Preguntes freqüents (FAQ)

El lloc on es conserven els RF serà, en última instància, una decisió de l'obligat a expedir factura (OEF) que utilitza el SIF (pot que en funció de les circumstàncies i de les característiques que tinga este SIF).

En este punt, s'ha de recordar que els SIF VERI*FACTU (i els OEF que els utilitzen) no estan obligats a conservar els RF generats, ja que s'han remés a l'Agència Tributària i, per tant, obren en poder d'esta.

Aclarit este matís, en principi, el SIF emmagatzemarà baix el seu control (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 1 els RF que genere (pot que, per limitacions d'emmagatzematge, necessite en algun moment que els RF siguen exportats i eliminats d'ell per a deixar espai lliure). En qualsevol cas, el SIF ha d'oferir un procediment de descàrrega, bolcat i arxive assegurança dels registres de facturació generats per ell, que hauran de poder ser exportats a un emmagatzematge extern en format electrònic llegible.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 8.2.c) del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 8 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

---

NOTA 1

Els RF generats poden emmagatzemar-se remotament, fins i tot “en el núvol”, amb la condició de complir amb tota la normativa que els siga aplicable, i, en particular, amb l'exigit en el reglament i en l'orde de requisits dels SIF, especialment pel que fa a la seua accessibilitat.

Efectivament, perquè el SIF puga deixar de conservar “dins d'ell ”els RF que ha generat, açò només pot realitzar-se mitjançant una operació d'exportació executada correctament i que admeta la possibilitat de deixar de conservar-los en ell.

Abans de continuar amb la resposta, ha de recordar-se que este assumpte relacionat amb l'exportació dels RF generats només aplica als sistemes d'emissió de factures no verificables, ja que els SIF VERI*FACTU no estan obligats a guardar els RF que generen ni a oferir la seua exportació (encara que podrien fer voluntàriament ambdues coses), ja que els remeten a l'Agència Tributària i, per tant, obren en poder d'esta.

Aclarit l'anterior, ha de dir-se que, encara que per al SIF és obligatòria l'existència de la funcionalitat d'exportació dels RF generats per este SIF, no és obligatori oferir la possibilitat que esta funcionalitat permeta l'eliminació dels mateixos del SIF, és a dir, deixar de conservar-los “dins del” SIF (baix la seua gestió i control). Per tant, este és un aspecte que dependrà de les característiques del SIF: si no té esta opció, estarà obligat a conservar dins d'ell – baix la seua gestió i control – i per a sempre tots els RF generats. D'altra banda, encara que tinga disponible esta opció, dependrà de l'obligat a expedir factura (OEF) usuari del SIF si la utilitza o no (encara que, en la pràctica, podria veure's “forçat” a això per diverses causes, com limitacions en el rendiment o en la capacitat de l'emmagatzematge del SIF).  

Per tant, el més probable és que, en general, els sistemes d'emissió de factures no verificables oferisquen esta possibilitat d'exportació de RF generats que supose deixar de conservar-los en el SIF.

Els requisits per a l'ús d'esta opció seran els següents:

• Que forme part del procés d'exportació i només siga accessible des d'esta funcionalitat.

• Que abans que siga duta a terme s'avise clarament a l'usuari del SIF del que implica executar aquella opció (deixar de conservar els RF en el SIF, estant ja només disponibles fora d'ell, sota la repsonsabilitat del OEF usuari del SIF), donant-li l'oportunitat de continuar o cancel·lar el procés.

• En cas que el OEF usuari del SIF accepte continuar, el SIF només podrà deixar de conservar els RF generats i exportats en este procés quan este acabe correctament.

• A més, només podrà deixar de conservar els RF exportats quan això no supose l'incompliment per part del SIF de cap requisit del reglament i l'orde «de requisits dels SIF». Per exemple, si el mètode empleat pel SIF per a dur a terme l'obligació de verificar la correcta traçabilitat de l'últim RF generat (abans de poder generar el següent RF ) és consultar expressament este últim registre i l'anterior, no podrà deixar de conservar estos dos registres.

• Finalment, per a evitar l'aparició de buits entre els registres de facturació conservats en el SIF, esta possibilitat de deixar de conservar els RF exportats només podrà aplicar-se a RF consecutius, començant sempre pels més antics que encara es conserven en el SIF. És a dir, no es podrà oferir al OEF usuari del SIF la possibilitat que “exporte i deix de conservar en el SIF” RF generats si estos no comencen des del principi de la cadena de RF que obra en poder del SIF (havent d'anar a més seguits, com si formaren un bloc).

No. El procés d'exportació que permeta la descàrrega, bolcat i arxive assegurança dels registres de facturació generats per ell ha de ser una funcionalitat addicional específica (amb les seues pròpies característiques) del SIF, diferent dels procediments de còpia de seguretat dels que dispose el SIF o la instal·lació informàtica en la que este residisca.

Es recorda que la funcionalitat d'exportació només és exigible als sistemes d'emissió de factures no verificables, és a dir, que els SIF VERI*FACTU no estan obligats a disposar d'ella.

Cadascun té la seua part de responsabilitat:

• El productor (fabricant) del SIF és responsable de què el SIF genere i guarde o remeta els RF en el temps i forma exigits, així com que proporcione accés ràpid, fàcil i intuïtiu als mateixos mentres es troben en este SIF, juntament amb un procediment de descàrrega (exportació) assegurança. Per tant, el productor (fabricant) del SIF, que ha firmat una declaració responsable sobre este SIF, és responsable de què este complisca amb els requisits que exigix la normativa pel que fa al cas.

• El OEF usuari del SIF és responsable d'assegurar-se de què conserva durant el termini previst per a tal fi els RF generats, fins i tot encara que haja deixat d'usar el SIF que els va generar. És per això molt recomanable – i es considera una bona pràctica – que el OEF exporte freqüentment els RF generats pel SIF i els conserve de forma redundant en un lloc segur.

Si més no, es recorda que la conservació dels RF només és exigible als sistemes d'emissió de factures no verificables i als OEF usuaris d'este tipus de SIF. Per tant, els SIF VERI*FACTU i els OEF usuaris d'estos no estan obligats a conservar els RF generats (encara que poden fer-ho), ja que els han remés a l'Agència Tributària.

Es tracta del mateix termini exigit en l'article 19.1 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, per a la conservació de les factures expedides (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 1 ).

En la LGT (Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària) hi ha diverses esmentes a terminis (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 2 ) per a diversos aspectes, amb seus matises i excepcions. D'altra banda, la LIVA (Llei 37/1992, de 28 de desembre, de l'impost sobre el valor afegit) contempla els seus propis terminis (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 3 ), segons l'article 165 de la LIVA) i l'apartat 6.4 del manual de facturació de 2011 (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 4 ). També es pot trobar en la pregunta 4 del manual pràctic IVA 2023 (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 5 ) una referència a terminis de conservació de més de 10 anys per a certes factures.

Per això, cabria concloure que el termini depén de l'operació de què es tracte i les circumstàncies que concórreguen, podent oscil·lar entre un mínim de 4 anys a partir del termini de presentació de la declaració o autoliquidació corresponent a l'exercici o període impositiu que aplique a esta factura fins més de 10 anys en alguns casos.

S'acompanya esta resposta de les esmentades notes 2 a 5 amb documentació i exemples respecte d'això.

---

NOTA 1 :

No s'ha de confondre la conservació de les factures exigida pel ROF amb la conservació dels RF exigida pel reglament i l'orde «de requisits dels SIF». Ambdós (factura i RF ) són productes diferents i estan regulats per diferent normativa.

NOTA 2 :

Alguns terminis esmentats en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària (LGT):

• Article 66: 4 anys per a certs drets.

• Article 66 bis, especialment seu apartat 2, sobreu el dret a comprovar i investigar bases o quotes compensades o pendents de compensació o de deduccions aplicades o pendents d'aplicació: 10 anys a comptar des de l'endemà a aquell en què finalitze el termini reglamentari establit per a presentar la declaració o autoliquidació corresponent a l'exercici o període impositiu en què es va generar el dret a compensar estes bases o quotes o a aplicar estes deduccions.

• Articles 70.2 i 70.3: s'esmenten altres terminis, podent ser superiors a 4 anys (termini previst en la normativa mercantil; termini d'exigència de les seues pròpies obligacions formals al que es referix l'apartat anterior, si este últim anara superior; obligació de justificar la procedència de les dades que tinguen el seu origen en operacions realitzades en períodes impositius prescrits es mantindrà durant el termini de prescripció del dret per a determinar els deutes tributaris afectades per l'operació corresponent).

• Article 115, en què es recull que les potestats i funcions de comprovació i investigació poden excedir els 4 anys prevists en l'article 66 per a investigar uns altres drets que no hagueren prescrit.

NOTA 3

(Encara que en este cas es referix a les factures rebudes, aplica també a les expedides, segons l'article 165 de la LIVA):

Pregunta

Quin és el termini durant el qual han de conservar-se les factures rebudes?

Resposta

Amb caràcter general, qualsevol factura rebuda ha de conservar-se durant el període de prescripció-quatre anys - de l'impost. No obstant això, si la factura es referix a l'adquisició d'un bé que haja de ser objecte de regularització, haurà de ser conservada durant el seu període de regularització i els quatre anys següents. Si es realitzen operacions que tinguen per objecte ore d'inversió, les factures i registres corresponents a tals operacions han de mantindre's durant cinc anys.

Normativa/Adoctrina:

• Article 165 Llei 37/1992, de 28 de desembre de 1992, de l'impost sobre el valor afegit (LIVA).

• Article 140 Sexies Llei 37/1992, de 28 de desembre de 1992, de l'impost sobre el valor afegit (LIVA).

NOTA 4

Apartat 6.4 del manual de facturació de 2011:

6.4 Termini de conservació.

Els documents de facturació han de conservar-se durant el termini previst en la Llei general tributària.

Quan les factures rebudes o expedides es referisquen a adquisicions per les quals s'hagen suportat quotes de l'impost sobre el valor afegit de la qual deducció estiga sotmesa a un període de regularització, hauran de conservar-se durant el seu corresponent període de regularització i els quatre anys següents.

D'altra banda, els empresaris o professionals que realitzen operacions que tinguen per objecte ore d'inversió, hauran de conservar les còpies de les factures corresponents a estes operacions durant un període de cinc anys. (article 140 sexies LIVA).

Manual de facturació.

NOTA 5 :

Pregunta 4 del manual pràctic IVA 2023, contenint un exemple referit a l'article 165.Un de la LIVA, sobreu l'article 107.Quatre de la LIVA, que tracta les regularitzacions:

4.Durant quant temps ha de conservar-se la factura de compra d'un edifici?

Si es comença a utilitzar el mateix any de l'adquisició, ha de conservar-se durant 14 anys: l'any de compra, els 9 anys següents per ser el període de regularització i els 4 següents.

Si es comença a utilitzar en anys posteriors a l'adquisició, ha de tindre's en compte que el període de regularització comença l'any d'utilització i que han d'incrementar-se els anys en què han de conservar-se les factures.

Manual d'IVA 2023.

Per accessibilitat ha d'entendre's el proporcionar accés ràpid, fàcil i intuïtiu a les funcionalitats exigides al SIF pel reglament i l'orde, així com als RF generats pel SIF , bé per a consultar-los o per a baixar-los de manera segura i fidedigna, independentment d'on i com es troben emmagatzemats i conservats. Tot això haurà de, a més, fer-se preservant al mateix temps la confidencialitat d'unes altres dades diferents als exigits en el reglament i l'orde.

L'accessibilitat ha de ser garantida tant pel SIF (amb el matís fet de què el referent als RF només aplica quan els RF es troben en ell) com per l'obligat a expedir factura (OEF) usuari del SIF .

Quant a la llegibilitat, es referix a què els RF generats tinguen l'estructura, contingut i format exigits, de manera que, mitjançant processos electrònics automàtics, puguen ser llegits i entesos.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 8.2.c) del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 8 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.