Preguntes freqüents (FAQ)

Esta pregunta es referix als recursos informàtics necessaris per a dur a terme este compliment i la resposta es troba en l'article 7 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Es pot resumir en què hauria d'utilitzar un sistema informàtic de facturació (SIF) adaptat al RRSIF, que podria ser:

• SIF existent en el mercat, gratuït o de pagament: article 7.a). Podria estar instal·lat en les dependències de qui expedisca les factures (on-premise), en remot, o bé en el núvol (cloud ).
• SIF desenvolupat internament per qui expedisca les factures: article 7.a).
• L'aplicació bàsica de facturació que oferirà gratuïtament l'Agència Tributària en seu sede electrònica, sempre que les seues funcionalitats i condicions d'ús s'ajusten a les necessitats de qui la utilitze: article 7.b)

Finalment, es recorda que hi ha la possibilitat de delegar en un tercer o en el destinatari de l'operació l'expedició material de les factures, que haurà de realitzar-se complint el RRSIF. Existixen d'altres preguntes freqüents que tracten sobre este aspecte.

Encara que no està esmentat en el RRSIF, ha d'assenyalar-se que s'ha ampliat el termini de presentació de sol·licituds del SEGMENT III (entre 0 i de 3 empleats) del KIT DIGITAL, fins el 31/10/2025. Este Programa està finançat amb fons del Pla de Recuperació Transformació i Resiliència i té com a objectiu l'impuls al «Pla de Digitalització de les PIMES 2021-2025». L'import màxim d'ajuda per beneficiari serà de dos mil euros (2000 €). I entreu les solucions finançables es troba la de Gestió de Processos en la que s'enquadren els Sistemes Informàtics de Facturació.

D'altra banda, el Reglament SIF (aprovat per RD 1007/23) preveu en el seu article 7.b) la creació d'una aplicació informàtica que serà desenvolupada per l'Administració tributària i que servirà per a complir amb el Reglament SIF en la seua modalitat VERI*FACTU. Esta aplicació podria servir també més avance per a facilitar l'emissió de factures electròniques B2B.

Resumidament, ha de:

• Garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació que està obligat a generar per cada factura expedida, en els termes del RRSIF i de seu OM, generant un fitxer d'alta de factura per cadascuna de les expedides. A més, ha d'imprimir-se un codi QR en les condicions específicament regulades.
• Tindre la capacitat de comunicació amb l'AEAT per a la remissió dels mateixos.
• A més, si es tracten dades personals, ha de complir amb les mesures previstes en la legislació en matèria de protecció de dades per a la qual cosa ha de dissociar o separar l'accés a la informació tributària d'un altre tipus d'informació confidencial, de manera que l'Agència Tributària puga accedir a la primera.
• Finalment, el SIF haver de registrar certs esdeveniments que succeïsquen en el mateix (a menys de què es tracti d'un SIF funcionant en mode VERI*FACTU).

Els detalls concrets sobre com han d'implementar-se estos requisits s'aclarixen en unes altres preguntes freqüents.

Normativa/Adoctrina:

• Article 29.2.j) de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària.
• Articles 7 i 8 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Sí, però amb certes condicions. En l'article 7.a) del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, es preveu tal possibilitat sempre que els registres de facturació de cada obligat tributari es troben diferenciats i es complisquen els requisits exigits en el RRSIF per separat per a cadascun dels obligats tributaris. És a dir, el sistema haurà de comportar-se com si anara un SIF «propi» i independent per a cada OEF.

Açò es traduïx en què ha de gestionar separadament els registres de facturació i, si escau, d'esdeveniment de cada OEF inclòs en el SIF, complint amb els requisits exigits en els articles 7.a) i 8 del RRSIF, amb encadenament independent per a estos registres de cada OEF. Així mateix, haurà de poder permetre el funcionament del SIF en la modalitat «VERI*FACTU» de forma independent per a cada OEF. Addicionalment, haurà de visualitzar, clarament i en qualsevol moment, la informació identificativa del OEF al que correspon l'operativa que s'està realitzant en cada instant. A més, en cas que efectivament estiga suportant la facturació de més d'un OEF, independentment de l'estat operatiu en què es troben, bé siga d'alta, de baixa o qualsevol altre, haurà d'indicar-ho amb algun missatge explicatiu que puga ser consultat de forma ràpida, fàcil i intuïtiva. 

Normativa/Adoctrina:

• Articles 7 i 8 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.
• Article 2 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

No. Qualsevol funcionalitat o mecanisme del SIF que permeta alterar els registres de facturació una vegada generada la factura o el rastre de les operacions suposa un incompliment dels requisits exigits pel reglament.

A estos efectes, s'entén per alteració dels registres de facturació, l'ocultació o eliminació de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l'ocultació o modificació, total o parcial, de les dades de qualsevol registre de facturació originalment generat i registrat pel sistema informàtic, o l'addició de registres de facturació, simulats o falsos, diferents als originalment generats i registrats pel sistema informàtic.

Qualsevol necessitat de correcció o anul·lació de les dades obligatòries registrats haurà de ser realitzada mitjançant els procediments regulats en el reglament i la seua ordre ministerial, generant com a mínim un registre de facturació addicional posterior, de manera que es conserven inalterables les dades originalment registrats i els corregits.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 8.2.a) i 8.2.b) del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La limitació ve donada per l'operativa de digitació de la informació continguda en el formulari. El lògic és que esta aplicació d'ús subsidiari s'utilitze per microempresaris o professionals amb un número limitat de factures emeses a l'any.