factures (incloent les factures simplificades), en les que a més també apareixerà la frase “Factura verificable a la seu electrònica de l'AEAT ”o “VERI*FACTU”), els seus clientes podran comprovar que aquelles factures han quedat registrades a l'Agència Tributària, fet que suposa una garantia de transparència i qualitat en el grau de compliment tributari. Aquest aspecte podria ser publicitat i argumentat com un element distintiu de “qualitat i compliment fiscal”.

5. Disposaran de serveis electrònics proporcionats per l'Agència Tributària que els facilitin la presentació dels llibres registres de factures expedides, completant-los a partir de la informació que ja es va subministrar en remetre els registres de facturació, així com ajuts en la confecció de les autoliquidacions.

Normativa/Doctrina:

• Diversos articles del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La data d'expedició de la factura ha de coincidir amb la de generació del registre de facturació. Ambdues dates, generalment han de correspondre's amb la data en què es remet el Registre de facturació. No obstant això, es poden donar situacions puntuals de no coincidència, de la data de generació del registre amb la d'enviament (per exemple, incidència en remetre que obliga a reintentar més endavant, canvi d'horari d'estiu/hivern...).

Un major detall pot trobar-se en les regles de validació que afectin als camps del registre de facturació i del missatge de remissió a l'AEAT.

Si no s'obté una resposta després d'un enviament, s'han de remetre novament els registres de facturació fins a obtenir-la.

Ha de recalcar-se que aquests “enviaments” i “respostes” corresponen a comunicacions de màquina a màquina, que són gestionats pels SIF i per la seu electrònica de l'AEAT, per tant, en general, són transparents per als usuaris.

Normativa/Doctrina:

• Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre

Per a l'enviament dels Registres de facturació es pot utilitzar qualsevol de les vies actuals d'identificació admeses per l'AEAT, incloent la representació, l'apoderament i la col·laboració social, fent ús d'un certificat qualificat per part del tercer que ostenti la condició de representant, apoderat o col·laborador social.

Sí, l'AEAT té previst posar operatiu un servei que permeti la descàrrega de la totalitat dels registres de facturació emesos per un obligat tributari i comunicats per mitjà del sistema VERI*FACTU. Igualment es preveu la descàrrega dels registres emesos pels proveïdors d'aquell mateix obligat tributari en la mesura que també siguin VERI*FACTU.

Tots els registres de facturació que s'enviïn en un mateix lot han de correspondre al mateix obligat tributari. En cas que el mateix SIF doni servei a múltiples empreses, el sistema haurà de realitzar enviaments separats.

La manera com el clienta rep la factura emesa per un SIF, no té cap diferència respecte a les emeses per uns altres sistemes; això és, es regula pel Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial Decret 1619/2012. Així, qui la rep d'uns altres empresaris o professionals per les operacions de les que siguin destinataris i que s'efectuïn en desenvolupament de l'esmentada activitat, així com unes altres persones i entitats que no tinguin la condició d'empresaris o professionals estan obligades a conservar-les (Articles 1, i 19 a 23).  La manera com es pot expedir i rebre la factura dependrà de què sigui facturació en paper o electrònica, i en aquest cas si és estructurada o no estructurada. EL RRSIF no limita les anteriors possibilitats de cap manera.

D'altra banda, si la pregunta es refereix als registres de facturació (de les factures):

• L'AEAT oferirà serveis que permetin descarregar els registres de facturació a qui els va remetre.

• Així mateix, l'AEAT oferirà serveis que permetin descarregar-los al destinatari (òbviament, només aquells registres de facturació que els seus proveïdors hagin remès a l'AEAT mitjançant SIF VERI*FACTU).

• Finalment, el receptor de la factura podrà comparar amb el QR la constància del registre de facturació a la seu electrònica de l'AEAT i, si escau, la coincidència de la informació remesa pel SIF del proveïdor

L'article 29.2.j) de la Llei general tributària aplica als sistemes informàtics utilitzats per donar suport als processos comptables, de facturació i de gestió, per la qual cosa tots ells estan obligats a garantir els 6 requisits exigits sobre els registres empleats (és a dir, sobre la informació i dades que maneja cadascun) i, per tant, no permetre interpolacions, omissions o alteracions de les que no quedi la deguda anotació en els sistemes mateixos.

Tanmateix, aquest mandat és genèric per a tots els aplicatius llevat en el cas dels Sistemes de Facturació. Per a ells es concreta com complir amb aquest mandat, la qual cosa es fa mitjançant el Reglament que regula els Requisits dels Sistemes de Facturació (RRSIF) aprovat pel RD 1007/2023, de 5 de desembre, que desenvolupa els requisits que s'han d'implementar en els sistemes informàtics de facturació per complir amb l'article 29.2.j) de la LGT .

Normativa/Doctrina:

• Article 29.2.j) de la Llei general tributària Llei 58/2003, de 17 de desembre, introduït per Llei 11/2021, de 9 de juliol.

La immediatesa de l'enviament a VERI*FACTU és part del sistema de seguretat dels registres de facturació, per la qual cosa s'aplica en tots els casos. D'altra banda, el contrast de l'operació pel clienta utilitzant el codi QR, característic dels sistemes VERI*FACTU, només pot realitzar-se si l'enviament es produeix amb immediatesa. Per tant, l'enviament de les factures simplificades ha de produir-se en un cas com l'esmentat de manera immediata, respectant els temps tècnics exigits pel control de flux d'informació que la Seu Electrònica estableixi.

Normativa/Doctrina: 

• Articles 15 i 16 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.