Preguntes freqüents (FAQ)

Per al compliment de les obligacions previstes en el Reglament que regula els requisits dels sistemes de facturació (RRSIF), aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre, s'admeten dos modalitats: VERI*FACTU (sistemes d'emissió de factures verificables) i sistemes d'emissió de factures no verificables.

Addicionalment, d'acord amb l'article 7.b) del RRSIF aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre També, l'Administració Tributària, dissenyarà un aplicatiu web d'últim recurs, que tindrà la condició de VERI*FACTU i el posarà a disposició dels empresaris que falten de SIF , cas en què també es compliran els requisits del RRSIF .

Normativa/Adoctrina:

• Articles 7 i 15 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La resposta a esta pregunta es troba en els articles 15 i 16 del Reglament, on s'esmenten al seu torn els articles 7, 8.2 i 14.2.

De manera resumida, la diferència clau està en què els SIF «VERI*FACTU» remeten en línia – a través d'una connexió a Internet, de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent – a l'Agència Tributària tots els registres de facturació corresponents a les factures expedides pel SIF, mentre que un sistema d'emissió de factures no verificables no els remet, sinó que els emmagatzema obligant-se a garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les que no quede la deguda anotació en els sistemes mateixos durant tot el període de prescripció fiscal.

La remissió en línia per part dels SIF «VERI*FACTU» és una forma de complir amb el Reglament que fa innecessària la implementació – més complicada i costosa – d'unes altres característiques de seguretat, alhora que eximix de responsabilitats de conservació i custòdia dels registres als usuaris dels mateixos. Per part seua, per a complir amb els requisits del Reglament, els sistemes d'emissió de factures no verificables han d'incorporar addicionalment unes altres mesures de control, entre les que destaquen el registre d'esdeveniments, la firma electrònica dels registres de facturació i d'esdeveniment, permetre la possibilitat d'exportació dels registres de facturació i d'esdeveniments, oferir la comprovació de diversos requisits (empremta, firma, encadenament …) dels registres de facturació i d'esdeveniment, gestionar alarmes, etc.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 7.b), 8.2, 14.2, 15 i 16 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

L'opció s'entendrà realitzada de forma tàcita pel fet d'iniciar sistemàticament la remissió de registres de facturació a la sede electrònica de l'AEAT. Esta opció es prolongarà, com a mínim, fins la fi de l'any natural en el que s'haja produït, de manera efectiva, el primer envie voluntari dels registres de facturació.

Normativa/Adoctrina:

• Article 16.5 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 17 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

Una empresa es pot adherir a VERI*FACTU quan desitge. Una vegada adherida a esta modalitat, haurà de romandre com a mínim fins finalitzar l'any natural.

Si s'inicia l'any com sistema d'emissió de factures no verificables, en qualsevol moment podrà canviar a VERI*FACTU havent de romandre en esta modalitat, com a mínim, fins la fi de l'any natural.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 15 i 16.5 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Article 17 de l'Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

No, l'obligació de confeccionar els Llibres Registre de Factures Emeses (regulada en l'article 63 del Reglament de l'impost sobre el Valor Afegit, aprovat pel RD 1624/1992, de 29 de desembre) es manté, al tractar-se d'una obligació diferent i autònoma de l'establida pel Reglament SIF , que regula la manera com han de funcionar els sistemes informàtics de facturació en l'emissió i conservació dels registres de facturació d'alta o anul·lació de factures.

Tampoc s'exonera de la presentació de models informatius com els esmentats, sense perjudici de l'agilitació que puga derivar-se de l'assistència per a la confecció de les mateixes.

Sí, els fabricants de Sistemes Informàtics de Facturació poden oferir aplicacions només VERI*FACTU (sistemes d'emissió de factures verificables), aplicacions “duals” que permeten a l'usuari optar per VERI*FACTU i per sistemes d'emissió de factures no verificables, o fins i tot aplicacions “triple” que permeten l'anterior i, si escau, utilitzar-ho en la modalitat de SII .

Al contrari, no s'admet la producció de sistemes que únicament emeten factures no verificables ja que el RRSIF aprovat per RD 1007/2023, en el seu article 8.1 paràgraf segon, exigix als sistemes tindre la capacitat de remissió.

En qualsevol cas, la decisió de fabricar i comercialitzar uns o altres sistemes correspon als mateixos fabricants en funció de necessitats comercials, ja que la norma no obliga a fabricar sistemes amb opció.

Normativa/Adoctrina:

• Articles 8.1, 15 i 16 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

En casos excepcionals com els esmentats, o d'altres anàlegs, s'ampliarien els terminis de remissió fins la restauració de la caiguda o el restabliment de servici. En l'Ordre Ministerial que desenvolupa el Reglament aprovat pel RD 1007/2023 es donen més detalls de com procedir respecte d'això (reenviaments periòdics, marca d'“Incidència ”en la capçalera de l'enviament de Registres, etc).

En estos casos d'incidències, no hi ha establit un termini màxim fix per a l'enviament que haurà de reintentar-se periòdicament fins que es repare li incidència incorporant en l'enviament la "S" en el camp “Incidència”.

Incidències com les esmentada, que afecten a la remissió a l'AEAT, NO suposen en cap posat cas que haja d'interrompre's la facturació de l'empresa. Esta haurà de continuar amb normalitat i els sistemes podran enviar els registres “a posteriori” (reintentant la remissió periòdicament tal com s'exposa en els paràgrafs anteriors). Evidentment si el talle és d'energia elèctrica i els sistemes no poden operar, la decisió de seguir operant/facturant correspondrà a l'empresari, però en eixe cas la informació e facturació haurà de recuperar-se i remetre's com més prompte.

Cada usuari ha de tindre els seus Sistemes Informàtics de Facturació adaptats a la normativa que els regula. Però això no significa que haja de tindre només un únic SIF. És lícit disposar de diversos SIF, especialment quan les necessitats empresarials així el justifiquen (diversos centres de negoci no interconnectats, diverses línies de producte diferenciades, etc.). En este cas, els SIF hauran de complir amb la normativa, però l'opció per una o una altra modalitat no és conjunta per a l'obligat a facturar, que podrà tindre un SIF en la modalitat VERI*FACTU i un altre en modalitat sistema d'emissió de factures no verificables. Ha d'entendre's que cadascun d'aquells sistemes NO podrà intercalar operacions en l'altra modalitat, és a dir, el sistema VERI*FACTU sempre actuarà com a tal (sempre amb envie) i el sistema d'emissió de factures no verificables sempre actuarà com a tal (sempre amb conservació segura dels registres).

Ha de tindre's en compte pel que fa al cas que partix dels beneficis que deriven de l'ús de solucions de tipus VERI*FACTU no es pot produir per a aquells obligats tributaris que no tinguen TOTES les seues operacions en esta modalitat (per exemple, servicis d'assistència com la descàrrega de registres, precursor del llibre registre, menors requeriments …).

Normativa/Adoctrina >:

• Articles 7, 15 i 16 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

• Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre.

La modalitat VERI*FACTU no contempla com a requisit la firma electrònica dels registres de facturació a remetre, ni esta firma constituïx camp obligatori de l'estructura del registre d'alta de facturació. Precisament, un dels avantatges d'utilitzar VERI*FACTU és l'absència d'esta obligació.

Al contrari, sí serà obligatori en cas que l'enviament dels tiquets haja sigut arran d'un requeriment i/o en el cas d'emmagatzemar-les en el propi SIF (sistema de facturació) al no fer ús de VERI*FACTU.

Normativa/Adoctrina :

• Article 16 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La pertinença de tots els mòduls assenyalats al mateix ERP, fan suposar la interconnexió d'estos mòduls en un sistema de facturació centralitzat (o com a mínim consolidat i controlat de forma central). En aquell cas, tots els registres hauran de ser encadenats en l'únic SIF amb un únic encadenament, independentment de la sèrie o número que tinguen les factures a les que corresponen.

No obstant això, si es tractés de mòduls inconnexos o parcialment inconnexos, per exemple, perquè generen la lògica obligatòria (registres de facturació d'alta, codis QR, etc.) de forma descentralitzada i sense enllaçar en temps real o ser controlats per l'únic ERP (al que li remeten els registres una vegada al mes), pot entendre's que són SIF diferents uns d'uns altres. En este cas, l'encadenament (i si escau, l'enviament) es produïx per cada SIF que té un funcionament aïllat dels altres i, per tant, no coneix el que realitza un altre mòdul. En este cas cadascun dels SIF haurà de complir individualment els requisits del RRSIF aprovat per RD 1007/2023, de 5 de desembre.

D'entrada, cal dir que per als productors de SIF , els SIF «VERI*FACTU» resulten més senzills de produir que els sistemes d'emissió de factures no verificables, ja que tenen força menys requisits tècnics i de seguretat que implementar.

Quant a la seua utilització per part de l'obligat a expedir factures, els principals avantatges d'usar SIF «VERI*FACTU» en lloc de sistemes d'emissió de factures no verificables són les següents:

1. Se'ls eximix de la responsabilitat – i, si escau, de realitzar les pròpies tasques – d'emmagatzemar i/o exportar i conservar accessibles i llegibles durant anys els registres de facturació i els registres d'esdeveniment. Per tant, el seu ús pot resultar més senzill, alhora que aporta major tranquil·litat quant al compliment.

2. Derivat del punt anterior, no hauran de preocupar-se de què li arriben requeriments de l'Agència Tributària perquè lliuren posteriorment registres de facturació de seus factures expedides amb SIF «VERI*FACTU», amb el consegüent estalvi en temps i costos de qualsevol tipus (de personal especialitzat, econòmic …) vinculats a la tramitació necessària per al compliment d'este tipus de gestions. Indirectament això pot accelerar la tramitació de devolucions fiscals que se sol·liciten.

3. No estaran obligats a assegurar que, en qualsevol moment, el rellotge empleat pel SIF per a datar els registres de facturació i d'esdeveniment té l'hora exacta (amb un marge d'error d'un minut).

4. Mitjançant els codis «QR» que s'incorporen a les factures (incloent les factures simplificades), en les que a més també apareixerà la frase “Factura verificable a la seu electrònica de l'AEAT ”o “VERI*FACTU”), els seus clientes podran comprovar que aquelles factures han quedat registrades a l'Agència Tributària, fet que suposa una garantia de transparència i qualitat en el grau de compliment tributari. Este aspecte podria ser publicitat i argumentat com un element distintiu de “qualitat i compliment fiscal”.

5. Disposaran de servicis electrònics proporcionats per l'Agència Tributària que els faciliten la presentació dels llibres registres de factures expedides, completant-los a partir de la informació que ja es va subministrar al remetre els registres de facturació, així com ajuts en la confecció de les autoliquidacions.

Normativa/Adoctrina:

• Diversos articles del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.

La data d'expedició de la factura ha de coincidir amb la de generació del registre de facturació. Ambdues dates, generalment han de correspondre's amb la data en què es remet el Registre de facturació. No obstant això, es poden donar situacions puntuals de no coincidència, de la data de generació del registre amb la d'envie (per exemple, incidència al remetre que obliga a reintentar més avance, canvi d'horari d'estiu/hiverne...).

Un major detall pot trobar-se en les regles de validació que afecten als camps del registre de facturació i del missatge de remissió a l'AEAT.

Si no s'obté una resposta després d'un envie, s'han de remetre novament els registres de facturació fins obtindre-la.

Ha de recalcar-se que estos “enviaments” i “respostes” corresponen a comunicacions de màquina a màquina, que són gestionats pels SIF i per la sede electrònica de l'AEAT, per tant, en general, són transparents per als usuaris.

Normativa/Adoctrina:

• Ordre Ministerial per la qual es desenvolupen les especificacions tècniques, funcionals i de contingut referides en el reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aprovat pel reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, i en l'article 6.5 del reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel reial decret 1619/2012, de 30 de novembre

Per a l'enviament dels Registres de facturació es pot utilitzar qualsevol de les vies actuals d'identificació admeses per l'AEAT, incloent la representació, l'apoderament i la col·laboració social, fent ús d'un certificat qualificat per part del tercer que ostente la condició de representant, apoderat o col·laborador social.

Sí, l'AEAT té previst posar operatiu un servici que permeta la descàrrega de la totalitat dels registres de facturació emesos per un obligat tributari i comunicats mitjançant el sistema VERI*FACTU. Igualment es preveu la descàrrega dels registres emesos pels proveïdors d'aquell mateix obligat tributari en la mesura que també siguen VERI*FACTU.

Tots els registres de facturació que s'envien en un mateix lot han de correspondre al mateix obligat tributari. En cas que el mateix SIF done servici a múltiples empreses, el sistema haurà de realitzar enviaments separats.

La manera com el clienta rep la factura emesa per un SIF, no té cap diferència pel que fa a les emeses per uns altres sistemes; açò és, es regula pel Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial Decret 1619/2012. Així, qui la rep d'uns altres empresaris o professionals per les operacions de les que siguen destinataris i que s'efectuen en desenvolupament de la citada activitat, així com unes altres persones i entitats que no tinguen la condició d'empresaris o professionals estan obligades a conservar-les (Articles 1, i 19 a 23).  La manera com es pot expedir i rebre la factura dependrà de què siga facturació en paper o electrònica, i en este cas si és estructurada o no estructurada. EL RRSIF no limita les anteriors possibilitats de cap manera.

D'altra banda, si la pregunta es referix als registres de facturació (de les factures):

• L'AEAT oferirà servicis que permeten baixar els registres de facturació a qui els va remetre.

• Així mateix, l'AEAT oferirà servicis que permeten baixar-los al destinatari (òbviament, només aquells registres de facturació que els seus proveïdors hagen remés a l'AEAT mitjançant SIF VERI*FACTU).

• Finalment, el receptor de la factura podrà comparar amb el QR la constància del registre de facturació a la seu electrònica de l'AEAT i, si escau, la coincidència de la informació remesa pel SIF del proveïdor

L'article 29.2.j) de la Llei general tributària aplica als sistemes informàtics utilitzats per a donar suport als processos comptables, de facturació i de gestió, pel que tots ells estan obligats a garantir els 6 requisits exigits sobre els registres empleats (és a dir, sobreu la informació i dades que maneja cadascun) i, per tant, no permetre interpolacions, omissions o alteracions de les que no quede la deguda anotació en els sistemes mateixos.

Tanmateix, este mandat és genèric per a tots els aplicatius llevat en el cas dels Sistemes de Facturació. Per a ells es concreta com complir amb este mandat, la qual cosa es fa mitjançant el Reglament que regula els Requisits dels Sistemes de Facturació (RRSIF) aprovat pel RD 1007/2023, de 5 de desembre, que desenvolupa els requisits que s'han d'implementar en els sistemes informàtics de facturació per a complir amb l'article 29.2.j) de la LGT .

Normativa/Adoctrina:

• Article 29.2.j) de la Llei general tributària Llei 58/2003, de 17 de desembre, introduït per Llei 11/2021, de 9 de juliol.

La immediatesa de l'enviament a VERI*FACTU és part del sistema de seguretat dels registres de facturació, pel que s'aplica en tots els casos. D'altra banda, el contraste de l'operació pel clienta utilitzant el codi QR, característic dels sistemes VERI*FACTU, només pot realitzar-se si l'enviament es produïx amb immediatesa. Per tant, l'enviament de les factures simplificades ha de produir-se en un cas com l'esmentat de manera immediata, respectant els temps tècnics exigits pel control de flux d'informació que la Sede Electrònica establisca.

Normativa/Adoctrina: 

• Articles 15 i 16 del reglament que establix els requisits que han d'adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suporten els processos de facturació d'empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació (RRSIF), aprovat pel Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre.