Preguntes freqüents (FAQ)

La traçabilitat es referix a què es puga garantir (i, si escau, detectar) que no hi ha “buits” o “salts” en la seqüència de generació dels registres de facturació (RF ) corresponents a les factures expedides utilitzant un determinat SIF d'un obligat tributari (OT), així com que esta seqüència es correspon amb la de la data i hora de generació empleades. 

Açò s'aconseguix “encadenant” els RF generats per cada SIF del OT, és a dir, formant virtualment una “cadena” atès que dins de les dades de cada RF generat figuren certes dades (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 1 ) del RF generat immediatament abans (i que, per tant, permeten identificar-ho), actuant a la manera de “punter” cap ell. Si esta cadena es vera alterada d'alguna manera (ruptura de la seqüència de punters, dates i hores no coherents …), este fet podria ser detectat.

En definitiva, amb la implementació de la traçabilitat es pot saber si es compta amb tots els RF generats per un SIF d'un OT i si estos estan en el mateix orde seqüencial en què van anar generats.

Finalment, esmentar que els sistemes d'emissió de factures no verificables també han de garantir la traçabilitat dels registres d'esdeveniment que generen, d'una forma equivalent a com el realitzen per als RF.

NOTA 1 : les dades que intervenen en l'encadenament es poden veure en els corresponents dissenys de registres de l'annex de l'orde, però bàsicament són la identificació de la factura (emissor, núm. de sèrie i núm. de factura, data d'expedició) a la que fa referència el RF  anterior i “part” de l'empremta del RF  anterior (actualment es tracta de tota l'empremta).

Normativa/Adoctrina:

• Articles 8.2.b) del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.
• Article 7 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

Els registres de facturació (RF ) s'han d'encadenar de forma independent dins de cada SIF, i per a cada OT (en cas que el SIF gestione la facturació de diversos OT). És a dir, ha d'existir una única cadena de RF per cada parell de valors diferents de (SIF; OT).

Per tant, la resposta a esta pregunta dependrà de com tinga organitzat cada OT la seua forma de facturar i del nombre de OT de la qual facturació es gestione en cada SIF empleat.

En relació amb l'1r (l'organització de la forma de facturar per part del OT), per exemple, si un OT disposa de diversos TPV (en un o diversos centres de venda, o tendisques) que expedixen o gestionen l'expedició de les seues pròpies factures de forma independent a les de la resta de TPV, cada TPV es considera que és un SIF, d'acord amb la definició donada en el reglament, així que haurà de posseir la seua pròpia cadena de RF. D'esta manera, el OT tindrà tantes cadenes de RF  com TPV tinga.

En relació amb el 2n (nombre de OT gestionats pel SIF), si un SIF permet la gestió de la facturació de diversos OT (com pot ser el cas d'un SIF utilitzat per una gestoria per a portar en ell la facturació de diversos OT que són clients d'aquella gestoria), este SIF haurà de tindre una cadena independent per cada OT de la qual facturació gestione.

La resposta a esta pregunta es deriva de la definició i explicació donada (veure d'altres preguntes freqüents d'este apartat) sobreu el concepte de traçabilitat, i és que es limita a l'àmbit del propi SIF (per a cada OT, si permet gestionar la facturació de diversos OT). És a dir, una vegada que el SIF implementa la traçabilitat mitjançant el complet i correcte encadenament – i datat – dels RF generats (sense oblidar seu firma i guardat – pels sistemes d'emissió de factures no verificables – o remissió – pels SIF VERI*FACTU– a l'Agència Tributària), ja està complida i els RF són rastreables.

A partir d'aquell moment, el reglament i l'orde no entren en el que es faça posteriorment amb els RF generats pel SIF (veure avall, al peu d'esta resposta, la NOTA 1 ), més enllà d'exigir la seua conservació, llegibilitat i accessibilitat a futur en el cas de sistemes d'emissió de factures no verificables.

Per tant, la traçabilitat no es referix a l'intercanvi dels RF generats per un SIF amb uns altres sistemes informàtics, ni a què açò siga rastreable.

NOTA 1 : un exemple d'esta possibilitat, en la pràctica molt freqüent, seria el possible envie posterior dels RF generats pel SIF a uns altres sistemes informàtics diferents amb idea d'utilitzar-los per a fins diversos: comptabilitat, gestió d'estocs …Tampoc s'exigirien requisits respecte d'això a estos sistemes informàtics destinataris (diferents del SIF) als que els arriben els RF generats en un altre SIF.

No. Un SIF té una única cadena de RF (per cada obligat tributari que gestione, en cas que gestione diversos dins d'ell) en la que s'encadenen ambdós tipus de RF (alta i anul·lació) indistintament, en el mateix orde seqüencial en el que hagen sigut generats.

Efectivament, formen part del mecanisme de traçabilitat dels RF, ja que estos camps haurien de ser coherents amb l'orde temporal de generació dels RF que conformen la cadena de RF del sistema informàtic de facturació (SIF). Per tant, esta és una de les qüestiones que el SIF hauria de garantir que es fa correctament.

A més, en el cas de tractar-se de sistemes d'emissió de factures no verificables, el SIF també hauria de ser capaç de detectar i informar d'incongruències trobades respecte d'això als RF generats que es troben al seu abast.

No. És pràctica habitual per part dels obligats a expedir factures (OEF) “canviar” la numeració de seus factures amb el canvi d'any, ja que solen incloure este any dins de la pròpia numeració de les factures. Tanmateix, açò no afecta en nada a la traçabilitat. Són dos qüestiones completament independents. La traçabilitat només exigiria que el RF de la primera factura expedida en el nou any fiscal s'encadene correctament amb el RF de l'última factura expedida l'any anterior, independentment del número de factura (o de sèrie) que tinguen.

No. Quan en un sistema informàtic de facturació (SIF), de manera justificada, calga generar un RF d'anul·lació d'una factura expedida indegudament (en aquell SIF o en un altre) o un RF d'alta d'esmena de certs errors detectats en alguna factura expedida (en aquell SIF o en un altre), estos aniran encadenats amb l'anterior registre de facturació generat pel SIF en el que s'està fent l'operació d'anul·lació o esmena. És a dir, quant a traçabilitat, a l'hora d'encadenar estos RF es tracten com un RF més del SIF en el que es realitza l'operativa.

Haurà d'actuar de la mateixa manera que quan detecta un error en la integritat i inalterabilitat d'algun RF (veure en l'apartat corresponent la pregunta freqüent equivalent).

Finalment, recordar que només els sistemes d'emissió de factures no verificables estan obligats a poder detectar estos errors en la traçabilitat dels RF i registres d'esdeveniment generats que estiguen al seu abast. Veure respecte d'això, dins d'este mateix apartat, la resposta a una pregunta freqüent amb més detalls.

No, els sistemes d'emissió de factures no verificables tenen més obligacions, al no remetre els registres de facturació (RF ) generats a l'Agència Tributària, pel que és necessari que reforcen els mecanismes de control respecte d'això.

Cal dir que ambdós tipus de SIF, sistemes VERI*FACTU i sistemes d'emissió de factures no verificables, tenen les mateixes obligacions quant a implementar i garantir la traçabilitat mitjançant el correcte encadenament dels RF (i també, per part seua, dels registres d'esdeveniment en el cas dels sistemes d'emissió de factures no verificables). Tanmateix, a partir d'este moment, els SIF VERI*FACTU ja no tenen més obligacions relacionades amb este requisit.

Al contrari, els sistemes d'emissió de factures no verificables estan també obligats a detectar errades (i a oferir funcionalitats que el permeten fer) en l'encadenament dels RF i dels registres d'esdeveniment generats que estiguen al seu abast, avisant quan es produïsca esta circumstància, a més de generar el corresponent registre d'esdeveniment.

D'altra banda, els obligats tributaris (OT) usuaris dels sistemes d'emissió de factures no verificables també són responsables de garantir la precisió de l'hora de datat amb un marge màxim d'error d'un minut, cosa que no aplica als OT dels SIF VERI*FACTU.