Preguntes freqüents (FAQ)

Ja que el reglament que establix els requisits dels sistemes informàtics de facturació s'aplica als sistemes informàtics de facturació (SIF), entenent-se per SIF els utilitzats per a expedir factures, els únics documents afectats per este reglament són les FACTURES, tant les «completes o ordinàries» com les simplificades, no afectant a cap altre tipus de documents justificatius d'entrega de béns o prestació de servicis.

Les factures expedides amb estos SIF hauran d'incloure una representació de certa informació de les mateixes mitjançant un codi «QR» tributari. A més, estos SIF hauran de generar – i firmar i guardar o, si escau, remetre – els corresponents registres de facturació de les factures expedides.

Normativa/Adoctrina :

• Articles 1.1 i 1.2 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts per la disposició final primera un i dos del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

No.

Fora que es tracti d'una adquisició a particulars realitzada per subjectes passius en REBU, cas en què existix obligació d'expedir una factura (art. 16.2 ROF), estes adquisicions a particulars poden documentar-se per qualsevol altre mitjà vàlid en dret diferent d'una factura. Al no ser factures, el sistema informàtic que genere estos justificants no és un SIF. La seua emissió, per si sola i sense unes altres operacions per les quals existisca obligació d'expedir factura, no obliga al RRSIF.

Això sense perjudici del compliment de les exigències genèriques als sistemes informàtics de l'art.29.2.j) de la LGT, pel que s'ha de recomanar que estos justificants es custodien inalterats i que siguen el més complets possibles, incloent la identitat (amb NIF / NIE) de la persona que lliura els béns.

No.

Els rebuts emesos per empresaris o professionals que efectuen el reintegrament de les compensacions de l'article 131.2 de la LIVA no tenen la consideració de factura. La seua emissió, per si sola i sense unes altres operacions per les quals existisca obligació d'expedir factura, no obliga al RRSIF.

A més de les esmentes que han de tindre actualment les factures, siguen ordinàries o simplificades, aquelles que siguen expedides amb sistemes informàtics de facturació (SIF) als que es referix el Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, hauran d'incorporar un codi «QR» tributari que facilite la comunicació a l'Agència Tributària de certes dades de la mateixa. I si el SIF que les ha expedit està funcionant en la modalitat VERI*FACTU, haurà d'incloure's també la frase «Factura verificable a la seu electrònica de l'AEAT »o VERI*FACTU.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts pels apartats un i dos de la disposició final primera del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Sí.

La falta de codi «QR» tributari no impedix la deducció de l'IVA suportat, sempre que es complisquen els requisits substantius prevists per la normativa de l'IVA i per la jurisprudència del TJUE. Este requisit només aplica a factures emeses mitjançant sistemes informàtics de facturació regulats pel Reial decret 1007/2023.

No totes les factures han d'incorporar el codi «QR» imprés (per exemple, no és obligatori incloure el codi «QR» en factures emeses pels contribuents adscrits al SII, ni les expedides per subjectes que no utilitzen un sistema informàtic de facturació per això, o subjectes a normes forals).

El codi QR és una obligació formal de l'emissor que, per sí sol, no determina la deduïbilitat de la factura.

Normativa aplicable:

• Llei 37/1992, de l'impost sobre el valor afegit (art. 97).

• Reial decret 1619/2012, pel qual s'aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació.

• Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La introducció i edició temporal de dades, visualització prèvia, etc. de factures no està prohibida ni pel reglament que establix els requisits dels sistemes informàtics de facturació ni pel reglament d'obligacions de facturació, si bé fins no estar acabada la factura, esta no podrà ser expedida amb el seu corresponent codi «QR» tributari. Per això tant els esborranys de factura com les factures proforma no porten cap codi «QR» tributari. L'emissió de factures – o factures simplificades – proforma o sense validesa fiscal, està permesa sempre que se substituïsquen finalment per la factura o factura simplificada oficial expedida i esta es lliure al clienta.

Quan una factura siga definitivament emesa (és a dir, en general, quan s'haja incorporat a ella el QR i generat el corresponent registre de facturació d'alta, firmat o remés a la Sede electrònica de l'Agència Tributària), ja no podrà ser considerada un esborrany i la seua alteració, en els elements informatius que integren el “registre de facturació d'alta”, no estarà permesa llevat que es realitze mitjançant nous registres de facturació, com indica el tercer paràgraf de l'article 8.2.a) del reglament aprovat pel RD 1007/2023.

A efectes informàtics, el sistema de generació de factures pro-forma o sense validesa fiscal, ha d'estar vinculat indefectiblement al sistema d'emissió de factures formant una unitat. Convé, a l'efecte de control intern, que es conserve registre de les prefactures o factures proforma elaborades.

Per això, no seria legal i seria susceptible de sanció, l'ús de sistemes que generen documents preparatoris de factures o de factures simplificades, sense que el sistema informàtic mateix dispose d'elements de control per a la conservació de tals documents preparatoris de forma degudament vinculada a les factures o als registres de facturació que finalment s'emeten o, en defecte de factura, de manera que queden registrats i conservats en el sistema.

Normativa/Adoctrina :

• Articles 1.1 i 1.2 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Articles 6.5 i 7.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació (ROF), aprovat pel Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, introduïts per la disposició final primera un i dos del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

Resumidament, es considera sistema informàtic de facturació (SIF) al conjunt de maquinari i programa utilitzat per a expedir factures que admeta l'entrada d'informació de facturació per qualsevol via, conserveu esta informació i la processe per a generar uns altres productes derivats, independentment d'on es realitze este procés.

De forma més extensa, un sistema informàtic de facturació (SIF) és el conjunt de maquinari i programa utilitzat per a expedir factures mitjançant la realització de les següents accions:

1. Admetre l'entrada d'informació de facturació per qualsevol mètode. Com exemples típics:

   • ­Introducir en el SIF les dades de les factures directament de forma manual. ­

   • Importar en el SIF les dades necessàries per a expedir les factures, quan estos han sigut capturats en uns altres sistemes. ­­

   • Rebre en el SIF (en línia o per lots) mitjançant processos automatitzats les dades necessàries per a expedir les factures, quan estos han sigut capturats en uns altres sistemes.

2. ­Conservar la informació de facturació, dins o fora del SIF.

   Amb això es vol dir que el producte obtingut, una vegada expedida  – i, típicament, impresa – la factura (a partir de la informació de l'apartat anterior), no es descarta o elimina, sinó que s'emmagatzema i guarda, mantenint-se en el temps.

3. Processar la informació de facturació mitjançant qualsevol procediment per a produir uns altres resultats derivats, independentment d'on es realitze este processament (en el propi SIF o en un altre sistema informàtic que tinga accés a esta informació).

   És a dir, implica que la informació capturada i guardada electrònicament de les factures expedides siga processada amb unes altres finalitats, obtenint nous resultats derivats d'ella, com pot ser la confecció dels llibres registres d'IVA, els llibres registres d'IRPF, la comptabilitat o qualsevol altre resultat que s'utilitze per al compliment d'obligacions tributàries.

   .

Normativa/Adoctrina:

• Article 1.2 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.