Preguntes freqüents (PMF)

El lloc on es conservin els RF serà, en darrera instància, una decisió de l'obligat a expedir factura (OEF) que utilitza el SIF (pot que en funció de les circumstàncies i de les característiques que tingui aquest SIF).

En aquest punt, s'ha de recordar que els SIF VERI*FACTU (i els OEF que els utilitzin) no estan obligats a conservar els RF generats, ja que s'han remès a l'Agència Tributària i, per tant, obren en poder d'aquesta.

Aclarit aquest matís, en principi, el SIF emmagatzemarà sota el seu control (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 1 els RF que generi (pot que, per limitacions d'emmagatzematge, necessiti en algun moment que els RF siguin exportats i eliminats d'ell per deixar espai lliure). En qualsevol cas, el SIF ha d'oferir un procediment de descàrrega, abocament i arxiu assegurança dels registres de facturació generats per ell, que hauran de poder ser exportats a un emmagatzematge extern en format electrònic llegible.

Normativa/Doctrina:

• Articles 8.2.c) del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 8 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

---

NOTA 1

Els RF generats poden emmagatzemar-se remotament, fins i tot “en el núvol”, per tal de complir amb tota la normativa que els sigui d'aplicació, i, en particular, amb l'exigit en el reglament i en l'ordre de requisits dels SIF, especialment pel que fa a la seva accessibilitat.

Efectivament, perquè el SIF pugui deixar de conservar “dins ell” els RF que ha generat, això només pot realitzar-se mitjançant una operació d'exportació executada correctament i que admeti la possibilitat de deixar de conservar-los en ell.

Abans de continuar amb la resposta, ha de recordar-se que aquest assumpte relacionat amb l'exportació dels RF generats només aplica als sistemes d'emissió de factures no verificables, ja que els SIF VERI*FACTU no estan obligats a guardar els RF que generen ni a oferir la seva exportació (encara que podrien fer voluntàriament ambdues coses), ja que els remeten a l'Agència Tributària i, per tant, obren en poder d'aquesta.

Aclarit l'anterior, ha de dir-se que, encara que per al SIF és obligatòria l'existència de la funcionalitat d'exportació dels RF generats per aquest SIF, no és obligatori oferir la possibilitat que aquesta funcionalitat permeti l'eliminació dels mateixos del SIF, és a dir, deixar de conservar-los “dins” el SIF (sota la seva gestió i control). Per tant, aquest és un aspecte que dependrà de les característiques del SIF: si no té aquesta opció, estarà obligat a conservar dins ell – sota la seva gestió i control – i per a sempre tots els RF generats. D'altra banda, encara que tingui disponible aquesta opció, dependrà de l'obligat a expedir factura (OEF) usuari del SIF si la utilitza o no (encara que, en la pràctica, podria veure's “forçat” a això per diverses causes, com limitacions en el rendiment o en la capacitat de l'emmagatzematge del SIF).  

Per tant, el més probable és que, en general, els sistemes d'emissió de factures no verificables ofereixin aquesta possibilitat d'exportació de RF generats que suposi deixar de conservar-los en el SIF.

Els requisits per a l'ús d'aquesta opció seran els següents:

• Que formi part del procés d'exportació i només sigui accessible des d'aquesta funcionalitat.

• Que abans que sigui duta a terme s'avisi clarament a l'usuari del SIF del que implica executar aquella opció (deixar de conservar els RF en el SIF, estant ja només disponibles fora d'ell, sota la responsabilitat del OEF usuari del SIF), donant-li l'oportunitat de continuar o cancel·lar el procés.

• En cas que el OEF usuari del SIF accepti continuar, el SIF només podrà deixar de conservar els RF generats i exportats en aquest procés quan aquest acabi correctament.

• A més, només podrà deixar de conservar els RF exportats quan això no suposi l'incompliment per part del SIF de cap requisit del reglament i l'ordre «de requisits dels SIF». Per exemple, si el mètode empleat pel SIF per dur a terme l'obligació de verificar la correcta traçabilitat de l'últim RF generat (abans de poder generar el següent RF ) és consultar expressament aquest últim registre i l'anterior, no podrà deixar de conservar aquests dos registres.

• Finalment, per evitar l'aparició de buits entre els registres de facturació conservats en el SIF, aquesta possibilitat de deixar de conservar els RF exportats només podrà aplicar-se a RF consecutius, començant sempre pels més antics que encara es conservin en el SIF. És a dir, no es podrà oferir al OEF usuari del SIF la possibilitat que “exporti i deixi de conservar en el SIF” RF generats si aquests no comencen des del principi de la cadena de RF de què disposa el SIF (havent d'anar a més seguits, com si formessin un bloc).

No. El procés d'exportació que permeti la descàrrega, abocament i arxiu assegurança dels registres de facturació generats per ell ha de ser una funcionalitat addicional específica (amb les seves pròpies característiques) del SIF, diferent dels procediments de còpia de seguretat dels que disposi el SIF o la instal·lació informàtica en la que aquest resideixi.

Es recorda que la funcionalitat d'exportació només és exigible als sistemes d'emissió de factures no verificables, és a dir, que els SIF VERI*FACTU no estan obligats a disposar d'ella.

Cadascun té la seva part de responsabilitat:

• El productor (fabricant) del SIF és responsable de què el SIF generi i guardi o remeti els RF en el temps i forma exigides, així com que proporcioni accés ràpid, fàcil i intuïtiu als mateixos mentre es trobin en aquest SIF, juntament amb un procediment de descàrrega (exportació) assegurança. Per tant, el productor (fabricant) del SIF, que ha signat una declaració responsable sobre aquest SIF, és responsable de què aquest compleixi amb els requisits que exigeix la normativa pel que fa al cas.

• El OEF usuari del SIF és responsable d'assegurar-se de què conserva durant el termini previst per a tal fi els RF generats, fins i tot encara que hagi deixat d'utilitzar el SIF que els va generar. És per això molt recomanable – i es considera una bona pràctica – que el OEF exporti freqüentment els RF generats pel SIF i els conservi de forma redundant en un lloc segur.

En qualsevol cas, es recorda que la conservació dels RF només és exigible als sistemes d'emissió de factures no verificables i als OEF usuaris d'aquest tipus de SIF. Per tant, els SIF VERI*FACTU i els OEF usuaris d'aquests no estan obligats a conservar els RF generats (encara que poden fer-ho), ja que els han remès a l'Agència Tributària.

Es tracta del mateix termini exigit en l'article 19.1 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, per a la conservació de les factures expedides (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 1 ).

En la LGT (Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària) hi ha diverses mencions a terminis (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 2 ) per a diversos aspectes, amb els seus matisos i excepcions. D'altra banda, la LIVA (Llei 37/1992, de 28 de desembre, de l'impost sobre el valor afegit) té en compte els seus propis terminis (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 3 ), segons l'article 165 de la LIVA) i l'apartat 6.4 del manual de facturació de 2011 (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 4 ). També es pot trobar en la pregunta 4 del manual pràctic IVA 2023 (veure avall, al peu d'aquesta resposta, la NOTA 5 ) una referència a terminis de conservació de més de 10 anys per a certes factures.

Per això, cabria concloure que el termini depèn de l'operació de què es tracti i les circumstàncies que concorrin, podent oscil·lar entre un mínim de 4 anys a partir del termini de presentació de la declaració o autoliquidació corresponent a l'exercici o període impositiu que apliqui a aquesta factura fins més de 10 anys en alguns casos.

S'acompanya aquesta resposta de les esmentades notes 2 a 5 amb documentació i exemples sobre això.

---

NOTA 1 :

No s'ha de confondre la conservació de les factures exigida pel ROF amb la conservació dels RF exigit pel reglament i l'ordre «de requisits dels SIF». Ambdós (factura i RF ) són productes diferents i estan regulats per diferent normativa.

NOTA 2 :

Alguns terminis esmentats en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària (LGT):

• Article 66: 4 anys per a certs drets.

• Article 66 bis, especialment el seu apartat 2, sobre el dret a comprovar i investigar bases o quotes compensades o pendents de compensació o de deduccions aplicades o pendents d'aplicació: 10 anys a comptar de l'endemà a aquell en què finalitzi el termini reglamentari establert per presentar la declaració o autoliquidació corresponent a l'exercici o període impositiu en què es va generar el dret a compensar aquestes bases o quotes o a aplicar aquestes deduccions.

• Articles 70.2 i 70.3: s'esmenten altres terminis, podent ser superiors a 4 anys (termini previst en la normativa mercantil; termini d'exigència de les seves pròpies obligacions formals al que es refereix l'apartat anterior, si aquest últim fos superior; obligació de justificar la procedència de les dades que tinguin el seu origen en operacions realitzades en períodes impositius prescrits es mantindrà durant el termini de prescripció del dret per determinar els deutes tributaris afectats per l'operació corresponent).

• Article 115, en què es recull que les potestats i funcions de comprovació i investigació poden excedir els 4 anys previstos en l'article 66 per investigar uns altres drets que no haguessin prescrit.

NOTA 3

(Encara que en aquest cas es refereix a les factures rebudes, aplica també a les expedides, segons l'article 165 de la LIVA):

Pregunta

Quin és el termini durant el qual han de conservar-se les factures rebudes?

Resposta

Amb caràcter general, qualsevol factura rebuda ha de conservar-se durant el període de prescripció-quatre anys - de l'impost. No obstant això, si la factura es refereix a l'adquisició d'un bé que hagi de ser objecte de regularització, haurà de ser conservada durant el seu període de regularització i els quatre anys següents. Si es realitzan operacions que tinguin per objecte or d'inversió, les factures i registres corresponents a tals operacions han de mantenir-se durant cinc anys.

Normativa/Doctrina:

• Article 165 Llei 37/1992, de 28 de desembre de 1992, de l'impost sobre el valor afegit (LIVA).

• Article 140 Sexies Llei 37/1992, de 28 de desembre de 1992, de l'impost sobre el valor afegit (LIVA).

NOTA 4

Apartat 6.4 del manual de facturació de 2011:

6.4 Termini de conservació.

Els documents de facturació han de conservar-se durant el termini previst en la Llei general tributària.

Quan les factures rebudes o expedides es refereixin a adquisicions per les quals s'hagin suportada quotes de l'impost sobre el valor afegit de la qual deducció estigui sotmesa a un període de regularització, hauran de conservar-se durant el seu corresponent període de regularització i els quatre anys següents.

D'altra banda, els empresaris o professionals que realitzin operacions que tinguin per objecte or d'inversió, hauran de conservar les còpies de les factures corresponents a aquestes operacions durant un període de cinc anys. (article 140 sexies LIVA).

Manual de facturació.

NOTA 5 :

Pregunta 4 del manual pràctic IVA 2023, contenint un exemple referit a l'article 165.Un de la LIVA, sobre l'article 107.Quatre de la LIVA, que tracta les regularitzacions:

4.Durant quant temps ha de conservar-se la factura de compra d'un edifici?

Si es comença a utilitzar el mateix any de l'adquisició, ha de conservar-se durant 14 anys: l'any de compra, els 9 anys següents per ser el període de regularització i els 4 següents.

Si es comença a utilitzar en anys posteriors a l'adquisició, ha de tenir-se en compte que el període de regularització comença l'any d'utilització i que han d'incrementar-se els anys en què han de conservar-se les factures.

Manual d'IVA 2023.

Per accessibilitat ha d'entendre's el proporcionar accés ràpid, fàcil i intuïtiu a les funcionalitats exigides al SIF pel reglament i l'ordre, així com als RF generats pel SIF , bé per consultar-los o per descarregar-los de manera segura i fidedigna, independentment d'on i com es trobin emmagatzemats i conservats. Tot això haurà de, a més, fer-se preservant al mateix temps la confidencialitat d'unes altres dades diferents dels exigits en el reglament i l'ordre.

L'accessibilitat ha de ser garantida tant pel SIF (amb el matís fet de què el referent als RF només aplica quan els RF es trobin en ell) com per l'obligat a expedir factura (OEF) usuari del SIF .

Quant a la llegibilitat, es refereix a què els RF generats tinguin l'estructura, contingut i format exigits, de manera que, mitjançant processos electrònics automàtics, puguin ser llegits i entesos.

Normativa/Doctrina:

• Articles 8.2.c) del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 8 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referits en el reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.