Preguntes freqüents (PMF)

Atès que el reglament que estableix els requisits dels sistemes informàtics de facturació s'aplica als sistemes informàtics de facturació (SIF), entenent-se per SIF els utilitzats per expedir factures, els únics documents afectats per aquest reglament són les FACTURES, tant les «completes o ordinàries» com les simplificades, no afectant a cap altre tipus de documents justificatius d'entrega de béns o prestació de serveis.

Les factures expedides amb aquests SIF hauran d'incloure una representació de certa informació de les mateixes mitjançant un codi «QR» tributari. A més, aquests SIF hauran de generar – i signar i guardar o, si escau, remetre – els corresponents registres de facturació de les factures expedides.

Normativa/Doctrina :

• Articles 1.1 i 1.2 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts per la disposició final primera un i dos del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

A més de les mencions que han de tenir actualment les factures, siguin ordinàries o simplificades, aquelles que siguin expedides amb sistemes informàtics de facturació (SIF) als que es refereix el Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, hauran d'incorporar un codi «QR» tributari que faciliti la comunicació a l'Agència Tributària de certes dades de la mateixa. I si el SIF que les ha expedit està funcionant en la modalitat VERI*FACTU, haurà d'incloure's també la frase «Factura verificable a la seu electrònica de l'AEAT »o VERI*FACTU.

Normativa/Doctrina:

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts pels apartats un i dos de la disposició final primera del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La introducció i edició temporal de dades, visualització prèvia, etc. de factures no està prohibida ni pel reglament que estableix els requisits dels sistemes informàtics de facturació ni pel reglament d'obligacions de facturació, si bé fins no estar acabada la factura, aquesta no podrà ser expedida amb el seu corresponent codi «QR» tributari. Per això tant els esborranys de factura com les factures proforma no porten cap codi «QR» tributari. L'emissió de factures – o factures simplificades – proforma o sense validesa fiscal, està permesa sempre que se substitueixin finalment per la factura o factura simplificada oficial expedida i aquesta s'entregui al clienta.

Quan una factura sigui definitivament emesa (és a dir, en general, quan s'hagi incorporat a ella el QR i generat el corresponent registre de facturació d'alta, signat o remès a la Seu electrònica de l'Agència Tributària), ja no podrà ser considerada un esborrany i la seva alteració, en els elements informatius que integren el “registre de facturació d'alta”, no estarà permesa llevat que es realitzi per mitjà de nous registres de facturació, com indica el tercer paràgraf de l'article 8.2.a) del reglament aprovat pel RD 1007/2023.

A efectes informàtics, el sistema de generació de factures pro-forma o sense validesa fiscal, ha d'estar vinculat indefectiblement al sistema d'emissió de factures formant una unitat. Convé, a l'efecte de control intern, que es conservi registre de les prefactures o factures proforma elaborades.

Per això, no seria legal i seria susceptible de sanció, l'ús de sistemes que generin documents preparatoris de factures o de factures simplificades, sense que el sistema informàtic mateix disposi d'elements de control per a la conservació de tals documents preparatoris de forma degudament vinculada a les factures o als registres de facturació que finalment s'emetin o, en defecte de factura, de manera que quedin registrats i conservats en el sistema.

Normativa/Doctrina :

• Articles 1.1 i 1.2 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts per la disposició final primera un i dos del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Resumidament, es considera sistema informàtic de facturació (SIF) al conjunt de maquinari i programa utilitzat per expedir factures que admeti l'entrada d'informació de facturació per qualsevol via, conserveu aquesta informació i la processi per generar uns altres productes derivats, independentment d'on es realitzi aquest procés.

De forma més extensa, un sistema informàtic de facturació (SIF) és el conjunt de maquinari i programa utilitzat per expedir factures mitjançant la realització de les següents accions:

1. Admetre l'entrada d'informació de facturació per qualsevol mètode. Com exemples típics:

   • ­Introducir en el SIF les dades de les factures directament de forma manual. ­

   • Importar en el SIF les dades necessàries per expedir les factures, quan aquests han estat capturats en uns altres sistemes. ­­

   • Rebre en el SIF (en línia o per lots) mitjançant processos automatitzats les dades necessàries per expedir les factures, quan aquests han estat capturats en uns altres sistemes.

2. ­Conservar la informació de facturació, dins o fora del SIF.

   Amb això es vol dir que el producte obtingut, una vegada expedida  – i, típicament, impresa – la factura (a partir de la informació de l'apartat anterior), no es descarta o elimina, sinó que s'emmagatzema i guarda, mantenint-se en el temps.

3. Processar la informació de facturació mitjançant qualsevol procediment per produir uns altres resultats derivats, independentment d'on es realitzi aquest processament (en el propi SIF o en un altre sistema informàtic que tingui accés a aquesta informació).

   És a dir, implica que la informació capturada i guardada electrònicament de les factures expedides sigui processada amb unes altres finalitats, obtenint nous resultats derivats d'ella, com pot ser la confecció dels llibres registres d'IVA, els llibres registres d'IRPF, la comptabilitat o qualsevol altre resultat que s'utilitzi per al compliment d'obligacions tributàries.

   .

Normativa/Doctrina:

• Article 1.2 del reglament que estableix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.